Article 80

Grupo de Gestión Documental. El Grupo de Gestión Documental adscrito a la Dirección Administrativa, tendrá las siguientes funciones: 80.1 Administrar, actualizar y controlar el Sistema de Gestión Documental de la Superintendencia. 80.2 Dar cumplimiento a los manuales y procedimientos del proceso de gestión documental. 80.3 Participar en la inducción y re inducción de funcionarios y contratistas, capacitando en el manejo del gestor documental. 80.4 Mantener actualizados los manuales y procedimientos del Sistema de Gestión Documental y socializar las actualizaciones a que haya lugar. 80.5 Mantener actualizados los Manuales de Archivos, de Aplicación de Tablas de Retención Documental, la Guía Documental que reposa en el Sistema de Gestión Integrado, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. 80.6 Realizar el soporte de gestión y mantenimiento permanente de las librerías del Sistema de Gestión Documental, que le correspondan. 80.7 Efectuar la selección, clasificación y transferencia de los Fondos Documentales Históricos al Archivo General de la Nación, de conformidad con las normas sobre la materia. 80.8 Coordinar con la Dirección de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, la compilación, administración y custodia de la información, mediante procesos de digitalización que permitan integrarlos al Sistema de Información Documental. 80.9 Recibir, radicar y realizar el reparto de los documentos de entrada que se presentan en la Entidad. 80.10 Efectuar, en coordinación con las diferentes dependencias, la selección, clasificación y eliminación de documentos, conforme a lo establecido en las Tablas de Retención Documental, previa autorización del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para aquellos documentos que cumplieron su tiempo de retención y mantener organizado el archivo inactivo. 80.11 Administrar la correspondencia y digitalización para prestar el servicio a los usuarios que lo requieran. 80.12 Dirigir, controlar y velar por la eficiente prestación del servicio de correspondencia interna y externa en la Superintendencia, de conformidad con las normas y procedimientos establecidos. 80.13 Numerar consecutivamente la correspondencia recibida de los usuarios y los actos jurisdiccionales expedidos por la Superintendencia. 80.14 Velar por la conservación de los documentos que reposan en el archivo, utilizando los elementos de seguridad establecidos en las normas de archivo. 80.15 Expedir y autenticar las copias de los actos administrativos producidos y recibidos por la Superintendencia de Sociedades o que reposen en el archivo central y en el Sistema de Información Documental, con excepción de los que se profieran en desarrollo de los procesos concursales, de los que reposen en otras dependencias autorizadas para su autenticación y de aquellos que requieran validación y autorización del interés jurídico del peticionario, por parte de otra dependencia, en razón a mantener la respectiva reserva documental, acorde con la normatividad vigente. 80.16 Atender las solicitudes de expedición de copias de los informes empresariales reportados por las sociedades supervisadas, que no tengan reserva documental. 80.17 Remitir el oficio de requerimiento de informes empresariales, de acuerdo con la muestra suministrada por el grupo correspondiente. 82/98 RESOLUCION 80.18 Realizar el alistamiento de la documentación proferida por la Entidad y remitirla a través de los diferentes canales de envío. 80.19 Dar cumplimiento a las directrices dadas por el Archivo General de la Nación en materia de Gestión Documental.