Resoluciones a los RAC 0832 — Aerocivil

© REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONAUTICA CIVIL Priiiciplo de Procedencia: 1012.492 Resolución Número l^iNTRANSPORTE (#00 8 321 ,27 MR 2019 "Por la cual se establecen disposiciones respecto a los Equipos de Gerencia al interior de la AEROCIVIL, como estrategia para el fortalecimiento institucional" EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL En ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confieren el capítulo V, artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 y los numerales 3 y 14 del artículo 9 del Decreto 260 de 28 de enero de 2004, modificado por el Decreto 823 de mayo 16 de 2017, y CONSIDERANDO Que la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y dicta otras disposiciones. Que la Resolución 5466 del 31 de octubre de 2008, creó los Equipos de Gerencia al interior de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil- AEROCIVIL, con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, establece que se deben integrar en un único Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado. Que el Decreto 1499 de septiembre 11 de 2017, actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG para el funcionamiento del Sistema de Gestión; define la estructura y responsables de la implementación y adopta el Manual Operativo del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio. Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió el 13 de octubre de 2017 el Manual Operativo para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, en su versión número 01 y en el mes de agosto de 2018 la versión número 2 de este manual. Que el Manual Operativo para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, en sus siete dimensiones, asigna responsabilidades, a la alta dirección, equipo directivo, gerentes públicos, líderes de proceso y servidores públicos, en cuanto a su participación en la definición y ejecución de acciones, métodos y procedimientos de control y gestión del riesgo. -k Clave: GDIR-3.0-12-10 Vejsián: 03 Fecha:/Í9/0^019 piiinÍTBe 6l © REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONAUTICA CIVIL Principio de Procedencia: 1012.492 Resolución Numero #008 32* Ki7 MAR 2019 Continuación de la resolución "Por la cual se establecen disposiciones respecto a los Equipos de Gerencia al interior de la AEROCIVIL, como estrategia para el fortalecimiento institucional" Que el Modelo integrado de Planeación y Gestión - MIPG concibe el Talento Humano como el activo más Importante con el que cuentan las entidades, y, por lo tanto, como el factor crítico de éxito que facilita la gestión y el logro de sus objetivos y resultados. Que de acuerdo con lo señalado en la Circular 1010.250 - 2017032437 del 27 de noviembre de 2017, la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - AEROCIVIL, teniendo en cuenta las disposiciones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, asignó en el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Organización y Calidad Aeronáutica, la administración del Sistema de Gestión y la formulación de las directrices para el desarrollo del enfoque por procesos en la Entidad. Que la estructura organizacional y funciones de la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil - AEROCIVIL, se desarrolla con un enfoque basado en procesos, que incorpora el ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), el pensamiento basado en riesgos y un compromiso hacia la satisfacción de nuestros clientes, ciudadanos y partes interesadas, bajo los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-9001. Que se requiere fortalecer los mecanismos de seguimiento y control a la gestión existente en los procesos, a través de los Equipos de Gerencia, que promuevan la mejora continua, la integridad, la legalidad y mejora el desempeño institucional generando valor público. En mérito de lo expuesto. RESUELVE; ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la conformación de los Equipos de Gerencia en el Nivel Central, Nivel Regional y aeropuertos, para cada uno de los procesos que se encuentran definidos en el Mapa de Procesos vigente, como mecanismo para asegurar la eficacia, eficiencia, efectividad y control del Sistema de Gestión de la Entidad, acorde con los siguientes criterios: Nivel Central 1.) Proceso asociado a una sola dependencia, conformado asi: a) Líder de proceso (Directivo o Coordinador de Grupo) n V Clave: GDIR-3.0-12-10 M Ver&ióií^03 1 /echa: 29/^1/2OT9 Página:^ de 6 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE © PrincipiodeProcedencia: Resolución Número (IIMINTRUNSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DEAERONAUTICA CIVIL W ' 27MAR 2019 Continuación de la resolución "Por la cual se establecen disposiciones respecto a los Equipos de Gerencia al interior de la AEROCIVIL, como estrategia para el fortalecimiento institucional" b) Gestor de Proceso (Servidor Público con conocimientos en el Sistema de Gestión, que apoyan y contribuyen a la mejora del proceso) c) Servidores Públicos del proceso 2.) Proceso transversal con dos (2) o más dependencias asociadas, conformadoasí: a) Líderes de proceso (Jefes