Article 1Medidas Temporales Para La Continuidad De La Función Administrativa
Con el propósito de garantizar la continuidad de la función pública y la prestación de los servicios en los territorios afectados, las entidades del Estado adoptarán, hasta el31 de diciembre de 2026, medidas excepcionales de organización y funcionamiento que permitan adecuar temporalmente su operación a las condiciones de infraestructura, conectividad, movilidad, disponibilidad de personal y acceso a los servicios públicos ocasionadas por la emergencia. Para estos efectos podrán:
Modificar temporalmente los horarios y jornadas de atención al público, establecer jornadas continuas, turnos, horarios diferenciales o reducir temporalmente la atención presencial cuando las condiciones de seguridad, movilidad, infraestructura o prestación de servicios públicos así lo requieran.
Trasladar temporalmente sus sedes, dependencias, puntos de atención y lugares de prestación del servicio a instalaciones propias o de otras entidades públicas, espacios temporales o cualquier lugar que ofrezca condiciones adecuadas de seguridad y funcionamiento.
Habilitar puntos temporales, móviles o compartidos de atención al ciudadano, incluidos aquellos operados conjuntamente por dos o más entidades públicas.
Priorizar la atención y destinación de recursos humanos, físicos y tecnológicos hacia las actividades indispensables para atender la emergencia, garantizar derechos fundamentales y asegurar la continuidad de los servicios esenciales.
Habilitar temporalmente el trabajo en casa y otras modalidades legalmente procedentes, cuando las instalaciones habituales no puedan utilizarse total o parcialmente o cuando las condiciones de movilidad, seguridad, cone.ctividaÓ o prestación de servicios públicos lo justifiquen.
Autorizar temporalmente el cumplimiento de funciones desde un lugar diferente a la sede habitual, siempre que ello resulte compatible con la naturaleza de las funciones y permita garantizar la continuidad del servicio.
Reprogramar reuniones, comités, juntas directivas, consejos, actividades administrativas internas, jornadas institucionales y demás actuaciones cuya realización no resulte indispensable para la atención inmediata de la emergencia o la protección de derechos fundamentales. En todo caso cualquier reunión podrá desarrollarse de manera virtual o telefónica, incluso aquellas que por mandato normativo estén prohibidas.
Las medidas previstas en este artículo deberán adoptarse únicamente mientras subsistan las circunstancias que las justifiquen yno podrán implicar la interrupción injustificada de servicios esenciales ni de actuaciones indispensables para la protección de la vida, la integridad personal, el mínimo vital y demás derechos fundamentales.
Article 2Medidas Temporales Sobre Términos, Trámites Y Actuaciones Administrativas
En las entidades y organismos públicos cuya capacidad de funcionamiento resulte afectada por hechos derivados directa o indirectamente de la calamidad pública, podrán adoptarse, hasta el 31 de diciembre de 2026, medidas excepcionales sobre términos, trámites y procedimientos administrativos, dirigidas a proteger simultáneamente los derechos fundamentales y la continuidad de la administración: Para tal efecto:
Podrán suspenderse los términos legales, reglamentarios y administrativos para resolver, decidir, tramitar, remitir, certificar, registrar, reportar, publicar o adelantar actuaciones administrativas, cuando exista imposibilidad o grave dificultad material para su cumplimiento derivada de la emergencia.
. 2. Los términos a cargo de los particulares podrán ser suspendidos o ampliados, cuando éstos residan, se encuentren domiciliados, desarrollen sus actividades o resulten directamente afectados en los territorios objeto de la emergencia y las circunstancias derivadas de ésta dificulten el cumplimiento oportuno de sus obligaciones ante la administración.
No podrá rechazarse una solicitud, trámite o actuación exclusivamente por extemporaneidad cuando el interesado acredite sumariamente que el incumplimiento del término estuvo relacionado directamente con las circunstancias derivadas de la calamidad.
Podrán habilitarse canales alternativos para la presentación y recepción de solicitudes, documentos y actuaciones, incluidos correo electrónico, formularios electrónicos simplificados, líneas telefónicas, puntos móviles u otros mecanismos que permitan identificar razonablemente al interesado y conservar la trazabilidad de la actuación.
Podrá permitirse la presentación posterior de documentos, elementos probatorios o soportes cuando éstos no sean indispensables para establecer la identidad del interesado, determinar la existencia del derecho solicitado o adoptar la correspondiente decisión.
Las entidades consultarán directamente la información disponible en sistemas de información públicos y se abstendrán de exigir al ciudadano documentos, certificaciones o información que repose en sus archivos o en otra autoridad y pueda ser obtenida mediante mecanismos de consulta o interoperabilidad.
