QU TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA ACUERDO 11/2017 Reglamento de adquisición de bienes y contratación de servicios del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina EL TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA, VISTOS: Los Artículos 22, 26, 27 y 28 del Estatuto del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina; y, los Artículos 25 y 26 de su Reglamento Interno.

CONSIDERANDO

Que, de conformidad con el Articulo 22 del Estatuto del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina, concordante con el Artículo 25 de su Reglamento Interno, el Tribunal dictará reglamentaciones generales bajo la forma de Acuerdos y decisiones administrativas de efectos particulares mediante actos denominados Resoluciones. Que, en las cartas de control interno de las Auditorías a los Estados Financieros del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina, correspondientes a las gestiones 2015 y 2016, se recomendó la adopción de normativa interna destinada a regular, entre otros, la adquisición de bienes y la contratación de servicios por parte del Tribunal, así como los procedimientos y responsabilidades internas correspondientes.

Que, en consecuencia, el Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina reunido en sesión plenaria realizada el 21 de noviembre de 2017, aprobó el texto del Reglamento de adquisición de bienes y contratación de servicios del Tribunal, que tiene por objeto establecer los principios y normas aplicables a los procedimientos para la adquisición de bienes y la contratación de servicios por parte del Tribunal, con los ingresos ordinarios y extraordinarios que administra, así como regular los procedimientos y responsabilidades internas.

ACUERDA:

PRIMERO: Expedir el Reglamento de adquisición de bienes y contratación de servicios del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina, que consta como anexo del presente Acuerdo. QU TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA SEGUNDO: Publicar el presente Acuerdo, así como el Reglamento al que se hace referencia en la disposición precedente, en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, a los 24 días del mes de noviembre del año dos mil diecisiete. Ñ A ] ÑA Cecilia Luisa AYllón Quinteros Presidenta $ Rafael Vergara Quintero Hernán Rddri omero Zambrano Magistrado Magistrado Hugo Ramiro Gómez Apac Magistrado Secretario QUES TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DEL TRIBUNAL DE JUSTICIA DE 1A COMUNIDAD ANDINA CAPÍTULO | DISPOSICIONES GENERALES Sección Primera Marco General Artículo 1.

Objeto y Ámbito de aplicación El presente Reglamento tiene por objeto establecer los principios y normas aplicables a los procedimientos para la adquisición de bienes y la contratación de servicios por parte del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina, con los ingresos ordinarios y extraordinarios que administra, así como regular los procedimientos y responsabilidades internas.

Quedan excluidas del ámbito de aplicación del presente Reglamento: a) b) c) d) La adquisición de bienes en el extranjero, cuya importación se efectúe, en el marco del Convenio de Inmunidades y Privilegios suscrito por el Tribunal con la República del Ecuador, país sede de este Organismo; Las contrataciones efectuadas por el Tribunal en el marco del cumplimiento de convenios de cooperación, acuerdos u otro instrumento análogo o de similar finalidad, cuando se prevea expresamente la aplicación de reglas específicas incompatibles con el presente Reglamento;

La contratación de servicios bancarios y financieros; y, La adquisición de pasajes aéreos nacionales e internacionales. El presente Reglamento es de aplicación obligatoria a los oferentes y contratistas, así como a las autoridades, funcionarios y empleados del Tribunal. Artículo 2. Principios Generales Los procedimientos regulados por el presente Reglamento se regirán por los siguientes principios: b) d) US TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Competencia: El Tribunal debe asegurar en los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios, la mayor competencia posible.

En consecuencia: (i) Cuando la naturaleza del procedimiento lo permita, se facilitará el acceso a la mayor cantidad posible de oferentes y se procurará que se produzca el mayor grado de competencia posible entre sus ofertas; (ii) Se propiciará una búsqueda imparcial de los oferentes para la presentación de ofertas en los procedimientos de contratación; y. (iii) Se comprarán bienes y se adjudicarán servicios en las mejores condiciones económicas a los oferentes más aptos y calificados.

Economía y eficiencia: El procedimiento debe perseguir que se utilice el mínimo posible de recursos y que se obtenga el máximo beneficio posible mediante la contratación. Trato igualitario: El procedimiento asegurará que la selección y la evaluación de las capacidades técnicas, económicas, financieras y profesionales se haga sobre una base objetiva y de no discriminación. Transparencia: Se garantizará el acceso a la información relativa a los procedimientos de contratación a los oferentes en igualdad de condiciones.

Para ello se asegurará la oportuna publicidad y divulgación de la información y los documentos referidos a los mismos. Confidencialidad: Todos los funcionarios, empleados y contratistas del Tribunal tienen el deber de observar la mayor discreción y reserva con respecto a información conocida como consecuencia del desarrollo de los procedimientos regulados por el presente Reglamento, que no haya sido objeto de publicidad y divulgación. Igualmente, tienen el deber de observar una conducta ética en relación con la administración de la información y datos a los que tienen acceso en razón de sus cargos, del ejercicio de sus funciones y del cumplimiento de sus compromisos contractuales.

