De conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA).
Lo anterior, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Lo dispuesto en el presente artículo aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando ello aplique.
Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, deberán continuar realizando la citada generación de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); no obstante estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera.
Sin embargo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dispondrá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, lo hagan voluntariamente de forma electrónica, para lo cual deberán surtir el procedimiento previsto para tal fin.
(Artículo 3, Resolución 167 de 2021)