Las actuaciones adelantadas excepcionalmente por medios distintos de los sistemas institucionales podrán incorporarse posteriormente al expediente o sistema de información correspondiente, dejando constancia que permita garantizar su integridad, autenticidad y trazabilidad.
No podrán suspenderse las actuaciones que resulten indispensables para proteger derechos fundamentales, atender situaciones que involucren riesgo para la vida o integridad de las personas, evitar un perjuicio irremediable o adoptar las medidas directamente relacionadas con la atención de la emergencia.
Article 3Simplificación Y Racionalización Temporal De Trámites Y Procedimientos Administrativos
Las entidades y organismos públicos con presencia o competencia en los territorios afectados podrán adoptar, hasta el31 de diciembre de 2026, mecanismos excepcionales de simplificación, racionalización, flexibilización y digitalización de los trámites y otros procedimientos administrativos a su cargo, cuando sean necesarios para garantizar el acceso efectivo de la población a los servicios del Estado. Para tal efecto podrán:
Simplificar formularios, procedimientos, pasos y mecanismos de atención, siempre que se preserve la información indispensable para resolver la respectiva actuación.
Eliminar temporalmente exigencias de copias, presentaciones personales, autenticaciones y demás formalidades que no sean indispensables y cuya supresión no esté prohibida por la Constitución o la ley.
Sustituir documentos o certificaciones de difícil obtención por declaraciones del interesado, las cuales se presumen auténticas, sujetas a verificación posterior por la administración, cuando la naturaleza del trámite lo permita.
Modificar temporalmente los canales, horarios, puntos y condiciones operativas en los trámites y otros procedimientos administrativos registrados en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT-.
Aplicar procedimientos simplificados para registrar temporalmente en el SUIT las modificaciones en los trámites derivados de la emergencia, en todo caso los trámites deberán ser registrados antes del 31 de diciembre de 2026.
Diferir las actualizaciones y reportes· administrativos relacionados con los trámites cuya realización resulte materialmente afectada por la emergencia.
Utilizar mecanismos de interoperabilidad y consulta directa entre entidades públicas para evitar trasladar al ciudadano cargas documentales que puedan ser satisfechas por la propia administración.
El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá impartir lineamientos generales y establecer procedimientos simplificados para la aplicación de este artículo y para el registro, actualización y normalización posterior de la información en el SUIT.
Article 4Medidas Temporales En Materia De Gestión Institucional Y Empleo Público
Las entidades y organismos públicos ubicados en los territorios afectados o que cumplan función pública en ellos podrán flexibilizar, reprogramar o diferir, hasta el 31 de diciembre de 2026, las obligaciones administrativas transversales asociadas a la gestión institucional y al empleo público cuando su cumplimiento resulte materialmente afectado por la calamidad, sin perjuicio de las competencias constitucionales y legales atribuidas a otras autoridades. Para tal efecto podrán:
Reorganizar temporalmente el trabajo de los servidores públicos para atender la emergencia, mediante la modificación motivada de horarios, jornadas, turnos, lugar de prestación del servicio, cargas y funciones adicionales o conexas, así como la suspensión o limitación temporal de esquemas de flexibilidad laboral previamente autorizados, respecto de servidores que no sean damnificados directos. Estas medidas deberán ser necesarias, proporcionales y respetar los derechos salariales, prestacionales y las situaciones. de especial protección constitucional.
Ampliar o reprogramar los términos de actualización y validación de información en el SIGEP 11, la presentación o actualización ordinaria de declaraciones de bienes y rentas, la declaración de integridad pública y la evaluación de desempeño, cuando la obligación recaiga sobre servidores públicos afectados por la calamidad o se encuentre materialmente imposibilitado para cumplirlos.
Modificar los calendarios, fechas de corte y períodos de reporte asociados al Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- y al Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión -FURAG-, respecto de las entidades afectadas.
Reprogramar lasactividádes ordinarias de seguimiento, autodiagnóstico, evaluación y reporte de planes institucionales asociados a MIPG, cuando no resulten indispensables para la atención de la emergencia.
Priorizar las actividades del Modelo Estándar de Control Interno -MECI conforme a criterios de riesgo, concentrándose en la continuidad institucional, protección de recursos públicos, atención de la emergencia, seguridad de la . información y demás riesgos críticos.