Conservación de documentos, archivo y unidad del expediente: Se debe conservar en buen estado y en un único expediente toda la documentación relativa al procedimiento de contratación, que incluirá todos los documentos justificativos que hayan sustentado la decisión TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA final, así como los documentos correspondientes al seguimiento contractual, facilitando el debido y adecuado seguimiento del cumplimiento de los procedimientos que se regulan en este instrumento. 9) Fomento de la Participación Subregional Andina: El Tribunal promoverá la participación subregional en los procedimientos de contratación de servicios.

Artículo 3. Definiciones Para efectos del presente Reglamento, se entenderá por: Estatuto: Estatuto del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina aprobado mediante Decisión 500 del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores. Ingresos ordinarios: Las contribuciones anuales de los Países Miembros, las cuales son fijadas proporcionalmente por la Comisión de la Comunidad Andina, a través de una Decisión. Ingresos extraordinarios: Los demás ingresos que perciba el Tribunal, sin distinción de su naturaleza u origen, compuestos principalmente por los saldos no utilizados de los presupuestos anuales anteriores, las cuentas por cobrar de contribuciones pendientes de pago por parte de los Países Miembros, así como por los intereses de las inversiones que realiza.

Instrucciones para la presentación de ofertas: Convocatorias, términos de referencia, cartas de invitación o cualquier otro instrumento a través del cual se establezcan lineamientos para la presentación de ofertas de venta de bienes prestación de servicios. Jefe Administrativo y Financiero: Jefe Administrativo y Financiero del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina.

Pleno: Cuerpo colegiado conformado por todos los Magistrados del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina. Presidente del Tribunal: Presidente del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina, quien de acuerdo con lo previsto en el Artículo 28 del Estatuto del Tribunal, es responsable por la ejecución del Presupuesto y tiene la calidad de ordenador del gasto.

Presupuesto ordinario: Presupuesto del Tribunal compuesto por las contribuciones anuales de los Países Miembros, definidas por la Comisión de la Comunidad Andina mediante Decisión, las cuales se constituyen como (AÑ (sa) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA ingresos ordinarios para cada gestión, de acuerdo con el Articulo 26 del Estatuto del Tribunal.

Presupuesto extraordinario: Presupuesto del Tribunal compuesto por los ingresos extraordinarios que administra. Programación Anual de Gastos: Previsión anual de ejecución del presupuesto ordinario y extraordinario. Reglamento Interno: Reglamento Interno del Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina. PAC: Plan Anual de Contrataciones. Tribunal: Tribunal de Justicia de la Comunidad Andina.

Sección Segunda Criterios de Elegibilidad Artículo 4. Elegibilidad y Acreditación Por regla general, será elegible para contratar con el Tribunal toda persona natural o jurídica que tenga capacidad para contratar y se encuentre en ejercicio de sus derechos civiles en el territorio de alguno de los Países Miembros de la Comunidad Andina o en su país de origen, y que cumpla los requisitos previstos en los términos de referencia o en las especificaciones técnicas.

El Tribunal solicitará el suministro de documentos justificativos que permitan comprobar el cumplimiento de la personería y representación jurídica, así como de las capacidades técnicas y económicas que se requieran conforme a los criterios de evaluación previamente establecidos. La no remisión de los documentos exigidos generará la exclusión del procedimiento correspondiente por no satisfacer los criterios formales exigidos para su evaluación. No son elegibles y están impedidos de participar en los procedimientos de contratación del Tribunal, ya sea como oferente o contratista: a) Los que se encuentren incursos en una situación de conflicto de interés actual o potencial;

IN b) Los que hayan presentado documentos con declaraciones falsas en el procedimiento de contratación; QU TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA c) Los que estén incursos en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales que sean aplicables; d) Los que hayan sido incluidos en el Sistema de Alerta; e) Los que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad considerada como no ética, ilegal o falta grave.

No son elegibles para ser contratados por el Tribunal, las personas fisicas que pertenezcan a la Administración Pública o que se encuentren vinculados laboralmente con un ente estatal, a la fecha de la contratación, salvo que cuenten con una licencia en sus funciones y no se encuentren impedidos por un conflicto de interés. Sección Tercera Organización del archivo Artículo 5.

Documentación del proceso Cada etapa del procedimiento de contratación y cada acto de seguimiento contractual estarán documentados y serán mantenidos en archivos, en copia física y electrónica, conforme al principio de Transparencia. La Jefatura Administrativa y Financiera del Tribunal mantendrá un sistema de archivos y de seguimiento del trámite de los mismos con el propósito de crear una pista de auditoría y facilitar la gestión de las contrataciones realizadas.

Cada procedimiento de adquisición y contratación estará registrado en un expediente que contendrá todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban y generen en cada modalidad de contratación, en original, y firmados por quien corresponda. Artículo 6. Conservación del expediente El expediente y la documentación que este contiene deberán mantenerse en los archivos de la Jefatura Administrativa y Financiera del Tribunal por un periodo no inferior a cinco (5) años, contado a partir de la terminación de la ejecución del contrato respectivo, SAS TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA.

