REPÚBLICA DE COLOMBIA TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE BOYACÁ SALA DE DECISIÓN No. 6 MAGISTRADO PONENTE (E): LUIS ERNESTO ARCINIEGAS TRIANA Tunja, veintiocho (28) de enero de dos mil veinticinco (2025) MEDIO DE CONTROL: NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO DEMANDANTE: HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA DEMANDADO: NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA – EJÉRCITO NACIONAL RADICACIÓN: 15001 33 33 001 2021 00068 - 01 SAMAI https://samai.azurewebsites.net/Vistas/Casos/list_procesos.aspx?gui d=150013333001202100068011500123 1.
ASUNTO A RESOLVER 1. Procede la Sala a resolver lo que en derecho corresponda respecto de los recursos de apelación interpuestos por la parte actora1 y por la entidad demandada NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA – EJÉRCITO NACIONAL2 contra la sentencia proferida el 15 de diciembre de 2023 por el Juzgado Primero Administrativo Oral del Circuito de Tunja3 por la cual se accedió parcialmente a las pretensiones de la demanda. 2.
ANTECEDENTES 1 SAMAI ÍNDICE 36 2 SAMAI ÍNDICE 34 3 SAMAI ÍNDICE 31 2.1.- Demanda4 2. Por conducto de apoderada judicial y en ejercicio del medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho, el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA presentó demanda de nulidad y restablecimiento de derecho en contra de la NACIÓN - MINISTERIO DE DEFENSA - EJÉRCITO NACIONAL, solicitando que se declare la nulidad del acto administrativo contenido en el Oficio No. 2020313001153821, emitido por la oficina de Área Administrativa de personal del Ejercito Nacional de Colombia y el acto ficto o presunto que se pueda llegar a generar como consecuencia del silencio administrativo negativo generado respecto del recurso de reposición presentado el 23 de julio de 2020. 3.
Consecuente con lo anterior y a título de restablecimiento del derecho, solicitó que se ordene a la NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL que a través de la Dirección de Prestaciones Sociales se expida la hoja de servicios del demandante con determinación del grado militar asimilado que le corresponda por antigüedad en el servicio incluyendo lo que conste en el expediente administrativo y el régimen jurídico pertinente, para su remisión a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares a efectos del reconocimiento y pago de la asignación de retiro establecida en los artículos 234 y 235 del Decreto Ley 1211 de 1990, la Ley 103 de 1912; así mismo, solicitó que se emita condena en costas y agencias en derecho. 4.
Los hechos que fundamentan las pretensiones son: 4 EXPEDIENTE DIGITAL INDICE 10 SAMAI ▪ Que el Señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMEZQUITA ingresó al Ejército Nacional de Colombia, el día 1o. de septiembre de 1999, mediante la orden administrativa de personal CDO. EJC. No. 1120 del 20 de agosto de 1999, ocupando el cargo de Músico Trompeta. ▪ Que el día 17 de febrero de 2020, el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMEZQUITA, radicó ante la dependencia administrativa del batallón de combate No. 1 Cacique Tundama, derecho de petición solicitando la expedición de la Hoja de Servicios establecida en la Ley 103 de 1912. ▪ Que el día 11 de marzo el señor Héctor Soto fue citado por la Oficina Jurídica del Batallón de Apoyo y Servicios para el Combate No. 1 Cacique Tundama, a fin de aclarar el requerimiento realizado en el derecho de petición. ▪ Que al no recibir respuesta alguna por parte del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - EJÉRCITO NACIONAL DE COLOMBIA, al derecho de petición, el demandante tramitó acción de tutela ante el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Tunja bajo el radicado No. 15001 3105 002 2020 00108-01 resuelta negando la protección constitucional invocada, decisión confirmada por el Tribunal Superior de Tunja - Sala Laboral. ▪ Que mediante Oficio No. 2020313001153821 del 7 de julio de 2020 la Oficina de Área Administrativa de personal, indicó que no es posible la entrega de la Hoja de Servicios, dado que tal documento solo se entrega al momento de su retiro, respuesta que le fue notificada al demandante el día 08 de julio de 2020. ▪ Que el día 23 de julio de 2020, el actor radicó recurso de reposición contra dicha decisión y hasta la fecha de radicación de la demanda, no se había dado respuesta. 2.2.
