Guía Disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación [CONCEPTO_PROCURADURIA_0000055_2021] Inicio Artículo NF CONCEPTO 55 DE 2021 <Fuente: Archivo interno entidad emisora> PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN TEMA: Procedimiento SUBTEMA: Notificación y Comunicación de los Actos Administrativos Prevista en el Artículo 4. ° del Decreto Legislativo 491 de 2020/ Notificaciones en ocasión de la emergencia sanitaria generada por el COVID/ Uso correos institucionales y el deber de hacer uso de los sistemas de confirmación de recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos En atención a su consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico en torno a la notificación y comunicación de los actos administrativos prevista en el artículo 4.° del Decreto Legislativo 491/20, en especial, sobre la viabilidad de que los funcionarios las realicen desde sus correos institucionales, el momento en el que se surte la notificación o comunicación (que difiere del señalado en el artículo 102 del cdu) y el deber de hacer uso de los sistemas de confirmación de recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos, me permito manifestarle lo siguiente: …Pues bien, comoquiera que el asunto ya había sido objeto de pronunciamiento por parte de esta dependencia, se transcriben los incisos pertinentes del concepto C- 92 – 2020: [C]abe iniciar por resaltar que el Decreto Legislativo 491, del 28/03/2020, por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, prevé sobre el particular: Artículo 4.

Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones.

Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 […].

Entonces, debido a la coyuntura por la que atraviesa el país, y mientras dure la emergencia sanitaria, el Decreto Legislativo 491/20 faculta a las autoridades para efectuar, a través de los buzones de correo electrónicos habilitados, las notificaciones o comunicación de las decisiones a la dirección electrónica que sea aportada en la queja o a la que el administrado le indique a la autoridad disciplinaria competente para estos efectos; esta diligencia ¯según el precitado artículo¯ se entiende surtida a partir de la fecha y hora en que el investigado o su apoderado accedan a la correspondiente decisión. [1] Al respecto, en la sentencia C-420/20, se puso de presente que «[e]l Consejo de Estado [2], la Corte Suprema de Justicia [3] y la Corte Constitucional [4] coinciden en afirmar que la notificación de las providencias judiciales y los actos administrativos no se entiende surtida solo con el envío de la comunicación mediante la cual se notifica (sea cual fuere el medio elegido para el efecto), sino que resulta indispensable comprobar que el notificado recibió efectivamente tal comunicación. Así, la garantía de publicidad de las providencias solo podrá tenerse por satisfecha con la demostración de que la notificación ha sido recibida con éxito por su destinatario».

Además, sobre el uso de sistemas de confirmación de recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos, en dicha sentencia se dejó consignado lo siguiente: Estos instrumentos brindan mayor seguridad al proceso y ofrecen certeza respecto del recibo de la providencia u acto notificado. En efecto, según lo informado por el csdj, dentro de las herramientas colaborativas de Microsoft Office 365 provistas a los servidores judiciales se incluye el servicio de confirmación de entrega y lectura de mensajes.

Así, cuando se envía un correo desde la cuenta institucional de la Rama Judicial con solicitud de confirmación de entrega, el servidor de correo de destino responderá inmediata y automáticamente enviando un mensaje informativo al remitente acerca de la recepción del correo. En los casos en que la dirección del correo sea incorrecta o no exista, de manera automática, el servidor, en un periodo máximo de 72 horas, informará sobre la imposibilidad de recepción del correo.

Por consiguiente, como esta clase de notificación o comunicación quedará surtida en el momento en el que el mensaje de datos ingrese en el sistema de información designado por el sujeto o interviniente procesal, le compete a la autoridad disciplinaria certificar la fecha y hora en que se llevó a cabo este enteramiento por medios electrónicos: bien sea cuando el iniciador recepciona el acuse de recibo o cuando se constate por otro medio el acceso del destinatario al mensaje de datos y, por ende, a la decisión adjunta a él que se persigue notificar o comunicar [5]. <