Sección Cuarta Etica y Buena Conducta Artículo 7. Conducta ética El personal del Tribunal, los oferentes y contratistas observarán una conducta ética durante el transcurso del procedimiento de contratación, así como en la celebración y ejecución del contrato, respetando y sin afectar los intereses del Tribunal. Artículo 8. Conflicto de interés El personal del Tribunal o el contratista que intervenga en un procedimiento de contratación y que tenga un conflicto de interés, potencial o actual, lo notificará inmediatamente por escrito al Presidente del Tribunal.

Artículo 9. Sistema de Alerta La Jefatura Administrativa y Financiera del Tribunal implementará y mantendrá actualizado un Sistema de Alerta en el cual se incluirá a los oferentes y contratistas que hayan incurrido en prácticas corruptas, no éticas, fraudulentas, o hayan incumplido gravemente sus obligaciones contractuales, mediante un informe debidamente motivado.

Sección Quinta Confidencialidad y Política de Privacidad Artículo 10. Discreción El personal del Tribunal que, en razón de sus cargos o del ejercicio de sus funciones, intervengan en un procedimiento de contratación, observarán la mayor discreción y reserva en lo relativo a los asuntos tratados y conocidos durante el desempeño de sus responsabilidades.

Artículo 11. Comunicaciones Todos los contactos o comunicaciones entre el Tribunal y los oferentes que intervengan en un procedimiento de contratación serán registrados por escrito, y cumplirán las condiciones que garanticen la transparencia y la igualdad de trato. El personal del Tribuna! que, en razón de sus cargos o del ejercicio de sus funciones, intervengan en un procedimiento de contratación, no podrán comunicar a persona alguna datos ni informaciones conocidas por ellos, salvo (AÑ d 5/9) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA cuando se trate de información no declarada como confidencial o cuando cuenten con autorización escrita por parte del Tribunal.

Artículo 12. Protección de la información El Tribunal tomará las medidas administrativas necesarias para la protección física y digital de la información obtenida o elaborada durante un procedimiento de contratación y que sea de carácter confidencial, con el fin de evitar su divulgación. El personal del Tribunal protegerá la información facilitada por los oferentes que haya sido designada de carácter confidencial en sus ofertas.

Artículo 13. Datos de carácter personal A los efectos del presente Reglamento, se entiende por datos de carácter personal los que permitan identificar a una persona natural o jurídica; pública o privada, de manera individual; tales como nombres y apellidos; razón social; nacionalidad; dirección de domicilio; código postal; datos de registro; identificación fiscal; números telefónicos; documentos de identidad; direcciones de correo electrónico; calificaciones académicas; títulos profesionales; información bancaria o financiera; o, cualquier otra que sea capaz de afectar el derecho a la intimidad que corresponda a una persona.

El personal del Tribunal no divulgará los datos de carácter personal que le sean suministrados y que hayan sido facilitados al Tribunal como consecuencia de la tramitación de un procedimiento de contratación. Los datos de carácter personal contenidos en las expresiones de interés y ofertas se incorporarán a la Base de Datos del Tribunal. En cualquier momento, los oferentes o contratistas podrán solicitar por escrito la remoción de sus datos personales de la Base de Datos.

En estos casos, se procederá a la eliminación total de los datos de sus registros, para lo cual la Jefatura Administrativa y Financiera dispondrá de un lapso de cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud del interesado. CAPÍTULO Il FASE PRECONTRACTUAL Sección Primera Programación (ER d 5/9) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Artículo 14.

Programación El Pleno aprobará un Plan Anual de Contrataciones del Tribunal, el cual estará vinculado con los Presupuestos Ordinario y Extraordinario, y con la Programación Anual de Gastos, y será elaborado por el Jefe Administrativo y Financiero. El Plan contendrá, entre otros, los siguientes datos: 1. Detalle debidamente justificado de las adquisiciones de bienes y contratación de servicios que se realizarán durante la gestión correspondiente; 2.

Descripción del objeto o finalidad de las adquisiciones y contrataciones contenidas en el Plan; 3. Presupuesto estimativo de los bienes y servicios a adquirir o contratar; 4. Cronograma de implementación del Plan. El Plan podrá ser revisado, modificado o actualizado con la aprobación del Pleno del Tribunal. Artículo 15. Ejecución El Presidente juntamente con el Jefe Administrativo y Financiero serán responsables por la ejecución del Plan Anual de Contrataciones y presentarán informes semestrales al Pleno del Tribunal, sobre el estado de ejecución del mismo, así como sobre las contingencias que se presenten.

Artículo 16. Adquisición o contratación no programada Cuando de manera excepcional y por motivos debidamente justificados sea necesario realizar una adquisición o una contratación que no esté contemplada en el Plan Anual de Contrataciones, el Jefe Administrativo y Financiero elaborará un informe en ese sentido, el cual deberá contar con el visto bueno del Presidente y ser aprobado por el Pleno del Tribunal, a fin de ejecutar las acciones que correspondan.

