Para el registro de cada uno de los funcionarios y empleados nacionales, clasificados según las funciones de su cargo, se llevará una cartera de referencias en la que conste:
El nombre y apellido;
El cargo que desempeña;
Su carácter de titular o interino;
Las sanciones que sufriere;
El sueldo, y
Los datos personales sobre edad, naturaleza, estado civil, titulación, cargos anteriores, etc.; quejas que vinieren a la Procuraduría, resoluciones que merecieren esas quejas, copia de las sentencias penales contra el funcionario, providencias confirmatorias de nombramiento, relación de actos meritorios y distinciones y todos los demás datos concernientes a la persona del empleado registrado.
Estas carteras serán reservadas y de ellas no podrán expedirse datos ni referencias sino para ilustración de las autoridades y con el solo fin de coadyuvar a la mejor selección del personal en la colocación de empleos. El registrado podrá suministrar todos los informes que a bien tuviere, y examinar su cartera o hacerse dar datos y referencias de ella en cualquier tiempo.