Todo pasaporte llevará la firma, nombre y denominación del cargo del funcionario debidamente autorizado para expedirlo. En las gobernaciones será la del jefe de la oficina que el gobernador designe y en los consulados, la del jefe de la oficina consular o el funcionario autorizado para ello. En las sedes de Santa Fe de Bogotá, llevará la firma del respectivo jefe de área o de los funcionarios debidamente autorizados para tal efecto. Las gobernaciones y los consulados deberán informar de las determinaciones sobre el particular ala División de Pasaportes.
Las observaciones o anotaciones que se hagan en un pasaporte llevarán la fecha, nombre y apellidos, firma y denominación del cargo del funcionario autorizado. Para poder efectuarlas se exigirán los documentos probatorios que motiven la modificación.