Sección Segunda Procedimientos de Contratación Subsección | Adquisiciones Menores Artículo 17. Orden de Adquisición Cuando el valor estimado de la adquisición o contratación sea igual o inferior a los USD 10,000.00 (Diez Mil Dólares Americanos) esta se registrará mediante una orden de adquisición. 10 QS TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA La orden de adquisición será elaborada por el Jefe Administrativo y Financiero, quien certificará la programación y la disponibilidad presupuestaria de la contratación. La orden de adquisición incluirá los datos del adjudicatario, el cual será seleccionado a partir de una comparación de precios.

Al efecto, en todas las contrataciones se tendrán que recabar por lo menos tres cotizaciones. Las contrataciones no programadas podrán ser autorizadas por el Pleno del Tribunal, previo informe de necesidad y disponibilidad económica elaborado por el Jefe Administrativo y Financiero, con el visto bueno del Presidente. Subsección Il Adjudicación Directa Artículo 18.

Procedencia de la Adjudicación Directa La Adjudicación Directa es un procedimiento de contratación excepcional que sólo podrá aplicarse cuando se trate de contrataciones programadas, cuyo valor no exceda de USD 1,000.00 (Mil Dólares Americanos) y en los siguientes casos: a) Cuando existan situaciones de emergencia o de fuerza mayor que puedan afectar la ejecución oportuna de las actividades del Tribunal; b) Cuando razonablemente no se haya logrado identificar otros potenciales oferentes capacitados para ejecutar el contrato de modo que se satisfaga plenamente la necesidad subyacente; c) Cuando la existencia previa de un contrato implica la contratación de bienes o servicios complementarios de una fuente única de suministro.

En el procedimiento de Adjudicación Directa se podrán realizar negociaciones para obtener las condiciones más favorables a favor de los intereses del Tribunal. La Adjudicación Directa siempre debe justificarse por escrito, mediante una exposición razonada de los motivos que impiden o imposibilitan la utilización de los procedimientos competitivos, la cual debe ser elaborada por el Jefe Administrativo y Financiero.

“4 QS TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Subsección Ill Licitación Cerrada Artículo 19. Cuantía y métodos de selección La adquisición de bienes y la contratación de servicios se efectuará mediante Licitación Cerrada cuando el valor estimado sea superior a USD 10,000.00 (Diez Mil Dólares Americanos) e inferior a USD 20,000 (Veinte Mil Dólares Americanos).

En estos procedimientos sólo participan los oferentes preseleccionados en una Lista Corta. La solicitud de ofertas en la Licitación Cerrada, dependiendo del grado de definición y caracteristicas del bien o servicio requerido, se realizará mediante los siguientes métodos: a. Carta de Invitación Mediante la Carta de Invitación se comunica a los oferentes preseleccionados en una Lista Corta las condiciones de participación. Se utilizará este método cuando las características técnicas de los bienes o servicios requeridos se encuentren plenamente definidas.

La Carta de Invitación indicará la fecha, la hora y el lugar donde se recibirán las ofertas, que no será menor de siete (7) días, contados a partir del día siguiente a su recepción. b. Solicitud de propuestas Se utilizará el método de Solicitud de Propuestas cuando las caracteristicas técnicas de los bienes o servicios requeridos no se encuentren plenamente definidas y la evaluación se efectúe en función a la calidad de las propuestas.

En aquellos casos donde el presupuesto es fijo, la Solicitud de Propuestas incluirá una indicación del presupuesto disponible y los oferentes solamente estarán obligados a presentar una oferta técnica. La evaluación de las propuestas se llevará a cabo en dos etapas: primero se evaluará la calidad y luego el costo. Artículo 20. Elaboración de la Lista Corta En los procedimientos de Licitación Cerrada, el Jefe Administrativo y Financiero elaborará una Lista Corta, que se basará en un análisis de identificación de potenciales contratistas, teniendo en cuenta la Base de Datos del Tribunal, expresiones de interés o fuentes internas o externas de información. 12 (AÑ (sia) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA En la Lista Corta solamente se incluirán aquellos oferentes que cumplan con los requisitos que los habilite a participar en el procedimiento correspondiente.

La Lista Corta no será divulgada entre los oferentes preseleccionados que la conforman. No podrán ser incluidos en ninguna Lista Corta quienes estén registrados en el Sistema de Alerta. En cada contratación, la Lista Corta tendrá por lo menos tres (3) potenciales oferentes. En casos excepcionales, el Jefe Administrativo y Financiero podrá justificar la conformación de la Lista con un número inferior de potenciales oferentes a los previstos en el presente artículo.

Artículo 21. Expresiones de interés El Jefe Administrativo y Financiero podrá invitar a presentar expresiones de interés como método para elaborar la Lista Corta, de acuerdo con las siguientes modalidades: a. Mediante la publicación de las instrucciones para la presentación de ofertas, así como los términos de referencia o las especificaciones técnicas; o b. Mediante la publicación del objeto y las condiciones de contratación. Cuando la publicación se efectúe de acuerdo con la modalidad “a” del párrafo 1, la invitación a presentar expresiones de interés sustituirá a la carta de invitación o a la solicitud de propuestas como método para la solicitud de ofertas e indicará que la información presentada será utilizada tanto para la conformación de la lista corta como para la evaluación respectiva.

