En su elaboración, trámite y uso, se aplican las siguientes normas: a) ELABORACIÓN
Es elaborado por el evaluador a maquina o en letra de imprenta legible.
Se registran únicamente aspectos del perfil profesional que se destaquen como positivos o negativos y que sean demostrables.
Toda anotación debe ser de carácter descriptiva, clara y precisa, fundamentada en hechos concretos y no en apreciaciones abstractas o subjetivas.
Un comportamiento sin la suficiente prueba no debe ser registrado y la autoridad evaluadora pone el hecho en conocimiento del evaluado, con miras a desestimular la conducta anormal.
En el diligenciamiento del formulario se registra la siguiente información del evaluado: 01 Grado. 02 Arma o especialidad. 03 Apellidos y nombres. 04 Número de cédula de ciudadanía y código. 05 Unidad y organización a la cual pertenece. 06 Año al que corresponde la evaluación. 07 Cargo principal. 08 Fecha en la cual se efectúan las anotaciones. 09 Anotaciones sobre los hechos notables, positivos o negativos y firma, postfirma, grado y cargo del evaluador. 10 Enterado del evaluado, anotando su firma y fecha.
Es obligatorio anotar en el folio de vida lo siguiente
Apertura y cierre en la fecha de presentación y traslado del evaluado o al efectuar la evaluación anual
Cargo principal y adicional asignado
Traslado, indicando la unidad o destino. b) Trámite: 1. El evaluador conserva el folio de vida y con motivo de las anotaciones lo presenta al evaluado para su notificación. 2. El folio de vida hace parte del sistema de evaluación y como tal debe remitirse junto con el formulario de evaluación a los departamentos o direcciones de personal. 3. En caso de traslado del calificado antes de la evaluación anual o comisión permanente el folio de vida se envía a la nueva unidad o repartición, excepto lo estipulado en el artículo 25. c) Uso: 1. En el folio de vida se registran actuaciones, actitudes, comportamientos o práctica de habilidades fuera de lo común. 2. Los registros deben consignarse en el folio de vida en la fecha en que se produzca o conozca el hecho. 3. De toda anotación debe notificarse al evaluado quien debe firmar y anotar la fecha. 4. En caso de reclamo se procede conforme al artículo 134. 5. El folio de vida debidamente diligenciado es el documento que soporta y sustenta la evaluación anual.