Junta directiva de la sociedad administradora. La junta directiva de la sociedad administradora deberá cumplir respecto de la administración de los Fondos Voluntarios de Pensión las siguientes obligaciones
Verificar el cumplimiento del reglamento del Fondo y de los planes vinculados al mismo.
Aprobar nuevos planes voluntarios de pensión a desarrollarse a través del Fondo. Para el efecto, previamente deberá informarse al comité de inversiones de que trata el artículo 2.42.1.4.2 del presente decreto sobre el contenido del nuevo plan.
Elegir a los miembros del comité de inversiones, así como establecer los lineamientos para el ejercicio de las funciones de dicho comité y realizar un seguimiento al cumplimiento de los mismos.
Aprobar los estados financieros del Fondo y los estudios de valuación actuarial a los que hubiere lugar.
Designar al actuario, cuando corresponda.
Definir las políticas y procedimientos aplicables a la administración de Fondos Voluntarios de Pensión.
Designar a la entidad que prestará los servicios de custodia de valores y definir los criterios o estándares aplicables a la selección de dicha entidad.
Definir una adecuada estructura organizacional para garantizar el cumplimiento de las funciones propias de la administración del Fondo Voluntario de Pensión, así como del personal responsable de las mismas, y la independencia de las áreas de riesgo e inversión.
Fijar los procedimientos y políticas para determinar el proceso de valoración de los portafolios del Fondo Voluntario de Pensión y para calcular las sumas acreditadas a cada partícipe, los cuales deberán ser cumplidos por la sociedad administradora o por el custodio del respectivo Fondo, según lo establezca el reglamento.
Fijar medidas de control que permitan vigilar el cumplimiento de las reglas establecidas para la valoración del Fondo Voluntario de Pensión.
Determinar las políticas necesarias para adoptar medidas de control y reglas de conducta apropiadas y suficientes, que se orienten a evitar que el Fondo pueda ser utilizado como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes de actividades ilícitas, para realizar evasión tributaria b para dar apariencia de legalidad a actividades ilícitas o a las transacciones y recursos vinculados con las mismas.
Aprobar los manuales para el control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, de gobierno corporativo, incluyendo el código de conducta, de control interno, y los demás necesarios para el cumplimiento de las normas aplicables.
Diseñar políticas, directrices y procedimientos de gobierno corporativo y de control interno, orientadas a administrar los riesgos que puedan afectar al Fondo Voluntario de Pensión.
Determinar políticas, directrices y procedimientos para garantizar la calidad de la información divulgada al público en general, a los partícipes y a la Superintendencia Financiera de Colombia.
Establecer políticas y adoptar los mecanismos que sean necesarios para evitar el uso de información privilegiada o reservada y la manipulación de la rentabilidad del Fondo.
Definir las situaciones constitutivas de conflictos de interés, así como las políticas y los procedimientos para su prevención y administración, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.42.1.4.12. del presente decreto.
Establecer políticas, directrices y procedimientos para el ejercicio de los derechos políticos inherentes a los valores administrados colectivamente, cuando dicha actividad no haya sido delegada voluntariamente en el custodio de dichos valores. Dichas políticas, directrices y procedimientos deberán definir expresamente los casos en que la sociedad administradora podrá abstenerse de participar en las deliberaciones y votaciones, en razón, entre otras, de la poca materialidad de la participación social o de los asuntos a ser decididos.
Fijar las directrices de los programas de capacitación para los funcionarios encargados de las tareas relacionadas con la administración del Fondo Voluntario de Pensión.
Dictar las políticas y mecanismos para solucionar de manera efectiva y oportuna los problemas detectados y reportados por las áreas involucradas en la administración del Fondo Voluntario de Pensión, y por el revisor fiscal, sobre asuntos que puedan afectar el adecuado funcionamiento y administración del Fondo.
Determinar los mecanismos que eviten la aplicación de prácticas discriminatorias o inequitativas entre los partícipes de un mismo Fondo Voluntario de Pensión.
Establecer políticas en cualquier otro aspecto que tenga relevancia con el adecuado funcionamiento y la correcta administración del Fondo Voluntario de Pensión.
Las demás establecidas a cargo de la junta directiva de la sociedad administradora de Fondos Voluntarios de Pensión en otras normas legales o reglamentarias.