Las entidades interesadas en la creación de centros de conciliación deberán presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho una solicitud suscrita por el representante legal de la entidad promotora en la que se manifieste expresamente su interés de crear el centro de conciliación, se indique el nombre, domicilio y el área de cobertura territorial de éste.
A la solicitud se deberá anexar:
Certificado de existencia y representación legal de la entidad promotora, salvo en relación con la Nación, los departamentos y los municipios y las demás entidades creadas por la Constitución y la ley.
Fotografías, planos y folio de matrícula inmobiliaria o contrato de arrendamiento del inmueble donde funcionará el centro, que evidencie que cuenta con instalaciones que como mínimo deben satisfacer las siguientes características:
Área de espera.
Área de atención al usuario.
Área para el desarrollo de los procesos de administración internos del centro de conciliación.
Área para el desarrollo de los trámites conciliatorios, independiente del área destinada a los procesos de administración internos del centro de conciliación, que garantice la privacidad, confidencialidad y accesibilidad según la legislación vigente.
Espacio para el almacenamiento de la documentación generada por los trámites, que garantice su conservación, seguridad y confidencialidad.
El proyecto de reglamento del centro de conciliación, que deberá contener como mínimo:
Las políticas y parámetros del centro de conciliación que garanticen la calidad de la prestación del servicio y la idoneidad de sus conciliadores.
Un código interno de ética al que deberán someterse todos los conciliadores inscritos en la lista oficial del centro, con el cual se garantice la transparencia e imparcialidad del servicio.
Los requisitos de inclusión en la lista de conciliadores y las causales y el procedimiento de exclusión de estas.
El procedimiento para la prestación del servicio de conciliación.
Los criterios y protocolos de atención inclusiva con enfoque diferencial que permitan cumplir con el principio de garantía de acceso a la justicia.
Los documentos que acrediten la existencia de recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del centro, así como para su adecuada operación. Cuando el interesado en la creación del centro sea una entidad pública, debe aportar el proyecto de inversión respectivo o la información que permita establecer que el presupuesto de funcionamiento de la entidad cubrirá la totalidad de los gastos generados por el futuro centro de conciliación.
Diagnóstico de conflictividad y tipología de conflicto de la zona en la cual tendrá influencia el centro de conciliación.
Los casos en los cuales prestará el servicio voluntariamente y forma gratuita.
El diseño de las herramientas tecnologías, hardware y software que se compromete a garantizar para la operación y modernización del servicio.
La entidad promotora podrá solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la ampliación de la cobertura territorial de sus servicios de conciliación prestados en el centro de conciliación autorizado, siempre que acredite nuevamente los requisitos mencionados en este artículo para cumplir con este propósito.