Ordenar, mediante acto administrativo motivado, la suspensión temporal de las convocatorias, procesos de selección o procedimientos de ingreso a empleos públicos que sean administrados directamente por la respectiva entidad, cuando su continuación pueda afectar la igualdad de oportunidades, la participación efectiva de los aspirantes o la adecuada atención de la emergencia. La suspensión se mantendrá únicamente mientras subsistan las circunstancias que la justifican y, en todo caso, hasta el 31 de diciembre de 2026.
Diferir o suspender las actividades ordinarias de capacitación, bienestar, estímulos y similares cuya realización resulte incompatible con las necesidades inmediatas de atención de la emergencia.
Reprogramar los planes institucionales y estratégicos cuya ejecución haya resultado directamente afectada por la calamidad, dejando constancia de las circunstancias que determinaron su modificación.
El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá modificar calendarios, establecer plazos extraordinarios . e impartir instrucciones .
generales para la aplicación de las medidas previstas en este artículo respecto de los sistemas, políticas e instrumentos cuya administración, dirección o coordinación le corresponda.
Article 5Reutilización De Documentos Para La Celebración De Contratos De Prestación De Servicios
Con el propósito de facilitar la continuidad de la gestión administrativa en las entidades y organismos públicos ubicados o con competencia en los territorios afectados, podrán reutilizarse documentos e información previamente aportados, verificados o consultados para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión celebrados durante el año 2026. Para tal efecto:
No se exigirá nuevamente la presentación de documentos que hayan sido aportados para la celebración de un contrato anterior durante la vigencia 2026 y reposen en los archivos, expedientes o sistemas de información de la entidad.
Podrán reutilizarse los documentos contenidos en la hoja de vida registrada en SIGEP 11, así como los soportes de formación académica, experiencia, identificación y demás información que no haya sufrido modificaciones.
Se presumirá que la información previamente aportada permanece vigente. En caso de estar sometida a un término de vigencia por mandato normativo, bastará con una declaración juramentada.
El contratista informará mediante declaración simple las modificaciones producidas respecto de la información suministrada con ocasión del contrato anterior.
La entidad consultará directamente los sistemas públicos disponibles para verificar antecedentes, inhabilidades, incompatibilidades y demás circunstancias que legalmente deban comprobarse, sin exigir al interesado la presentación de certificados que puedan ser consultados directamente por la administración. Tampoco, será necesaria la impresión de dichos certificados por parte del funcionario, la sola constancia de quien consultó, incluyendo fecha y hora de dicha consulta será suficiente.
La dependencia competente dejará constancia en el expediente contractual del contrato anterior cuyos documentos se reutilizan y de las verificaciones efectuadas para la celebración del nuevo contrato.
Lo previsto en este artículo no exime a las entidades del deber de verificar !a idon~idad y exp.eriencia requeridas pa~~.~jecut~u ~I.objeto ,p().n~rac.tua!, la inexistencia de inhabilidades e incompatibilidades, el cumplimiento de los requisitos presupuestales y contractuales aplicables ni aquellos documentos cuya vigencia deba acreditarse específicamente al momento de la celebración del nuevo contrato.
Article 6Cumplimiento De Deberes Funcionales Durante La Emergencia
Las circunstancias extraordinarias derivadas de la calamidad pública que imposibiliten o dificulten materialmente el cumplimiento oportuno de deberes, obligaciones, cargas, términos, reportes, actuaciones o procedimientos a cargo de los servidores públicos deberán ser valoradas conforme a los principios de culpabilidad, razonabilidad y exigibilidad de la conducta, cuando exista relación directa entre el incumplimiento y los efectos de la emergencia. Para estos efectos:
La afectación de instálaciones, archivos, equipos, sistemas de informaCión, comunicaciones o servicios públicos deberá considerarse al valorar la posibilidad material de cumplimiento del respectivo deber.
Las restricciones de movilidad, evacuaciones, cierres preventivos, condiciones de seguridad o imposibilidad de acceso a las instalaciones deberán ser consideradas para determinar la exigibilidad de la actuación correspondiente.
La reducción temporal de personal disponible, cuando tenga relación directa con la calamidad, deberá valorarse al determinar las condiciones materiales en las cuales debía cumplirse la función.
La destinación prioritaria de servidores, instalaciones, equipos o recursos tecnológicos a la atención de la emergencia constituirá circunstancia relevante para valorar el cumplimiento tardío de obligaciones administrativas ordinarias.
La imposibilidad material, fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados serán valorados de conformidad con las normas aplicables al correspondiente régimen de responsabilidad.
Lo previsto en este artículo no constituye exoneración general de responsabilidad ni será aplicable cuando se acredite dolo del servidor público, ocultamiento deliberado de información, utilización indebida de la emergencia o incumplimiento injustificado de actuaciones indispensables para proteger derechos fundamentales o atender directamente la calamidad.
