º . Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Apoyar, planear, dirigir, coordinar, responder y controlar las funciones referentes a la administración de recursos humanos, financieros, presupuestales, documentales y físicos, contabilidad, cartera y tesorería de la entidad, para incrementar la eficiencia y calidad en la prestación de los servicios y el cumplimiento de las responsabilidades institucionales, de conformidad con las normas legales, las políticas sectoriales y las directrices fijadas por el Consejo Directivo y la Dirección General.
Planear, dirigir, coordinar, responder y controlar las actividades relacionadas con la administración de personal, seguridad industrial, relaciones laborales, elaboración y pago de nóminas de funcionarios, capacitación y bienestar, para promover el desarrollo del recurso humano vinculado a la Entidad, de acuerdo con las políticas y normas legales.
Adelantar en primera instancia las diligencias preliminares y los procesos disciplinarios en contra de los servidores públicos del Fondo, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia, para prevenir conductas contrarias a las normas establecidas.
Coordinar, con la Oficina Asesora Jurídica y las demás dependencias, lo pertinente a asuntos de carácter contractual que por delegación o por competencia le correspondan, en especial los referidos a la elaboración de pliegos de condiciones, términos de referencia, minutas de contratos, convenios, actos y documentos legales del proceso contractual.
Dirigir y controlar el desarrollo de los procesos y actividades relacionadas con la gestión documental y archivística de la entidad, llevar el control de numeración de los actos administrativos proferidos por la Entidad y custodiar la documentación respectiva, de conformidad con las normas legales y reglamentarias y las directrices del Archivo General de la Nación, para preservar la memoria institucional y garantizar los derechos de los ciudadanos.
Notificar los actos administrativos proferidos y relacionados con el área de su competencia, para controlar su ejecutoria.
Ejercer la administración de las actividades correspondientes a los apoyos logísticos requeridos para el buen funcionamiento de la entidad, en especial lo pertinente a planes de compras, control de inventarios, mantenimiento y servicios generales, a fin de garantizar la normal operatividad del Fondo.
Preparar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y las demás dependencias, el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión, para ser presentado ante el Consejo Directivo y las demás instancias externas para su aprobación y controlar la ejecución presupuestal para optimizar las apropiaciones asignadas.
Dirigir las actividades relacionadas con los procesos atinentes al manejo de dineros y valores a través de la Tesorería del Fondo y la preparación y ejecución del programa anual de caja, para controlar los flujos y determinar las necesidades financieras.
Desarrollar, en el interior de la dependencia, la estructura organizativa inherente a la separación de las áreas correspondientes al Front Office, Middle Office y Back Office, para llevar a cabo las Operaciones de Tesorería, relacionadas con la administración de las reservas de pensiones, para dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Ejercer las facultades de fiscalización a las entidades aportantes al régimen de pensiones, en los términos establecidos por el artículo 53 de la Ley 100 de 1993, sus correspondientes reglamentos y las demás normas que la modifiquen o sustituyan, para garantizar el cabal cumplimiento de las obligaciones de los empleadores en dicha materia.
Organizar, desarrollar procedimientos, responder, supervisar y controlar la ejecución de las actividades necesarias para el pago de las prestaciones económicas y de las demás obligaciones a cargo del Fondo, para efectuar las respectivas cancelaciones con la debida oportunidad.
Expedir las certificaciones que soliciten las autoridades competentes, los pensionados y demás beneficiarios, respecto de los pagos de prestaciones económicas y demás realizados por el Fondo, para efectos de las comprobaciones y necesidades de los peticionarios.
Planear, dirigir, gestionar, supervisar, evaluar y controlar los procesos de administración de la cartera, en especial la referida a los bonos y cuotas partes pensionales a cargo de otras entidades concurrentes al pago de pensiones reconocidas por Fonprecon para garantizar su recuperación.
Reportar a la Oficina Asesora Jurídica, los casos de morosidad por parte de entidades deudoras por concepto de cuotas partes o bonos pensionales, para que se ejerza la jurisdicción coactiva correspondiente o las acciones jurídicas pertinentes.
Dirigir, coordinar y responder por el registro de las operaciones del Fondo a través del sistema de contabilidad y la preparación y reporte de los respectivos informes financieros, para dar cumplimiento a las normas y disposiciones establecidas por los entes de vigilancia y control, particularmente la Contaduría General de la Nación y la Superintendencia Financiera de Colombia.
Coordinar, con las demás dependencias, lo pertinente a la rendición de informes a los organismos y entidades de control y vigilancia correspondientes, para acatar las disposiciones referentes al control institucional externo.
Dirigir, controlar y supervisar las actividades asignadas al personal de la dependencia y distribuir las funciones de acuerdo con las competencias, para racionalizar los recursos disponibles, con enfoque hacia la misión institucional.
Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.