Sentencia de primera instancia5 5. Mediante sentencia de fecha 15 de diciembre de 2023, el Juzgado Primero Administrativo del Circuito Judicial de Tunja declaró que en el presente asunto ha operado el silencio administrativo negativo frente al recurso de reposición y en subsidio apelación presentado el 23 de julio de 2020 por el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA por medio del cual la entidad demandada negó la expedición de la hoja de servicios del demandante. 6.
Explicó la jueza de primera instancia que mediante Oficio No. 2020313001153821 del 7 de julio de 2020 la Oficina de Área Administrativa de Personal de la entidad demandada indicó que no es posible la entrega de hoja de servicios, por cuanto ésta se entrega cuando se ha generado el retiro, decisión que fue recurrida por el accionante el día 23 de julio de 2020, para que se expida la hoja de servicios con el fin de tramitar su pensión. 7.
Precisó el A quo que, en el presente asunto fue acreditado que el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA, labora (activo) en el Batallón de A.S.P.C. #1 Cacique Tundama - Ejército Nacional, desde el 01 de septiembre de 1999 según certificación expedida del 15 de octubre de 5 ARCHIVO DIGITAL 35 2021 y extracto de hoja de vida, en el cargo civil - Músico, con tiempo de servicio 22 años 1 mes y 14 días, explicando que la entidad demandada al proferir el Oficio 2020313001153821 del 07 de julio de 2020 -acto acusado-, no niega la expedición de la hoja de servicios, en tanto le indica al demandante que una vez se configure cualquier causal de retiro se expedirá el acto preparatorio de hoja se servicios. 8.
Luego, el A quo indicó que la hoja de servicios es un acto preparatorio para el reconocimiento del derecho prestacional, y cuando se niega su elaboración, se pone fin a una actuación administrativa, decisión susceptible de ser demandada, de tal forma que accedió parcialmente a las pretensiones de la demanda, declarando la nulidad del Oficio No. 2020313001153821 del 07 de julio de 2020 y del acto ficto o presunto derivado del silencio administrativo negativo generado respecto del radicado el 23 de julio de 2020 (contentivo de los recursos de reposición y apelación), por medio del cual la entidad demandada negó la expedición de hoja de servicios. 9.
Consecuente con lo anterior, el A quo ordenó al Ministerio de Defensa elaborar la hoja de servicios del señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA teniendo en cuenta la hoja de vida que reposa en la entidad; para el efecto, determinó que la entidad demandada deberá tener en cuenta que solo podrá asimilarse el tiempo desempeñado como músico al de militar desde su ingreso al Ejército Nacional hasta el 30 de diciembre de 2004 fecha de entrada en vigencia de la Ley 928 de 2004 que derogó de la Ley 103 de 1912. 2.3.
Recurso de Apelación - Parte demandada NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA - EJÉRCITO NACIONAL6 10. La defensa de la entidad demandada apeló la sentencia de primer grado, insistiendo en que no comparte la motivación y la decisión de instancia por considerarlos contradictorios respecto del precedente vertical, indicando que la decisión es lesiva al interés de la entidad y genera inseguridad jurídica. 11.
Indicó que el acto acusado está debidamente fundado y ajustado a derecho, sin que concurra causal alguna que vicie su legalidad dado que no se causó infracción a las normas en que debía fundarse ni se expidió con falsa motivación pues obedeció a la realidad fáctica y jurídica, manteniendo incólume su presunción de legalidad, toda vez que la Oficina Administrativa del área de personal del Ejército Nacional cumplió con la dinámica de legalidad del acto según la cual no es posible su expedición, por cuanto ésta solo es viable al momento del retiro y que en este caso, el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA continúa laborando para la entidad, por lo que solicitó negar las pretensiones de la demanda. 2.4.