Article 7Aplazamiento Temporal De Los Procesos De Selección Y Concursos De Mérito
Con el propósito de preservar la igualdad material, la igualdad de oportunidades y el acceso al empleo público con fundamento en el mérito de las personas afectadas por la calamidad, aplácense hasta el 31 de diciembre de 2026, en todo el territorio nacional los procesos de selección para proveer empleos y funcionarios públicos, incluidos los particulares que deban cumplir función pública; los procesos para la conformación de ternas destinadas a la designación de directores o gerentes regionales o secciona les, o quienes hagan sus veces de establecimientos públicos o similares; y autorícese a la Comisión Nacional del Servicio Civil para suspender o aplazar, en los procesos en curso, la aplicación de pruebas y otras etapas cuya realización pueda poner en riesgo los derechos de los participantes residentes en lugares de tragedia o afectados por la misma, cualquiera sea su modalidad, régimen o etapa, Para tal efecto:
La medida de aplazamiento será aplicable a todos los procesos para la designación de directores o gerentes regionales o seccionales, o quienes hagan sus veces, de los establecimientos públicos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, señalados en el numeral 13 del Artículo 305 de la Constitución Política. En caso de vacancias absolutas de dichos directores o gerentes en los departamentos incluidos en la declaratoria del estado de excepción los directores nacionales enviarán al respectivo gobernador la terna para su designación, en los demás casos la vacancia suplirán con la figura del encargo.
La Comisión Nacional del Servicio Civil, para el aplazamiento, suspensión o continuidad de los procesos a que se refiere el presente Artículo, deberá emitir un acto administrativo motivado, yen todo caso se garantizará los principios de publicidad, igualdad y merito, así como los derechos adquiridos y situaciones jurídicas consolidadas.
En las demás entidades que adelanten procesos de selección, concursos o convocatorias para proveer empleos y funcionarios públicos, así como para designar particulares que deban cumplir funciones públicos, no habrá lugar al aplazamiento cuando el representante de la entidad que adelanta el concurso o convocatoria determine motivadamente que la etapa puede adelantarse sin afectar los derechos ni el acceso en igualdad de condiciones de las personas domiciliadas, residentes o directamente afectadas en los territorios objeto de la emergencia y con las personas afectadas por ella. Asimismo, cuando una entidad quiera iniciar un proceso de selección, convocatoria o concurso, en el acto adrninistrativocon que se de apertura a dicho. proceso, se deberá argumentar que su desarrollo no afecta derechos establecidos en este Artículo.
Las actuaciones válidamente surtidas con anterioridad a la entrada en vigencia del presente decreto conservarán plenos efectos y los procesos se reanudarán, a partir del 1 de enero de 2027, en la etapa en que se encontraban y por el término que faltare para su culminación.
El aplazamiento previsto en este artículo no afectará derechos adquiridos ni situaciones jurídicas consolidadas con anterioridad a la entrada en vigor del presente decreto
Article 8Plantas Temporales De Entidades Del Orden Nacional Para La Atención De La Emergencia
Las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional podrán crear, de manera excepcional y hasta el 31 de diciembre de 2026, plantas temporales destinadas exclusivamente a atender las necesidades extraordinarias derivadas de la emergencia y a prestar apoyo institucional, administrativo, técnico y operativo en los territorios afectados, bien sea directamente en dichos territorios o desde su sede principal o natural, siempre que las funciones de los empleos creados estén orientadas de manera exclusiva a la atención de la población afectada y a la recuperación de la capacidad institucional requerida para responder a la calamidad. Para tal efecto:
Los empleos temporales deberán estar vinculados de manera directa y exclusiva con la atención de la emergencia y de la población de los territorios afectados, incluida la atención al ciudadano, coordinación interinstitucional, gestión de información, apoyo técnico y operativo, recuperación administrativa, asistencia a entidades territoriales y demás actividades necesarias para conjurar los efectos de la calamidad y facilitar el restablecimiento de la función administrativa.
Los empleos podrán desempeñarse en los territorios afectados o desde la sede principal, natural o administrativa de la respectiva entidad nacional, cuando desde allí se desarrollen funciones directamente relacionadas con la atención, coordinación, apoyo o gestión de las medidas adoptadas para enfrentar la emergencia en dichos territorios.
La creación de la planta temporal requerirá únicamente concepto favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública, emitido con base en una justificación técnica simplificada que identifique la necesidad extraordinaria, el número de empleos, sus perfiles, funciones y término de duración.
