En las entidades y organismos públicos cuya capacidad de funcionamiento resulte afectada por hechos derivados directa o indirectamente de la calamidad pública, podrán adoptarse, hasta el 31 de diciembre de 2026, medidas excepcionales sobre términos, trámites y procedimientos administrativos, dirigidas a proteger simultáneamente los derechos fundamentales y la continuidad de la administración: Para tal efecto:
Podrán suspenderse los términos legales, reglamentarios y administrativos para resolver, decidir, tramitar, remitir, certificar, registrar, reportar, publicar o adelantar actuaciones administrativas, cuando exista imposibilidad o grave dificultad material para su cumplimiento derivada de la emergencia.
. 2. Los términos a cargo de los particulares podrán ser suspendidos o ampliados, cuando éstos residan, se encuentren domiciliados, desarrollen sus actividades o resulten directamente afectados en los territorios objeto de la emergencia y las circunstancias derivadas de ésta dificulten el cumplimiento oportuno de sus obligaciones ante la administración.
No podrá rechazarse una solicitud, trámite o actuación exclusivamente por extemporaneidad cuando el interesado acredite sumariamente que el incumplimiento del término estuvo relacionado directamente con las circunstancias derivadas de la calamidad.
Podrán habilitarse canales alternativos para la presentación y recepción de solicitudes, documentos y actuaciones, incluidos correo electrónico, formularios electrónicos simplificados, líneas telefónicas, puntos móviles u otros mecanismos que permitan identificar razonablemente al interesado y conservar la trazabilidad de la actuación.
Podrá permitirse la presentación posterior de documentos, elementos probatorios o soportes cuando éstos no sean indispensables para establecer la identidad del interesado, determinar la existencia del derecho solicitado o adoptar la correspondiente decisión.
Las entidades consultarán directamente la información disponible en sistemas de información públicos y se abstendrán de exigir al ciudadano documentos, certificaciones o información que repose en sus archivos o en otra autoridad y pueda ser obtenida mediante mecanismos de consulta o interoperabilidad.
Las actuaciones adelantadas excepcionalmente por medios distintos de los sistemas institucionales podrán incorporarse posteriormente al expediente o sistema de información correspondiente, dejando constancia que permita garantizar su integridad, autenticidad y trazabilidad.
No podrán suspenderse las actuaciones que resulten indispensables para proteger derechos fundamentales, atender situaciones que involucren riesgo para la vida o integridad de las personas, evitar un perjuicio irremediable o adoptar las medidas directamente relacionadas con la atención de la emergencia.