Recurso de apelación parte demandante 12. La defensa de la parte actora solicitó que se modifique el numeral 3° de la sentencia de primer grado en el sentido de ordenar a la NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA – EJÉRCITO NACIONAL que elabore la hoja de servicios del señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA teniendo en cuenta la hoja de vida que reposa en la entidad, asimilando el tiempo en que se desempeñó como músico a tiempo de militar desde su ingreso al 6 ARCHIVO DIGITAL 34 Ejército Nacional, es decir, el 01 de septiembre de 1999 y hasta la fecha de expedición de la hoja de servicios. 13.
La parte actora reiteró los fundamentos fácticos de la demanda y se refirió luego a los argumentos de la sentencia de primer grado, para señalar que quedó demostrado que el demandante fue vinculado al Ejército Nacional de Colombia desde el día 01 de septiembre de 1999 mediante la orden administrativa de personal CDO. EJC. No. 1120 del 20 de agosto de 1999, ocupando el cargo de Músico Trompeta, por tanto, su tiempo de servicio es superior a 22 años. 14.
Indicó que el A quo hace una errada apreciación de la norma en el tiempo, toda vez que el demandante fue cobijado por la Ley 103 de 1912 y su actividad debe asimilarse a la de un militar; refirió que el demandante fue vinculado al Ejército Nacional en carrera administrativa desde el día 01 de septiembre de 1999 fecha en la que estaba vigente el Art. 1° de la Ley 103 de 1912 conforme al cual los miembros de las Bandas de Música del Ejército se reputan militares para los efectos de la Ley 149 de 1896, y se les computará en su hoja de servicios tanto el tiempo que hayan estado en las bandas oficiales de la Nación o de los Departamentos después del 07 de agosto de 1886, inclusive el transcurrido desde la vigencia de la Ley 17 de 1907, como el que estuvieron al servicio de la República en las Bandas oficiales, lo que en su sentir, le otorga “la garantía y expectativa de unos derechos adquiridos”, por lo que solicita que se modifique el fallo impugnado en el sentido de ordenar que se aplique el Art. 1° de la citada norma y con fundamento en ello se expida al demandante la hoja de servicios teniendo en cuenta los 22 años de servicio prestado al Ejército Nacional asimilándosele para efectos prestacionales a un militar. 3.- Trámite de segunda instancia 15.
Admitidos los recursos de apelación por auto del 04 de abril de 20247, las partes guardaron silencio, por lo que corresponde resolver sobre el fondo del asunto. 4. CONSIDERACIONES 4.1.- Competencia 16. El Art. 153 de la Ley 1437 de 2011 prevé que los Tribunales Administrativos conocerán en segunda instancia de las apelaciones de las sentencias dictadas en primera instancia por los jueces administrativos. 17.
En consonancia con lo anterior, el Art. 328 del Código General del Proceso, establece que el juez de segunda instancia deberá pronunciarse solamente sobre los argumentos expuestos en apelación, sin perjuicio de las decisiones que deba adoptar de oficio. 18. En ese contexto, procederá la Sala al análisis de los argumentos que sustentan los recursos de apelación presentados por las partes demandada – NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA – EJÉRCITO NACIONAL y demandante – HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA, previo planteamiento del problema jurídico tal como a continuación se indica. 4.2.- Problema jurídico 7 ÍNDICE 5 SAMAI 19.
En los términos del recurso de apelación interpuesto por la parte demandada NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA – EJÉRCITO NACIONAL, la Sala establecerá si la decisión de instancia debe revocarse, en la medida en que el acto acusado está ajustado a derecho, no incurrió en infracción normativa y goza de presunción de legalidad, dado que no es procedente la expedición de la hoja de servicios pretendida por el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA en atención a que su expedición está condicionada al retiro del servicio. 20.
Luego, se referirá la Sala a los argumentos de apelación de la parte actora - HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA y al efecto, se establecerá si es procedente modificar el numeral 3° de la sentencia de primer grado en el sentido de ordenar a la entidad demandada que expida al demandante la hoja de servicios teniendo en cuenta los 22 años de servicio prestado al Ministerio de Defensa - Ejército Nacional asimilándosele para efectos prestacionales a un militar, en aplicación del Art. 1 de la Ley 103 de 1912. 4.3.- De la elaboración de la hoja de servicios en el Ejército Nacional 21.