La creación de la planta temporal estará sujeta a la existencia de aprqpiación presupuestal suficiente, sin que pueda generar obligaciones laborales con posterioridad al31 de diciembre de 2026.
Los empleos deberán sujetarse a la nomenclatura, clasificación y régimen salarial y prestacional aplicables a la respectiva entidad, de acuerdo con el nivel, responsabilidades y funciones asignadas.
La provisión de los empleos temporales se realizará con sujeción a los principios constitucionales de mérito, igualdad, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad, mediante los mecanismos legalmente procedentes para esta clase de empleos.
Los actos administrativos mediante los cuales se creen los empleos temporales deberán señalar expresamente su carácter transitorio y su destinación exclusiva a la atención de la emergencia, y establecerán que su vigencia no podrá exceder del 31 de diciembre de 2026, fecha en la cual los empleos quedarán suprimidos de pleno derecho, sin necesidad de acto administrativo adicional.
Las plantas temporales creadas en virtud del presente artículo no podrán destinarse a atender necesidades permanentes u ordinarias de las entidades nacionales, sustituir empleos de carácter permanente ni eludir las reglas constitucionales de carrera administrativa. El Departamento Administrativo de la Función Pública establecerá el procedimiento expedito para la emisión del concepto favorable previsto en este artículo.
Article 9Adecuación Temporal De Funciones Y Obligaciones Para La Atención De La Emergencia
Durante la vigencia de las medidas adoptadas para atender la emergencia, las entidades y organismos públicos ubicados en los territorios afectados podrán, mediante procedimientos expeditos y debidamente motivados, adecuar temporalmente las funciones asignadas a los empleos de sus plantas de personal y las obligaciones específicas de los contratos de prestación de servicIos profesionales y de apoyo a la gestión vigentes, exclusivamente para incorporar actividades directamente relacionadas con la atención de la emergencia, la asistencia a la población afectada, la continuidad de la función administrativa y la recuperación de la capacidad institucional. Para tal efecto:.
Las entidades podrán asignar temporalmente a los servidores públicos funciones adicionales, complementarias o conexas a las propias del empleo, siempre que resulten compatibles con su nivel jerárquico, naturaleza funcional, perfil y competencias, y guarden relación directa con ,la atención, de la emergencia o con la continuidad del servicio en los territorios afectados.
La adecuación temporal de funciones no requerirá modificación de la planta de personal ni del manual específico de funciones y de competencias laborales, cuando se limite a la asignación de actividades adicionales, complementarias o conexas vinculadas directamente con la emergencia y no comporte cambio de nivel, denominación, grado, régimen salarial o naturaleza del empleo.
Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión vigentes podrán ser modificados unilateralmente para incorporar obligaciones específicas adicionales o ajustar su alcance, siempre que las nuevas actividades sean conducentes a la atención de la emergencia y resulten compatibles con la idoneidad y experiencia del contratista y no impliquen la celebración de un objeto materialmente distinto, de lo cual se dejará constancia en el informe aprobado por el supervisor.
Las modificaciones contractuales previstas en el numeral anterior podrán tramitarse mediante procedimiento simplificado y prioritario, dejando constancia de la necesidad derivada de la emergencia, del alcance de las obligaciones incorporadas y, cuando haya lugar, de la correspondiente disponibilidad presupuestal.
Las medidas de que trata este artículo podrán comprender actividades de atención al ciudadano, levantamiento y consolidación de información, apoyo administrativo, técnico, operativo o logístico, coordinación interinstitucional, recuperación de archivos y sistemas de información, orientación a la población afectada y demás actividades necesarias para atender o superar los efectos de la emergencia.
La asignación temporal de funciones y la modificación de obligaciones contractuales tendrán carácter transitorio y cesarán cuando desaparezcan las circunstancias que las justificaron o, en todo caso, el 31 de diciembre de 2026.
Lo previsto en este artículo no autoriza a desnaturalizar los empleos públicos, desconocer los requisitos del cargo, trasladar al servidor funciones correspondientes a un nivel jerárquico sustancialmente diferente, alterar derechos salariales o prestacionales, ni modificar contratos de prestación de servicios de manera que se configure un objeto nuevo e independiente. Las adecuaciones deberán guardar relación directa, específica y verificable con la emergencia y estarán sometidas a los principios de legalidad, necesidad, publicidad, proporcionalidad, responsabilidad, economía y transparencia.
Article 10Vigencia
El presente decreto legislativo rige a partir de la fecha de su publicación y tendrá los efectos temporales expresamente previstos en sus disposiciones.