PERIODO CIENTO DIEZ DE SESIONES ORDINARIAS DE LA COMISION 11 de marzo de 2013 LIMA - PERU DECISION 780 Creación y Actualización del Sistema de Registros Estadísticos en los Países Miembros de la Comunidad Andina LA COMISIÓN DE LA COMUNIDAD ANDINA, VISTOS: Los Artículos 3, 51 y 54 del Acuerdo de Cartagena; las Decisiones 115, 698 y 700 de la Comisión; y la Propuesta 297/Rev.1 de la Secretaría General; y,
CONSIDERANDO
Que la Comunidad Andina ha adoptado diversas Decisiones con la finalidad de implementar un Sistema Estadístico Comunitario, el cual genere la información estadística necesaria para la formulación, monitoreo y evaluación de políticas públicas, en apoyo al proceso de integración andino; Que para estos fines, los registros administrativos que mantienen los organismos públicos y privados de cada País Miembro constituyen una fuente de información importante, la cual debe ser aprovechada en la producción de estadísticas oficiales;
Que el empleo de los registros administrativos en la elaboración de estadísticas permitirá reducir los costos de las investigaciones estadísticas (encuestas y censos), así como disponer de datos con mayor oportunidad y responder rápidamente a nuevas demandas de información futura; Que es necesario elaborar metodologías y procedimientos para el uso eficiente de los datos administrativos en la producción de estadísticas oficiales de los países de la subregión andina, que incluyan la conversión de los registros administrativos en registros estadísticos, su incorporación a la infraestructura del Sistema Estadístico Nacional de cada País Miembro, y la elaboración de estadísticas basadas en estos registros estadísticos;
Que el Comité Andino de Estadística en su XXXIII Reunión, del 1 de julio de 2012, consideró se incluya en la presente Decisión tomar como referencia a nivel comunitario el libro “Estadísticas basadas en Registros” elaborado por Anders Wallgren y Britt Wallgren, y publicado en español por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) de México, 2012;
Que de acuerdo con las recomendaciones internacionales para poner en marcha un programa de tanta envergadura es necesario crear, desarrollar y mantener un Sistema de Registros Estadísticos que integre y coordine los diferentes registros estadísticos que se vayan conformando en cada país; DECIDE: Adoptar la presente Decisión sobre la Creación y Actualización del Sistema de Registros Estadísticos en los Países Miembros de la Comunidad Andina Artículo 1.- Objetivo La presente Decisión tiene por objeto establecer las bases para el desarrollo de las estadísticas basadas en registros estadísticos en los Países Miembros de la Comunidad Andina, fijando normas para la creación y actualización de un Sistema de Registros Estadísticos en los Sistemas Estadísticos Nacionales.
Artículo 2.- Confidencialidad Estadística Los datos que utilicen los servicios nacionales y el servicio comunitario para la producción de estadísticas basadas en registros estadísticos se considerarán confidenciales cuando permitan la identificación, directa o indirecta, de unidades estadísticas. Para estos fines se aplicarán los principios de confidencialidad estadística establecidos en los preceptos básicos de la Decisión 700 y en las Leyes Nacionales de Estadística y Censos de cada País Miembro.
Artículo 3.- Definiciones A efectos de la aplicación de la presente Decisión, se entenderá por: 1) REGISTROS ADMINISTRATIVOS: son todos aquellos registros que mantienen las organizaciones públicas o privadas para el cumplimiento de sus actividades. 2) REGISTROS ESTADÍSTICOS: registro de unidades estadísticas conformado para su uso con fines estadísticos.
Los registros estadísticos se crean a partir del procesamiento de uno o varios registros administrativos de tal forma que los objetos y las variables se ajusten para satisfacer las necesidades estadísticas. Los registros estadísticos pueden conformarse también a partir del procesamiento de registros administrativos junto con otros registros estadísticos. 3) REGISTROS BÁSICOS: registro de unidades estadísticas principales dentro de un sistema de registros.
Son registros de gran importancia para todo el sistema, definen poblaciones de objetos con sus respectivos identificadores que serán empleados por los demás registros estadísticos, y tienen enlaces a registros primarios así como a otros registros básicos. 4) INVESTIGACIÓN BASADA EN REGISTROS ESTADÍSTICOS: operaciones estadísticas donde la recopilación de datos no se realiza con un trabajo de campo tradicional sino a partir de la consolidación de datos ya existentes en registros estadísticos. 5) ESTADÍSTICAS BASADAS EN REGISTROS: estadísticas producidas a partir de la información de los registros estadísticos.