Al respecto, debe precisar la Sala que la finalidad del trámite tendiente a la expedición de la hoja de servicios es la de acreditar un requisito que puede dar lugar al reconocimiento de pensión o asignación de retiro, lo que indica que es previo y necesario para acudir ante la autoridad competente a fin de que reconozca tal prestación en el evento de acreditar el cumplimiento de las condiciones legales exigibles. 22.
En consonancia con ello, resulta oportuno precisar que la asignación de retiro ha sido definida por la Corte Constitucional8 como “una modalidad de prestación social que se asimila a la pensión de vejez y que goza de un cierto grado de especialidad (en requisitos) atendiendo la naturaleza especial del servicio y las funciones que cumplen los servidores públicos a quienes se les reconoce…”; la asignación de retiro, entonces, es asimilable a la pensión de vejez y de jubilación. 23.
En lo que tiene que ver con la elaboración de la hoja de servicios, los Arts. 234 y 235 del Decreto Ley 1211 de 1990 prevén:
ARTÍCULO 234. Resoluciones de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. El reconocimiento de asignaciones de retiro y pensiones de beneficiarios que corresponda a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, se hará conforme a la hoja de servicios adoptada por el Ministerio de Defensa y a los procedimientos y requisitos que establezca la citada Caja, mediante resolución del Director General, contra la cual procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario.
ARTÍCULO 235. Hoja de Servicios. La Hoja de Servicios debe ser elaborada de acuerdo con Reglamentación del Ministerio de Defensa Nacional y expedida por el Jefe de Personal, con la aprobación del respectivo Comandante de Fuerza. – Resalta la Sala 24. De acuerdo con lo anterior, la competencia del Ministerio de Defensa Nacional se contrae a elaborar la hoja de servicios, entre tanto, la Caja de Sueldos de Retiro de las Fuerzas Militares tiene a su cargo la responsabilidad de disponer lo atinente al reconocimiento de la pensión 8 C-432 DE 2004 de jubilación o asignación de retiro.
Al respecto se ha pronunciado el Consejo de Estado señalando: “… la hoja de servicios, se constituye en el documento válido para la demostración del tiempo de servicios y por ello, se infiere que tal documento resulta ser un acto preparatorio del reconocimiento del derecho prestacional, lo cierto es que si se niega su elaboración o su modificación, se pone fin a la actuación administrativa que imposibilita el derecho sustancial pretendido, por tanto dicha negativa es enjuiciable ante esta jurisdicción y sujeta a anulación para, en su lugar, ordenar su producción con sujeción a la ley.9 -Resalta la Sala 5.- CASO CONCRETO 25.
Conforme a lo probado en el plenario, se verifica que el demandante señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA, ha laborado en el Batallón de A.S.P.C. #1 Cacique Tundama - Ejército Nacional, desde el 1o. de septiembre de 1999 conforme a la Certificación expedida del 15 de octubre de 2021 y extracto de hoja de vida, en el cargo civil - Músico, con tiempo se servicio 22 años 1 mes y 14 días (SAMAI índice 13). 26.
Así mismo, obra en el plenario que el señor HÉCTOR GABRIEL SOTO AMÉZQUITA se encuentra activo y orgánico del Batallón de Apoyo y Servicios para el Combate No. 1 con sede en Tunja en calidad de Músico, según información reportada por la Dirección de Personal del Ejército Nacional10, que coincide con la Constancia expedida por la 9 CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN SEGUNDA, SUBSECCIÓN A, Consejero ponente: Dr. William Hernández Gómez, Bogotá D.C., 20 de septiembre de 2018, Radicación: 76001-23-33-000-2014-00129-01, Número interno: 4219-2016, Medio de control: Nulidad y Restablecimiento del Derecho, Demandante: Álvaro Murcia Anturi, Demandado: Nación, Ministerio de Defensa Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Ley 1437 de 2011 10 ANEXOS CONTESTACIÓN DEMANDA ÍNDICE 10 SAMAI DIPER – Jurídica11 y la Certificación suscrita por el Oficial de Sección Atención al Usuario del Ejército Nacional y el Extracto de la Hoja de vida - Dirección de Personal Ejército.12 27.
