Los oficiales, empleados militares o civiles, que sean destinados o trasladados, deberán hacer su presentación ante la autoridad militar correspondiente, para que ésta a su vez dé aviso por conducto regular al Ministerio de Guerra (Departamento de personal), y directamente al Contador Pagador que haya efectuado el pago del valor del pasaporte. En esta presentación harán saber si han llegado acompañados de sus familias, y el superior respectivo, en los avisos, hará constar esta circunstancia. En los casos en que el oficial llegue a su guarnición con anterioridad a su familia, inmediatamente después de la llegada de ella, deberá dar cuenta al superior respectivo, quien informará telegráficamente a las entidades ya mencionadas.
Cuando un oficial o empleado militar o civil recibe el valor de los pasaportes a que tiene derecho y no efectúa el viaje, deberá reintegrar inmediatamente las cantidades recibidas en la respectiva Contaduría, dando el aviso correspondiente al Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Ordenación. En los casos en que un oficial o empleado civil o militar no cumplan voluntariamente con esta obligación, sino que el Ministerio de Guerra se vea precisado a ordenar un descuento administrativo, se harán efectivas las siguientes sanciones: Constancia del hecho en la calificación y hoja de vida del Oficial; Una multa del cincuenta por ciento (50%) sobre el valor del pasaporte, cuando se trate de empleados militares y civiles, o la destitución inmediata del cargo que desempeñe.