Datos de otras fuentes (encuestas por muestreo) pueden ser empleados de forma indirecta, por ejemplo para procesos de imputación, calibración o control de calidad. 6) LLAVE: variable, o conjunto de variables, que permiten identificar a un objeto o conjunto de objetos en un registro estadístico. Artículo 4.- Marco conceptual y metodológico 1) Para el desarrollo de las estadísticas basadas en registros estadísticos, y en particular para la conformación del Sistema de Registros, se tomará como referencia a nivel comunitario las “Estadísticas basadas en Registros” elaborado por Anders Wallgren y Britt Wallgren, y publicado en español por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) de México, 2012; y el Handbook of Principles and Practices “Using Administrative and Secondary Sources for Official Statistics” de las Naciones Unidas, 2011. 2) Para el caso de los Registros de Empresas, se tomará como marco conceptual y metodológico el establecido en la Decisión 698 “Creación y actualización de Directorios de Empresas” y las Resoluciones 1218 “Cobertura de los Directorios de Empresas”; 1273 “Manual de Recomendaciones sobre los Directorios de Empresas con fines estadísticos en la Comunidad Andina”; y 1274 “Guía para la construcción de los Directorios de Empresas con fines estadísticos en la Comunidad Andina”, así como sus normas modificatorias y sustitutorias, de ser el caso. 3) Mediante Resoluciones de la Secretaría General se irá construyendo el Marco Conceptual y Metodológico para la correcta implementación de la presente Decisión, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 14.
Artículo 5.- Ámbito de aplicación Conforme a las definiciones del artículo 3, el Sistema de Registros Estadísticos deberá estar conformado por: 1) Cuatro registros básicos: a. Registro de Población: es el registro de todas las personas nacidas o que residan permanente o temporalmente en el territorio de cada País Miembro. b. Registro de Empresas: corresponde al directorio de empresas tal y como se establece en la Decisión 698. c. Registro de Bienes inmuebles: es el registro de los predios urbanos y rurales de un país, así como de las construcciones o edificaciones y viviendas construidas dentro de ellos. d. Registro de empleos: es el registro conformado por la persona y su lugar de trabajo. 2) Demás registros estadísticos asociados a los registros básicos que se consideren en el marco del proceso de integración. Artículo 6.- Contenido de los Registros Básicos Las unidades estadísticas a incluirse en cada registro básico y las variables estadísticas, de identificación, enlace y contacto serán aprobadas por Resolución de la Secretaría General, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 14.
Artículo 7.- Fuentes de información Para la conformación y el mantenimiento de los registros estadísticos que formen parte del sistema, las autoridades de los servicios nacionales de estadística estarán autorizadas a recopilar, con fines estadísticos, la información cubierta por la presente Decisión existente en los registros administrativos mantenidos por entidades públicas y privadas.
Las entidades tanto públicas como privadas están obligadas a suministrar dicha información. Artículo 8.- Llaves Cada registro estadístico deberá contar con las llaves necesarias que sirvan de enlace entre ellos y los registros básicos que les corresponda. Igualmente, deberá haber llaves entre los diferentes registros básicos y también entre los registros básicos y otros registros.
Artículo 9.- Normas de calidad e informes 1) Los Países Miembros adoptarán todas las medidas necesarias para garantizar la calidad de los registros estadísticos. 2) Los Países Miembros facilitarán a la Comisión de la Comunidad Andina, cada tres años y a través de la Secretaría General, un informe sobre la calidad de los registros estadísticos (en adelante, "los informes de calidad"), a efectos de poner en conocimiento el progreso relacionado con la aplicación de la presente Decisión. 3) Las medidas relativas a las normas de calidad, los métodos para estimar las faltas de cobertura, así como el contenido y la periodicidad de los informes de calidad destinados a completar elementos no considerados en la presente Decisión, se adoptarán con arreglo al procedimiento contemplado en el artículo 14 y teniendo en cuenta el costo/beneficio de la recopilación de los datos. 4) Los Países Miembros comunicarán a la Secretaría General las principales modificaciones metodológicas, así como otras modificaciones susceptibles de influir en la calidad de los registros estadísticos, en cuanto éstas sean conocidas y, a más tardar, seis meses después de la entrada en vigor de cualquier modificación de este tipo. 5) Los servicios nacionales de estadística promoverán el fortalecimiento de los registros administrativos haciendo énfasis en los aspectos estadísticos que permitan contar con registros estadísticos de calidad.
Artículo 10.- Manual de recomendaciones Para fines de la aplicación de la presente Decisión se adoptará, mediante Resolución de la Secretaría General, un Manual de Recomendaciones para la elaboración de los registros estadísticos mencionados en el artículo 5. Dicho manual será actualizado siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 14.