De igual forma, se acreditó en el expediente que el demandante presentó solicitud el día 17 de febrero de 2020 ante las FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA – EJÉRCITO NACIONAL requiriendo la expedición de “hoja de servicios establecida en la Ley 103 de 1912” (SAMAI índice 10, fl. 11-12), indicando que la pide para los trámites correspondientes a su pensión. 28.
Además, consta en el expediente que mediante Oficio No. 2020313001153821 de fecha 07 de julio de 2020 suscrito por el Oficial del Área Administrativa de Personal del Ejército Nacional, se indicó al demandante que una vez se configure causal que dé lugar a su retiro de conformidad con las previsiones del Art. 38 del Decreto Ley 1792 de 2000 y cumplido el mismo, se expedirá la hoja de servicio (SAMAI índice 10, fl. 54), así se dijo: “La hoja de servicios como acto administrativo preparatorio se expide para construir un expediente prestacional una vez retirado el funcionario del Ejército Nacional, del cual se corre traslado a la Dirección a la Dirección de Prestaciones Sociales, así como la Caja de retiro de las Fuerzas Militares en los eventos en los que haya lugar a ello para la definición de actuación administrativa pertinente.
Hecha la precisión anterior, para su caso, una vez se configure causal que dé lugar a su retiro al tenor del artículo 38 del 11 Fl 5 ANEXOS CONTESTACIÓN DEMANDA 12 Fl 6, 8 ANEXOS CONTESTACIÓN DEMANDA Decreto Ley 1792 de 2000, y cumplido el mismo, se expedirá el acto administrativo preparatorio “hoja de servicio” con los reconocimientos de tiempo al tenor de la ley, inclusive los derivados de la Ley 103 de 1912 si hay lugar a ellos”. -Resalta la Sala 29.
Ahora, de conformidad con los argumentos del recurso de apelación presentado por la parte demandada NACIÓN - MINISTERIO DE DEFENSA – EJÉRCITO NACIONAL, lo primero que corresponde establecer es si el acto acusado le negó al demandante la expedición de su hoja de servicios y en caso afirmativo si esa decisión es contraria al ordenamiento jurídico; al efecto es de recordar que el A quo concluyó que el demandante tiene derecho a la expedición de su hoja de servicios en el entendido que constituye un acto preparatorio para el reconocimiento de la asignación de retiro. 30.
En este punto es del caso señalar que el Decreto 992 de 196713 define la hoja de servicios militares así: “Artículo 6°. La hoja de servicios militares es la relación sucinta, cronológica y biográfica de los servicios prestados en la actividad por los miembros militares del ramo de Defensa Nacional. Será elaborada en dos ejemplares de un mismo tenor, en papel sellado, a máquina, con tinta indeleble y con el siguiente destino: Uno que formará parte de expediente respectivo, y otro que será remitido al archivo correspondiente para su conservación. En ella se harán constar los datos biográficos y de servicios de que trata el ordinal 1° del Artículo 4° del presente Decreto. 13 Por el cual se subrogan los Decretos números 429 de 1952 y 59 de 1953, reglamentarios del Decreto legislativo número 239 de 1952.
E S T A D O D E V I G E N C I A: Vigente [Ocultar] Fecha de expedición de la norma 29/05/1967. Fecha de publicación de la norma 15/06/1967. Fecha de entrada en vigencia de la norma 29/05/1967 Inmediatamente después de las anotaciones relacionadas con el retiro o el fallecimiento del causante, se liquidará el cómputo de los tiempos dobles por turbación del orden público, servicios en guerra exterior o cualquier otra causa que determine el gobierno, con especificaciones de las fechas y decretos correspondientes.
Al terminar las anotaciones del tiempo doble, se hará la suma total de años, meses y días, para lo cual se computarán trescientos sesenta (360) días por año, treinta (30) días por mes y el residuo, si lo hubiere, por días de servicio. La aproximación a que haya lugar conforme a las disposiciones legales, corresponderá a la entidad donde se elabore la disposición administrativa del conocimiento de las prestaciones.
