Contratación de la custodia de documentos de conservación temporal. Solo se podrá contratar la custodia de documentos de archivo de conservación temporal, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental; en este caso, las entidades públicas en los diferentes niveles, deberán exigir a los contratistas, y así deberá quedar consignado en los contratos que se suscriban, el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, en lo referente a:
Características de las edificaciones en las cuales se albergarán los documentos;
Idoneidad del personal asignado para la atención de los servicios contratados;
Organización de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de procedencia, orden original e integridad de los fondos;
Aplicación de la Tabla de Retención Documental;
Utilización de sistemas de información archivísticos que cumplan con las normas internacionales de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA);
Características de los materiales y contenedores utilizados para almacenamiento de los documentos;
Cumplimiento de condiciones de preservación y conservación de los documentos físicos y electrónicos que custodien.
Las entidades públicas que contraten servicios de custodia de documentos de archivo, deberán incluir en los estudios previos, en los pliegos de condiciones y en los contratos suscritos con terceros para la prestación del servicio respectivo, lo señalado en el presente artículo.
(Decreto número 1515 de 2013, artículo 14)