Article 1.1.4

Archivos de los registros públicos. Los archivos de los registros a cargo de las cámaras de comercio son públicos, por lo tanto, los entes camerales deberán cumplir con los procesos para la gestión documental y para la difusión y acceso a los archivos generados, enviados, recibidos y almacenados por las cámaras de comercio, en ejercicio de sus funciones públicas. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que se lleva el registro, tomar anotaciones, obtener copias de los mismos y recibir esta información por medios electrónicos, así como consultarla virtualmente. Los documentos y actas inscritas podrán destruirse siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado, en los términos de las disposiciones legales vigentes sobre la materia. Por lo anterior, deberá entenderse que todo documento radicado por cualquier canal para inscripción en las cámaras de comercio es una copia del original, salvo los formularios que se usan para los trámites en los registros públicos o los documentos que se hayan aportado en original. Las cámaras de comercio deberán cumplir a cabalidad con las normas de archivística y la manera de llevar sus archivos, por lo que deberán adelantar programas de gestión documental que aseguren la adecuada recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna, independiente del soporte en que se produzcan, de manera que garantice la disposición de la información para posterior consulta de la Administración, los agentes del Estado y de la ciudadanía en general. Normas concordantes: Artículo 43 del Código de Comercio. Artículos 2, 19 y 34 de la Ley 594 de 2000.