En una casilla al frente de la relación de servicios y al margen derecho, se anotarán numéricamente los años, meses y días de servicio, tanto en paz como en guerra. A continuación de la suma final se colocará en letras los totales en años y días. Inmediatamente después se mencionarán las pruebas que hayan servido para elaborar el documento.
La Hoja Servicios Militares se cerrará con la firma del Jefe de la respectiva Oficina de Personal, como responsable de su elaboración; llevará el visto bueno del Comandante del Ejército, la Armada o Fuerzas Aéreas, según el caso, será aprobada por el Secretario General del Ministerio y dará mérito para reconocimiento de prestaciones sociales periódicas pagaderas por Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, por causa de retiro.” -Resalta la Sala 31.
A su vez, el ordinal 1° del Artículo 4° del presente Decreto, establece: “Artículo 4°. El procedimiento para producir las pruebas de que trata el Artículo anterior será el que a continuación se establece: 1°. Relación biográfica y cronológica de los servicios prestados al ramo de Defensa Nacional por el interesado, expedida por la respectiva Jefatura de Personal de cada Fuerza o Entidad, con base en la Hoja de Vida, tarjeta de kárdex, certificación de servicios expedida por el Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional y demás documentos que sean necesarios para tal efecto, la cual contendrá los siguientes datos: a).
Nombre y apellidos del causante. b). Ultimo grado o cargo. c). Arma, servicio o dependencia militar a que perteneció. d). Lugar y fecha de nacimiento. e). Nombre y apellidos de los padres. f). Estado civil y nombre del cónyuge, si fuere el caso. g). Nombres de los hijos, lugar y fecha de nacimiento. h). Número de documento de identidad y lugar de su expedición. i).
Dirección de su domicilio. j). Fecha y condición de ingreso al servicio, ascensos, promociones, destinaciones, traslados, licencias, suspensiones, restablecimientos, separaciones temporales, retiros, llamamientos al servicio y bajas con indicación de la exposición que causó tales novedades, fechas de su expedición y efectos, causa y forma del retiro o baja, según el caso. … 3°.
Elaboración de la Hoja de Servicios Militares por las mencionadas Oficinas de Personal con base en los elementos de que trata el numeral 1° de este Artículo, en papel sellado y dos fotografías de busto del militar retirado, tamaño 9 x 12, en uniforme de calle, tomadas de frente.” – Resalta la Sala 32. En consonancia con dicha normativa, el Consejo de Estado ha precisado que “…la hoja de servicios, se constituye en el documento válido para la demostración del tiempo de servicios y por ello, se infiere que tal documento resulta ser un acto preparatorio del reconocimiento del derecho prestacional…”14. 33.
De acuerdo con lo anterior, se colige entonces que la hoja de servicios corresponde al acto administrativo contentivo de la relación detallada de los servicios prestados en actividad por los integrantes de 14 CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN SEGUNDA, SUBSECCIÓN A, Consejero ponente: Dr. William Hernández Gómez, Bogotá D.C., 20 de septiembre de 2018, Radicación: 76001-23-33-000-2014-00129-01, Número interno: 4219-2016 las fuerzas militares y constituye la base para el reconocimiento prestacional del personal militar que se retire del servicio que corresponda según el caso. 34.
En este punto dirá la Sala que en el caso bajo análisis no se advierte que el Oficio acusado haya negado propiamente la expedición de la hoja de servicios del demandante, pues de la lectura de dicha respuesta se advierte que se limita a señalar que la hoja de servicios se expedirá al momento del retiro del servicio una vez que se configure alguna de las causales de retiro del servicio previstas en el Art. 38 del Decreto Ley 1792 de 2000. 35.
Según se estableció, la hoja de servicios es un trámite previo establecido para que quien se crea con derecho a la asignación de retiro, solicite su elaboración y consecuente con ello, pueda continuar con el trámite correspondiente, sin que le sea permitido al Ministerio de Defensa Nacional como el ente encargado de su expedición negarla, toda vez que no es el organismo competente para definir si el interesado tiene o no derecho a aquella. 36.