Las expresiones de interés podrán ser recibidas por medios físicos o electrónicos o en una dirección identificada en la correspondiente invitación. El Jefe Administrativo y Financiero elaborará un Informe de Recepción de las expresiones de interés. La invitación se mantendrá publicada en el sitio oficial de Internet del Tribunal durante un lapso minimo de quince (15) días calendario, contado a partir del día siguiente de la fecha de su publicación. La invitación se podrá anunciar en los sitios de Internet de otras organizaciones o de entidades públicas o privadas; así como mediante diversos medios de comunicación, conforme sea necesario. 13 (EIN (s[a) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Subsección IV Licitación Abierta Artículo 22.

Cuantía y métodos de selección La adquisición de bienes y la contratación de servicios se efectuará mediante Licitación Abierta cuando el valor estimado sea igual o superior a los USD 20,000 (Veinte Mil Dólares Americanos). En la Licitación Abierta, la solicitud de ofertas, dependiendo del grado de definición y características del bien o servicio requerido, se realizará mediante los siguientes métodos: a. Convocatoria Pública Se utilizará el método de Convocatoria Pública cuando las características técnicas de los bienes o servicios requeridos se encuentren plenamente definidas. b. Solicitud de Propuestas Serán aplicables al método de Solicitud de Propuestas utilizado en el procedimiento de Licitación Abierta, las reglas previstas para este método en la Licitación Cerrada.

Artículo 23. Lapso de Publicación La Convocatoria Pública o la Solicitud de Propuestas se mantendrá publicada como minimo durante un lapso de veinte (20) días calendario, contado a partir del día siguiente de su publicación. Sección Tercera Procedimiento para la Licitación Cerrada y la Licitación Abierta Articulo 24. Inicio del procedimiento En el documento de inicio del procedimiento, el Jefe administrativo y Financiero certificará la programación y procedencia de la contratación, asi como la disponibilidad presupuestaria para la contratación. Cuando se trate de una contratación no programada, el inicio del procedimiento debe contar con la previa aprobación del Pleno. Los Términos de Referencia o las Especificaciones Técnicas serán parte integrante del inicio del procedimiento y constarán en documento Anexo. 0 HA 14 US TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Artículo 25.

Recursos Una vez adjudicada una contratación y suscrito el respectivo contrato, la Jefatura Administrativa y Financiera comprometerá los recursos certificados por el valor total del contrato. Artículo 26. Recepción de ofertas Las ofertas serán recibidas en la Jefatura Administrativa y Financiera, y serán ordenadas y registradas por fecha de recepción, debiendo ser custodiadas en un lugar seguro hasta su apertura.

Previo a la apertura de las ofertas, se verificará que las mismas hayan sido presentadas en la forma y en el tiempo previstos en las Instrucciones y en la respectiva solicitud de ofertas o de expresiones de interés respectivamente. Las ofertas que no cumplan con los requisitos de oportunidad y forma no se considerarán presentadas. Artículo 27.

Apertura de ofertas Las ofertas serán abiertas por el Jefe Administrativo y Financiero dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del lapso para la recepción de las ofertas conforme a lo establecido en las Instrucciones. Artículo 28. Evaluación preliminar Luego de la apertura, las ofertas serán revisadas en una etapa preliminar con el objeto de verificar el cumplimiento de los criterios formales de evaluación establecidos en las Instrucciones para la presentación de ofertas.

En esta etapa serán rechazadas las ofertas que incurran en los siguientes supuestos: a) Cuando se trate de una oferta incompleta, debido a que no contiene toda la información requerida de forma obligatoria según las Instrucciones para la presentación de ofertas; b) Cuando el oferente que la ha presentado resulte inelegible de acuerdo con el Artículo 4 de este Reglamento; o, c) Cuando la oferta es presentada de forma incorrecta, por colocar juntas las ofertas técnicas y financieras cuando fueran solicitadas por separado.

Cualquier modificación de la oferta después del lapso establecido para su presentación será rechazada. NX O, 15 TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Artículo 29. Criterios de evaluación El Jefe Administrativo y Financiero aplicará los criterios de evaluación previamente establecidos en las Instrucciones para la presentación de ofertas.

Los criterios de evaluación no podrán ser modificados durante el procedimiento de contratación. La evaluación de las ofertas debe completarse lo antes posible para que el Tribunal pueda enviar debida notificación sobre los resultados del procedimiento, dentro del plazo de validez de las ofertas especificado en las Instrucciones para la presentación de ofertas.

Artículo 30. Evaluación por méritos o en función de la oferta técnica La evaluación técnica supone un análisis de las capacidades, atributos y cualidades de los oferentes para determinar si las ofertas presentadas cumplen, no cumplen o superan los requisitos técnicos preestablecidos y las normas de calidad exigidas en los Términos de Referencia o en las Especificaciones Técnicas, considerando las ofertas financieras conforme a lo establecido en las instrucciones para la presentación de ofertas.

