Los ministros y los Jefes de Departamentos Administrativos enviarán cada año al Departamento de Provisiones, dentro de treinta días contados desde la expedición del Presupuesto de rentas y Ley de Apropiaciones, un cálculo estimativo de las cantidades de artículos, materiales, enseres y útiles de escritorio que probablemente serán necesarios para uso de los respectivos Ministerios o Departamentos Administrativos durante el año a que se refiere dicho Presupuesto de rentas y Ley de Apropiaciones. Deberá certificarse el pie de dichos cálculos, por el funcionario que los haga, que el Ministerio o Departamento de que se trata tiene los fondos suficientes para ello, aprobados por el congreso para el pago de los efectos enumerados.
Estos cálculos servirán de base al Departamento de Provisiones para verificar las compras y pedidos necesarios, los que sólo podrán hacerse en proporciones adecuadas a las necesidades oficiales, consultando precisamente los factores de economía, necesidad y conveniencia. Todos los efectos que se compren de acuerdo con tales cálculos, deben ser pagados al Departamento de Provisiones por el Ministerio o Departamento de Provisiones por el Ministerio o Departamento que hizo el cálculo, durante el año a que éste se refiere. El Director del Departamento de Provisiones, antes de hacer las compras de acuerdo con los respectivos cálculos, en el caso de que existan en dicho Departamento artículos o mercancías semejantes a las pedidas que quedan llenar las exigencias de la oficina de que se trata, llamará la atención del Ministerio o del Jefe de Departamento a esta circunstancia, para ver si se aceptan las mercancías que haya en existencia.