Bajo tal contexto, debe precisar la Sala que si bien por vía jurisprudencial el Consejo de Estado ha señalado la posibilidad de acudir a la jurisdicción para acusar la legalidad de los actos que niegan la expedición o modificación de la hoja de servicios, tales hipótesis no corresponden con la situación concreta del demandante, como quiera que en este caso no se está negando su expedición, sino que en el acto acusado - Oficio No. 2020313001153821 del 07 de julio de 2020- se le indica que su expedición se surtirá al momento del retiro del servicio, oportunidad en la que se reconocerán los tiempos de servicios a que haya lugar según lo expuesto por el Área Administrativa de Personal de la entidad demandada, respuesta que a juicio de la Sala no desconoce los preceptos legales citados en precedencia. Valga decir en este punto, que revisado el escrito de la demanda no se invocó causal alguna de nulidad de acto acusado contenido en el Oficio No. 2020313001153821 del 07 de julio de 2020 de conformidad con las previsiones del Art. 138 del CPACA en consonancia con el inc. 2° del Art. 137 ibídem. 37.
Consecuente con lo anterior, la Sala considera que no le asiste razón al A quo al declarar la nulidad del Oficio No. 2020313001153821 del 07 de julio de 2020 y del acto ficto o presunto derivado del silencio administrativo negativo generado del escrito radicado el 23 de julio de 2020, como quiera que tal como ha señalado la entidad demandada, no se logró desvirtuar su presunción de legalidad, habida cuenta de que la entidad no negó la expedición de la hoja de servicios sino que difirió su expedición al momento del retiro del servicio, lo cual encuentra sustento en el hecho de que la hoja de servicios debe contener la relación detallada e integral de servicio activo del interesado, el cómputo total de tiempo de servicio expresado el años, meses y días, así como las condiciones de ingreso y de retiro o de baja del servicio, según se reseñó en precedencia. 38.
Ahora, cuestión distinta sería que al momento en que se expida la hoja de servicios el demandante advierta que se ha dejado de incluir tiempo de servicio o tiempos dobles, o periodos que no han incluido en su historia laboral a los que considere tener derecho, pues en tal eventualidad deberá solicitar su modificación o acusar la legalidad de dicho acto, según corresponda; en todo caso, los anteriores escenarios se escapan de la controversia de la referencia, como quiera que revisadas las pretensiones de la demanda se advierte que éstas se formularon estrictamente en relación con la expedición de la hoja de servicios del demandante.
En esas condiciones, la Sala revocará la sentencia de primera instancia, y en su lugar dispondrá negar las pretensiones de la demanda. 6.- Costas en segunda instancia En cuanto a las costas en segunda instancia, la Sala considera que no es procedente condenar en costas en esta instancia por cuanto el numeral 8 del artículo 365 establece que “solo habrá lugar a costas cuando en el expediente aparezca que se causaron y en la medida de su comprobación”, cuestión que no se verifica en el caso concreto como quiera que no se presentó actuación alguna en la presente instancia. 7.
DECISION En mérito de lo expuesto, la Sala de Decisión No. 6 del TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE BOYACÁ, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, FALLA PRIMERO: REVOCAR la sentencia proferida el día 15 de diciembre de 2023 por el JUZGADO PRIMERO ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO JUDICIAL DE TUNJA, de acuerdo a las motivaciones precedentes.
En su lugar se dispone:
SEGUNDO: NEGAR las pretensiones de la demanda.
TERCERO: Sin condena en costas en segunda instancia.
CUARTO: Una vez en firme la presente providencia, Por Secretaría envíese el expediente al Despacho de origen. La anterior providencia fue discutida y aprobada por la Sala de Decisión No. 6 del Tribunal Administrativo de Boyacá, en sesión de la fecha.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Los Magistrados, (Firmado electrónicamente en SAMAI) LUIS ERNESTO ARCINIEGAS TRIANA Magistrado Ponente (E) (Firmado electrónicamente en SAMAI) LAURA PATRICIA ALBA CALIXTO Magistrada