Artículo 31. Evaluación mediante ponderación de ofertas Las ofertas se evaluarán mediante la asignación de puntos. Las ofertas que no alcancen el puntaje mínimo serán rechazadas de acuerdo a lo establecido en las Instrucciones para la presentación de ofertas. En primer lugar, se evaluarán las ofertas técnicas y luego las ofertas financieras.

Entre ambas ofertas se realizará una ponderación combinada, conforme se haya determinado en las Instrucciones para la presentación de ofertas y aquella que este mejor posicionada en puntaje sumado será la oferta ganadora. La ponderación que se asigne a la calidad y al costo se determinará, en cada caso, de acuerdo con la naturaleza del contrato y el tipo de contratación. Artículo 32.

Entrevistas El Jefe Administrativo y Financiero, si así se ha previsto en las Instrucciones para la presentación de ofertas, podrá convocar a entrevistas con los oferentes elegibles. Estas entrevistas pueden ser realizadas personalmente o por otros medios no presenciales. Las entrevistas se llevarán a cabo para constatar la experiencia o las cualidades académicas señaladas en las ofertas técnicas que hayan obtenido 16 AN US, TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA el puntaje mínimo requerido para su calificación. Toda la información confidencial obtenida en estas entrevistas mantendrá tal condición. Artículo 33.

Informe de Evaluación El Informe de Evaluación será elaborado y suscrito por el Jefe Administrativo y Financiero; y, contendrá la recomendación de adjudicación, indicando claramente sus fundamentos. Asimismo, en caso de recomendar el rechazo de las ofertas o la descalificación de los oferentes señalará los fundamentos de tales recomendaciones.

El Informe de Evaluación junto con el proyecto de Contrato serán remitidos al Presidente del Tribunal para su respectiva aprobación. Sección Cuarta Adjudicación y otras formas de Terminación de la Fase Precontractual Artículo 34. Adjudicación La adjudicación será aprobada por el Presidente y tendrá en cuenta el Informe de Evaluación del Jefe Administrativo y Financiero.

Los resultados del Informe de Evaluación y de la adjudicación podrán ser difundidos después de la firma del contrato respectivo. La notificación al adjudicatario será enviada en un lapso de tres (3) días hábiles siguientes a la aprobación de la adjudicación y a los oferentes no seleccionados, cuando así se haya previsto en las Instrucciones para la presentación de ofertas, en un lapso de siete (7) días siguientes desde la fecha del envío de la notificación al adjudicatario.

En el sitio oficial de Internet del Tribunal se publicarán los resultados de la conclusión de los procedimientos de contratación de Licitación Abierta. No se requerirá la aprobación de la adjudicación cuando se trate de adquisiciones menores y de adjudicaciones directas, de acuerdo con los artículos 17 y 18 del presente Reglamento. En estos casos, la orden de adquisición será suscrita por el Jefe Administrativo y Financiero y contará con la certificación presupuestaria correspondiente.

Artículo 35. Procedimiento desierto El Jefe Administrativo y Financiero recomendará que un procedimiento de contratación se declare desierto en los siguientes casos: 17 (AÑ (sia) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA a) Cuando ninguna oferta haya sido presentada, o; b) Cuando todas las ofertas resulten rechazadas o los oferentes sean descalificados de acuerdo a las Instrucciones para la presentación de ofertas.

Una vez declarado desierio un procedimiento de contratación, se podrá determinar el inicio de uno nuevo, considerando la posibilidad de identificar tipos de procedimientos y métodos más idóneos, incluida la adjudicación directa, de acuerdo con la necesidad que se persigue satisfacer con la contratación de que se trate. Artículo 36. Cancelación del procedimiento Se podrá cancelar el procedimiento de contratación hasta antes de la suscripción del contrato, previo informe del Jefe Administrativo y Financiero, cuando se hubiera extinguido la necesidad de la contratación. La cancelación del procedimiento será notificada a cada uno de los oferentes por igual.

CAPÍTULO Ill FASE CONTRACTUAL Sección Primera Disposiciones Generales Artículo 37. Reglas generales Las contrataciones se formalizarán mediante un contrato escrito. Podrán exceptuarse de esta disposición las contrataciones de bienes y servicios de no consultoría cuya ejecución requiera de una sola prestación, que se cumpla en una sola entrega y tenga un valor estimado, igual o inferior, a los USD 5,000 (Cinco Mil Dólares Americanos), las cuales se registrarán con la orden de adquisición y la factura, recibo o documento análogo correspondiente, sin perjuicio de la existencia de documentos que contengan obligaciones particulares que asuman las partes.

El Tribunal no realizará pagos que no se encuentren amparados por los documentos a que se refiere el presente artículo. Los contratos serán suscritos por el Presidente del Tribunal y se firmarán por duplicado. Un original deberá ser entregado al contratista y el otro deberá ser 18 " (EEN d 50) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA registrado en el expediente correspondiente al procedimiento de contratación del Tribunal.

