Dirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera
Ejercer las funciones de secretario del Consejo Directivo y demás cuerpos colegiados del Instituto que le sean asignados, preparando y presentando la agenda, los temas a tratar y actas respectivas.
Coordinar, conceptuar e informar al Director General, respecto de las decisiones tomadas por los Comités de Asesoría.
Comunicar oportunamente a las áreas interesadas las decisiones tomadas en los comités en los que participa.
Dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la ejecución y control presupuestal, registro y análisis de las operaciones financieras del Instituto, adquisición, almacenamiento, custodia y distribución de los bienes del Inpec.
Preparar la relación de necesidades presupuestales y ejecutar el presupuesto que le sea aprobado.
Coordinar con las Subdirecciones Regionales el desarrollo de las actividades propias del área administrativa, financiera, de talento humano y de capacitación de acuerdo con los planes, procesos y procedimientos establecidos.
Elaborar y tramitar en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica los proyectos de acuerdos, resoluciones y demás actos que deban someterse a la consideración o aprobación del Consejo Directivo o el Director General.
Dirigir, coordinar y controlar programas administrativos tendientes a optimizar los recursos físicos, administrativos, de talento humano y de capacitación del Instituto.
Dirigir y controlar el desarrollo de los procesos de adquisición y contratación, que requiera el Instituto, de acuerdo con las normas que regulen el tema.
Recibir, atender, tramitar y distribuir los reclamos, quejas y observaciones presentadas por los ciudadanos, cuando se presenten deficiencias administrativas, corrupción, actos o procedimientos indebidos por parte de los servidores del Instituto y darles el trámite pertinente.
Hacer seguimiento y control a los derechos de petición en todas sus modalidades, incluidas las quejas y los reclamos, así como a los requerimientos que deban atender las diferentes dependencias del Instituto.
Atender los requerimientos de la ciudadanía que se presenten a la sede central y promover a nivel nacional acciones preventivas y de mejoramiento para evitar quejas en la prestación del servicio.
Presentar al Director General el anteproyecto de presupuesto y los acuerdos mensuales de gastos para su aprobación.
Formular, ejecutar, verificar y realizar acciones de mejora a los planes de la dependencia.
Aplicar y sugerir mejoras de los procedimientos establecidos y relacionados con los procesos en los que participe la dependencia.
Orientar y controlar el manejo de las relaciones colectivas e individuales con los funcionarios del Instituto.
Orientar y controlar las actividades relacionadas con el manejo de archivo, correspondencia, tesorería, contabilidad, presupuesto, almacén, compras y adquisiciones, inventarios y bienes del Instituto, transporte, vigilancia, fotocopiado, gestión documental, servicios generales y programas de Talento Humano que adelanten las Subdirecciones respectivas.
Las demás funciones que le sean asignadas por ley o reglamento y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.