Artículo 11.- Calendario y periodicidad 1) Las altas y bajas de los registros básicos establecidos en el artículo 5 se actualizarán, como mínimo, una vez al año. 2) La frecuencia de actualización dependerá del tipo de unidad, la variable considerada, la dimensión de la unidad y la fuente utilizada generalmente para la actualización. 3) Las normas de actualización de registros estadísticos se adoptarán con arreglo al procedimiento contemplado en el artículo 14. 4) Los Países Miembros elaborarán anualmente una copia de la versión de cada registro básico al final del año, la cual conservarán, a efectos de análisis, durante 30 años como mínimo.
Artículo 12.- Intercambio de datos confidenciales 1) A efectos de la presente Decisión, el intercambio de datos confidenciales deberá efectuarse exclusivamente con fines estadísticos, cuando el objeto del intercambio sea garantizar la calidad de la información y cuando el intercambio esté autorizado explícitamente por la autoridad nacional competente. 2) Con el fin de garantizar que los datos transmitidos en virtud del presente artículo se utilicen exclusivamente con fines estadísticos, el formato, las medidas de seguridad y confidencialidad, y el procedimiento de transmisión de datos, se adoptarán con arreglo al procedimiento contemplado en el artículo 14.
Artículo 13.- Medidas de aplicación Las siguientes medidas, cuya implementación sea necesaria para la correcta aplicación de la presente Decisión, serán adoptadas con arreglo al procedimiento contemplado en el artículo 14: 1) la cobertura de los registros estadísticos; 2) la relación de características de los registros básicos; 3) las definiciones establecidas en el artículo 3; 4) las normas de continuidad, teniendo en cuenta el principio del costo/beneficio; 5) el establecimiento de normas comunes de calidad, así como del contenido y periodicidad de los informes de calidad que contempla el artículo 9; y, 6) las normas de actualización de los registros estadísticos, de conformidad con lo establecido en el artículo 11, numeral 3.
Artículo 14.- Procedimiento de aplicación La presente Decisión será implementada a través de Resoluciones de la Secretaría General, siguiendo para ello el procedimiento que a continuación se detalla: 1) La Secretaría General constituirá un Grupo de Expertos Gubernamentales en cada uno de los Registros Básicos y demás registros estadísticos, el cual estará encargado de emitir opinión técnica y aprobar las propuestas que se presenten sobre: a. Elaboración y actualización del marco conceptual y metodológico para la construcción del Sistema de Registros Estadísticos. b. Incorporación de nuevos registros estadísticos integrados al Sistema. c. Aprobación de unidades y variables estadísticas, de identificación, enlace y contacto, a ser incluidas en cada registro básico. d. Modificación del contenido de las variables y las características de los registros estadísticos existentes en el Sistema de Registros Estadísticos. e. Mejoramiento de las normas de calidad, los métodos para estimar la falta de cobertura, y el contenido y la periodicidad de los informes de calidad. f. Adopción y actualización de un Manual de Recomendaciones para la elaboración de los registros estadísticos mencionados en el artículo 5. g. Modificación y ampliación de las normas de actualización de los registros estadísticos. h. Modificación del formato, las medidas de seguridad y confidencialidad de los registros estadísticos. i. Actualización de la información correspondiente a los numerales incluidos en el artículo 13. j. Establecimiento de los mecanismos de transmisión electrónica de las estadísticas basadas en registros estadísticos. k. Implementación de las normas de continuidad, teniendo en cuenta el principio del costo/beneficio. l. Otros que se requieran para la correcta implementación de la presente Decisión. 2) Se realizará al menos una reunión presencial de cada Grupo de Expertos Gubernamentales cada año. 3) El Grupo de Expertos Gubernamentales emitirá su opinión sobre las propuestas de Resolución que le presente la Secretaría General. 4) El Comité Andino de Estadística emitirá también su opinión sobre las propuestas de la Secretaría General, previa opinión favorable del Grupo de Expertos Gubernamentales.
Artículo 15.- Tecnologías de la Información Las áreas de tecnologías de la información de los servicios nacionales de estadística responsables de la elaboración y actualización de los registros estadísticos, deberán encargarse de atender todas las demandas de almacenamiento, diseño, desarrollo, procesamiento y difusión que requieran los registros estadísticos y las estadísticas basadas en registros estadísticos.
Artículo 16.- Entrada en vigencia La presente Decisión entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena. Dada en la ciudad de Lima, Perú, a los once días del mes de marzo del año dos mil trece.