Solamente aquellas personas con capacidad legal para obligar a las partes pueden firmar contratos con el Tribunal. En consecuencia, con carácter previo a la firma del contrato, la Jefatura Administrativa y Financiera verificará que en el expediente se encuentre acreditada la existencia y personería jurídica del contratista, a través de los siguientes documentos: a) Cuando se trate de personas naturales, una copia del documento de identidad; y, b) Cuando se trate de personas jurídicas, una copia de los documentos que acrediten su existencia legal y la representación legal.

Las Especificaciones Técnicas, los Términos de Referencia, la descripción de los trabajos incluyendo planos, dibujos o diseños, se adjuntarán como un anexo del contrato. Artículo 38. Cesión Los contratos suscritos por el Tribunal no podrán cederse, transferirse o traspasarse, ni en todo ni en parte, sin su consentimiento previo dado por escrito.

En consecuencia, no podrán cederse los derechos, atribuciones u obligaciones que correspondan a un contratista, en virtud del correspondiente contrato sin la debida autorización del Tribunal. El cesionario en ningún caso podrá encontrarse incurso en alguna de las causales de inelegibilidad previstas en el Artículo 4 del presente Reglamento y deberá cumplir con los criterios de selección e idoneidad técnica para el desarrollo del contrato cedido, a satisfacción del Tribunal.

Artículo 39. Subcontratación Antes de la firma de un subcontrato el contratista solicitará previamente al Tribunal la aprobación, por escrito, de tal subcontratación. Quien solicite la suscripción de un subcontrato presentará ante el Tribunal toda la documentación requerida para determinar si las personas naturales o jurídicas propuestas satisfacen los criterios de selección y disponen de la idoneidad suficiente para el desarrollo de las labores o el trabajo propuesto, a satisfacción del Tribunal.

Sólo podrá subcontratarse la cantidad y calidad de labores o de trabajo previamente señaladas y aprobadas en las Instrucciones para la presentación de ofertas. 19 (ER (sa) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA El subcontratista en ningún caso podrá encontrarse incurso en alguna de las causales de inelegibilidad previstas en el Artículo 4 del presente Reglamento.

La aprobación de la subcontratación no libera al contratista del cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Artículo 40. Uso del nombre y símbolos del Tribunal El nombre, el emblema, el sello y los simbolos oficiales del Tribunal y de la Comunidad Andina no podrán ser utilizados por ningún contratista, salvo que ello haya sido expresamente autorizado.

Artículo 41. Inmunidades y privilegios En los contratos que celebre, el Tribunal hará reserva expresa de los privilegios e inmunidades que le corresponden conforme a los convenios que haya suscrito a tal efecto. Artículo 42. Pagos anticipados en adquisición de bienes Sólo en casos excepcionales, en la adquisición de bienes se podrán contemplar pagos anticipados a la entrega.

En tales casos, estos pagos deben encontrarse justificados por escrito por el contratista que los solicite junto con la oferta financiera que haya presentado, explicando la necesidad del pago anticipado, el monto solicitado y el cronograma para la utilización de los montos anticipados. Por regla general, los pagos anticipados no serán mayores al veinte por ciento (20%) del precio total del contrato.

Artículo 43. Pagos anticipados en contratos de servicios por producto determinado En los casos de contratación de servicios por producto determinado, los pagos que se realicen antes de la entrega del producto final no podrán exceder el sesenta por ciento (60%) del precio global. Artículo 44. Cláusulas de indemnización por daños y perjuicios En el Contrato figurará una cláusula de indemnización por daños y perjuicios en la cantidad apropiada para el caso en que los retrasos en el cumplimiento de una obligación o para el caso en que los productos contratados no se ajusten a las especificaciones técnicas acordadas, supongan un costo extraordinario o pérdida de ingresos o de otros beneficios para el Tribunal. 20 dE d 50) TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Artículo 45.

Modificaciones Cualquier modificación de los términos y condiciones del contrato, del alcance de su objeto, del cronograma de ejecución, del precio del contrato, incluyendo cambio, renuncia o adición de nuevas disposiciones contractuales, serán aprobados por las partes o sus representantes; y deberán constar en un apéndice que será suscrito conforme a lo previsto en el Artículo 38 de este Reglamento.

No podrá modificarse el objeto del contrato. Las modificaciones al contrato no surtirán efectos retroactivos, sólo podrán ser realizadas durante el periodo de vigencia del contrato y deberán responder a motivos justificados. Sección Segunda informes y pagos Artículo 46. Obligación de rendir informes Los contratistas están obligados a presentar al Tribunal los informes, reportes y documentos señalados en el Contrato, en la cantidad y en los períodos de tiempo que allí se especifican.

Los informes deben contener, según corresponda, información sobre el avance de los trabajos de acuerdo con los plazos de ejecución previstos en el Contrato. En los contratos de servicios por honorarios o en aquellos que establezcan costos reembolsables, los contratistas presentarán información actualizada sobre la ejecución financiera y presupuestaria del contrato.

