Todo pasaporte llevará las firmas de los funcionarios autorizados para la expedición del documento y los sellos de la oficina encargada de expedirlos. La primera firma será la del Jefe de la oficina respectiva o del responsable de expedirlos y la segunda la del funcionario que el Jefe de la oficina designe, para lo cual la Subsecretaría de Comunidades Colombianas en el Exterior y Asuntos Consulares deberá ser informada con anterioridad. Donde haya un solo funcionario, éste suscribirá y sellará el documento las veces que sea necesario.
Las observaciones o anotaciones que se hagan a un pasaporte llevarán la fecha, el sello y la firma del funcionario responsable.