Article 1.1.7

Formalidades de los documentos sujetos a registro. Las cámaras de comercio no podrán exigir originales o fotocopias autenticadas de los documentos que se presentan para registro, ni tampoco exigir que se autentiquen las firmas de quienes suscriben los documentos sujetos a registro, salvo las excepciones previstas en la ley (por ejemplo, se podrán radicar copias simples, sin presentación personal, de los documentos que informen situación de control, grupo empresarial, certificados de revisor fiscal, mutaciones, documentos que se adjuntan al formulario del Registro Único de Proponentes (RUP) para soportar los datos que se relacionan en el formulario, incluyendo en este último caso, los estados financieros de las sociedades nacionales y extranjeras, entre otros). Las cámaras de comercio tendrán a cargo el registro de las copias de los documentos y actas. En el caso de las actas o sus extractos, bastará con la fotocopia simple del mismo, autorizado por el secretario o por algún representante legal de la sociedad. Si se presenta para registro el original de un documento o acta, la cámara de comercio deberá advertirle al usuario que puede presentar una copia, pero si el usuario insiste en su registro, no será una causal de abstención o requerimiento, por lo que se deberá continuar con el trámite. Si se presenta el acta con firmas originales del presidente y secretario, no será necesaria la autorización del secretario o algún representante legal de la persona jurídica. En el caso de los poderes especiales que se radiquen para inscripción o cuando se adjunten para adelantar alguna actuación ante la cámara de comercio, es necesario que con anterioridad se surta el trámite de presentación personal, salvo las excepciones legales. Los poderes con presentación personal podrán allegarse en copia simple a la cámara de comercio. En los documentos en los que conste transacción, desistimiento o disposición de derechos, se deberá cumplir con las formalidades que exigen las normas especiales y, posteriormente, se podrán radicar para registro con una copia simple del documento. A manera de ejemplo si se trata de una compraventa de establecimiento de comercio, el documento original en el que conste este negocio jurídico deberá ser firmado por el vendedor y el comprador. Las firmas de las partes y el documento deberán ser reconocidos ante funcionario competente. Realizado el trámite, se podrá radicar para registro una copia simple de este documento. Cuando una norma exija que un documento debe ser autenticado o reconocido por las partes ante funcionario competente, como es el caso de la constitución de una sociedad por acciones simplificadas, la venta del establecimiento de comercio, entre otros, podrá ser presentado ante el secretario de cualquier cámara de comercio. La diligencia de presentación personal sobre los documentos sujetos a registro se podrá adelantar ante cualquier cámara de comercio y podrá ser radicado el documento a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES). 12/141 INSTRUCCIONES A LAS CÁMARAS DE COMERCIO Normas concordantes: Artículo 30 del Código de Comercio. Artículos 25 y 36 del Decreto Ley 019 de 2012. Artículos 1.2.3.1., 2.2.2.38.1.4., numeral 3, artículos 2.2.2.46.1.6. y 2.2.2.40.1.8. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.