Los responsables y/o encargados del tratamiento de la información dejarán de utilizar los datos transferidos o transmitidos según corresponda y suprimirán definitivamente los mismos de sus sistemas de información, bases de datos, archivos físicos, electrónicos u otros repositorios como medida de seguridad apropiada y conforme con los lineamientos y políticas en materia de gestión documental, por solicitud de los beneficiarios del pago o una vez finalice el tiempo razonable para el tratamiento y se hayan cumplido las obligaciones y finalidades que lo originaron o cuando cese la necesidad del mismo.
Para tal efecto, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, enviarán una certificación junto con la evidencia correspondiente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) indicando que los datos fueron eliminados de manera segura y que ha cesado de utilizarlos, so pena de considerarse una apropiación indebida de datos personales y/o circulación no autorizada.
(Artículo 33, Resolución 13 de 2021)