De los registros. Corresponde a los Bancos de Tejidos y de Médula Ósea y a las IPS habilitadas con programas de trasplante, diligenciar y mantener toda la información que se genere como resultado de las actividades relacionadas con trasplantes de acuerdo con lo estipulado en el Manual de Buenas Prácticas o en las demás normas vigentes. Los registros de donación deberán estar soportados por los documentos correspondientes, los cuales se conservarán en un archivo activo especial durante un término de cinco (5) años y por diez (10) años en archivo muerto, y deberán contener por lo menos la siguiente información
Si la donación fue voluntaria por el donante, sus deudos o por presunción legal de donación.
Los componentes anatómicos que fueron obtenidos.
Lugar, institución y fecha de la extracción.
Responsable de la extracción.
Asignación de los componentes anatómicos y criterios que la determinaron.
Resultados de los exámenes practicados conforme al artículo 18 del presente decreto.
Las IPS habilitadas para efectuar trasplantes llevarán un archivo especial, de acceso restringido y confidencial sobre los antecedentes clínico-patológicos del donante, así como cualquier otro relacionado, salvo cuando no fuere posible conocer tales antecedentes como en los casos de donación por presunción legal.
Del procedimiento de extracción se levantará un acta por triplicado con destino a la historia clínica del paciente, archivo del grupo de trasplante o al Banco de tejidos y de Médula ósea y al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses cuando hubiere lugar, suscrita por el personal médico o técnico responsable de la extracción.
Los registros se llevarán en forma cronológica, en libros foliados. Se podrán aceptar registros en medio magnético, siempre y cuando se garantice la seguridad y conservación de los mismos y su disponibilidad oportuna.
Las IPS y los Bancos de Tejidos y de Médula Osea deberán llevar un registro soportado con los documentos correspondientes sobre el destino y manejo de los componentes anatómicos no utilizados.