Artículo 47. Inspección y prueba Todos los productos y entregables objeto de los contratos estarán sujetos a inspección, evaluación y prueba por parte del Tribunal. No se darán por recibidos, en consecuencia, productos o entregables que no hayan sido sometidos previamente a inspección, evaluación o prueba, según corresponda. La inspección, evaluación o prueba no exonera al contratista de su responsabilidad por los productos o entregables que no cumplan con las Especificaciones Técnicas o los Términos de Referencia, ni por algún otro requerimiento establecido por vía contractual, ni de la responsabilidad por cualquier otra falla o defecto que pudieran ser encontradas con posterioridad.

Artículo 48. Pagos Una vez presentada la factura, nota de venta o boleta correspondiente, conforme al monto adeudado, con indicación del número del contrato, el Tribunal podrá realizar los pagos que correspondan. 21 (AÑ d Sa! TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Los pagos se efectuarán conforme a la modalidad y al cronograma establecido en el Contrato.

Artículo 49. Pago final No se procederá al pago final hasta tanto el contratista no haya cumplido con todas sus obligaciones en relación con la ejecución del contrato, incluyendo cronograma de entregas, así como la aprobación del producto, resultado o servicio contratado por parte del Tribunal. A solicitud de la parte interesada, el Tribunal podrá emitir un Certificado de Cumplimiento sobre la ejecución del contrato.

Sección Tercera Incumplimiento y Resolución del Contrato Artículo 50. Resolución por el Tribunal El Tribunal podrá declarar la resolución de un contrato, previo otorgamiento al contratista de un plazo no inferior de siete días calendario para subsanar la irregularidad, en cualquiera de los siguientes casos: a) Cuando se verifique un incumplimiento en la ejecución del contrato y este no sea subsanado en un lapso prudencial o en el lapso establecido en el Contrato; b) Cuando el contratista presente documentos con declaraciones falsas o sustancialmente erróneas; c) Cuando el contratista esté incurso en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza, vigente en las legislaciones y normativas que le sean aplicables; €) Cuando el contratista o alguno de sus representantes hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad considerada como no ética o ilegal que suponga un perjuicio para los intereses del Tribunal; f Cuando el contratista cede el contrato o subcontrata sin autorización previa dada por escrito del Tribunal; g) Cuando el contratista no presenta las garantias exigidas, ni los seguros requeridos dentro de los lapsos establecidos; 22 UE TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA h) Cuando, como resultado de fuerza mayor, el contratista se encuentra imposibilitado de prestar o ejecutar una parte sustancial del contrato;

Oo, 1) Asola discreción del Tribunal, por razones de fuerza mayor. Cualquiera de los motivos señalados en este artículo, exceptuando las causas mencionadas en los literales h) e i), darán lugar además de la resolución del contrato, a la inclusión del contratista en el Sistema de Alerta. Asimismo, salvo dichas causas, estos motivos darán también lugar a que el Tribunal, en caso de resultar perjudicado, tenga derecho a la indemnización por daños y perjuicios que corresponda.

Los contratistas que sean incluidos en el Sistema de Alerta podrán ser obligados al reembolso de los pagos que hayan recibido, conforme a lo establecido en el Contrato. Artículo 51. Resolución de contrato por el contratista El contratista puede exigir la resolución del contrato, en los siguientes casos: a) Cuando el Tribunal demore en la cancelación de los pagos debidos con ocasión del contrato, dentro de los lapsos establecidos en el Contrato o incumpla gravemente otras obligaciones que impidan la ejecución del contrato.

Este motivo dará también lugar a que el contratista, en caso de resultar perjudicado, tenga derecho a la indemnización por daños y perjuicios que corresponda, o; b) Si, como resultado de fuerza mayor, el contratista se encuentra imposibilitado de prestar o ejecutar una parte sustancial de su contrato. La causa de fuerza mayor deberá ser debidamente notificada por el contratista al Tribunal dentro de un lapso de cinco (5) dias continuos siguientes al momento que se tenga conocimiento del hecho que la originó. Artículo 52.

Resolución del contrato por mutuo acuerdo El Tribunal y el Contratista de mutuo acuerdo podrán en cualquier momento dejar sin efecto el contrato, estableciendo, cuando corresponda, el pago de una indemnización por los daños y perjuicios ocasionados por la resolución anticipada del contrato. Para tal efecto, ambas partes deberán manifestar expresamente y por escrito su voluntad de resolver el vínculo contractual.

Sin perjuicio de lo establecido en el numeral anterior, el Tribunal podrá incluir al Contratista en el Sistema de Alerta, cuando concurran las circunstancias previstas en Artículo 9 de este Reglamento. 23 UE TRIBUNAL DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD ANDINA Sección Cuarta Solución de Controversias Artículo 53. Medios de solución de controversias Se procurará siempre resolver de forma amistosa las diferencias que pudieran surgir durante la ejecución del contrato.

Las controversias podrán ser materia de negociación, conciliación y mediación. CAPÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES Artículo 54. Interpretación La interpretación y ejecución del presente Reglamento estará a cargo del Tribunal. Artículo 55. Vigencia El presente Reglamento entrará en vigencia al día siguiente a la fecha de su aprobación por el Tribunal..*. ooo 24