Libros digitales. En cumplimiento de lo previsto en el parágrafo del artículo 65 de la Ley 2166 de 2021, indistintamente de los libros que se deben llevar de manera física, los organismos de acción comunal deberán llevar sus libros de manera digital, mediante procesador de texto a través de la herramienta tecnológica prevista por el Ministerio del Interior, de la siguiente manera:
a. Módulo 1. Datos: En este módulo se debe ingresar la información general del organismo de acción comunal.
b. Módulo 2. Libro de registro de afiliados: En este módulo se debe cargar el libro de afiliados del organismo comunal.
c. Módulo 3. Otros documentos: En este módulo se deben cargar los demás documentos del organismo comunal.
d. Módulo 4. Libros de tesorería y de inventarios: A través del software contable dispuesto por el Ministerio del Interior, se deberá ingresar la información referente a cada libro.
e. Módulo 5. Libro de actas: En este módulo, se deben diligenciar en línea las actas del comité de convivencia y conciliación y actas de asamblea.
A través de esta herramienta, se les permitirá a los organismos de acción comunal cargar la documentación respectiva, actualizar sus datos y registrar la información financiera, la cual podrá ser consultada por la respectiva entidad de inspección, vigilancia y control, con la finalidad de obtener información estadística de los organismos de acción comunal de su jurisdicción.
En relación con los libros de tesorería e inventarios, el Ministerio del Interior definirá la información que genere el software contable establecido en el artículo 66 de la Ley 2166 de 2021 y que debe ser cargada mediante el procesamiento de imágenes en formato PDF en el módulo que se disponga para tal fin.
La organización de acción comunal diligenciará los libros de Actas de Asamblea, Registro de Afiliados, Actas de la Comisión de Convivencia y Conciliación y el libro de Reuniones de Junta Directiva y Dignatarios, en modo digital por medio de procesador de texto y de manera que se pueda diligenciar la información en línea, y, posteriormente, el respectivo cargue de los libros se efectuará, mediante el procesamiento de imágenes en formato PDF en el módulo que el Ministerio del Interior disponga para tal fin.
A través de esta herramienta los organismos de acción comunal registrarán sus libros ante las entidades de inspección, vigilancia y control competentes territorialmente, con el fin de que se expida el sello respectivo o se emita el acto administrativo correspondiente y se notifique al organismo comunal.