de Oficinas o Secretarios o Directores de Área o Coordinadores de Grupo que intervienen en el proceso). b) Gestor (Servidores Públicos con conocimientos en el Sistema de Gestión, que apoyan y contribuyen a la mejora del proceso). c) Servidores Públicos del proceso Direcciones Regionales Aeronáuticas a) Director Aeronáutico Regional b) Coordinadores de Grupo c) Gestor (Servidor Público con conocimientos en el Sistema de Gestión, que apoyan y contribuyen a la mejora de los procesos). Aeropuertos a) Gerente o Administrador b) Un responsable por cada proceso asociado a los servicios que se presten en el aeropuerto. c) Gestor (Servidor público que designe el líderdelproceso tanto en el nivel central como en las Direcciones Regionales y Aeropuertos, para que gestione, apoye, coordine y capacite en las actividades relacionadas con el mantenimiento y mejora del proceso donde intervienen. También cumpleel rolde gestor los Directores Regionales, los Gerentes y/oAdministradores de Aeropuerto en los procesos que le competen. PARÁGRAFO PRIMERO. Las sesiones del Comité Directivo de la Dirección General, se consideran como reuniones de Equipo de Gerencia del proceso de Direccionamiento Estratégico. PARÁGRAFO SEGUNDO. El líder del proceso con alcance nacional, podrá convocar en las reuniones de los Equipo de Gerencia a los Coordinadores de los grupos de las Direcciones Regionales Aeronáuticas responsables del proceso, cuando lo considere necesario, en forma presencial, virtual o por cualquier medio de comunicación. PARÁGRAFO TERCERO. Los servidores públicos de la Entidad deben apropiar y mantener el Sistema de Gestión, de acuerdo con la normatividad vigente, utilizando las herramientas y tecnologías disponibles para tal fin. ^ Xlayé: GDIR.3.0-12-10 VtffgWkp: 03 Fecha: Págína:S^de 6 © REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONAUTICA CIVIL Principio de Procedencia; 1012.492 Resolución Número '# 00 832' 2? HAR 2019 Continuación de la resolución "Por la cual se establecen disposiciones respecto a los Equipos de Gerencia al interior de la AEROCIVIL, comoestrategia para el fortalecimiento institucional" ARTÍCULO SEGUNDO: SESIONES. El Equipo de Gerencia se debe reunir una vez culmine cada trimestre y de manera extraordinaria, cuando el líder(es) del proceso lo considere necesario. ARTÍCULO TERCERO: METODOLOGÍA. Las reuniones de Equipo de Gerencia son de seguimiento y control a la gestión, deben ser de carácter ejecutivo, donde se entregan y evalúan resultados, se toman decisiones para la mejora y se generan compromisos para verificar su cumplimiento en el siguiente trimestre. En las reuniones de Equipo de Gerencia del Nivel Central, Regional yde aeropuertos, se deben abordar los siguientes temas: 1. Planes, políticas, programas: Verificar el cumplimiento y avance de los planes, políticas y programas de Gestión y Desempeño Institucional a cargo del proceso, enmarcadas en las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así como las acciones relacionadas con el tratamiento de los hallazgos, no conformidades, discrepancias, observaciones y recomendaciones, detectadas en las inspecciones, auditorías internas y externas. 2. Riesgos: Verificar que se cumple con lo dispuesto en la Política de Riesgos de Gestión yde Corrupción. 3. Indicadores: Medir, evaluar y analizar los resultados de los indicadores de gestión del proceso, como base para la toma de decisiones. (Los indicadores deben ser medidos en los cinco (5) días hábiles del mes siguiente, de acuerdo con lafrecuencia de medición.) 4. PQRSD: Verificar que se dé respuesta oportuna como lo dispone la ley, a Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias. 5. Mejoras y Salidas no Conformes: Evidenciar y relacionar en el aplicativo que administra el Sistema de Gestión, la mejora y para los procesos misionales las salidas no conformes, que se generaron en el trimestre evaluado. 6. Documentación: Verificar que la documentación que soporta el proceso (caracterización, procedimientos, formatos, guías, protocolos, manuales, cartas de acuerdos, requisitos trámite, entre otros), se encuentre actualizada y acorde con la reglamentación vigente (normograma). Se consideran documentos objeto de revisión y/o actualización, aquellos que superen los tres (3) años de aprobación. Clave: GDIR-3.0-12.10 ¿ÍN^cha: 29('01/2dl9 Páginá;4 de% REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONAUTICA CIVIL Principio de Procedencia: 1012.492 Resolución Número f^TE ^ 00 8 3 2 ) p2 7 MAR 2019 Continuación de la resolución "Por la cual se establecen disposiciones respecto a los Equipos de Gerencia al interior de la AEROCIVIL, como estrategia para el fortalecimiento institucional" 7. Encuestas de percepción del servicio: Analizar los resultados de las encuestas de percepción de los clientes, usuarios, ciudadanos y/o partes interesadas, frente a los servicios o productos entregados por el proceso, generando las acciones pertinentes para mantener y/o mejorar el nivel de satisfacción. 8. Clima laboral; Evaluar en el proceso la comunicación, el clima y la cultura organizacional y generar las estrategias que contribuyan a su fortalecimiento. 9. Funciones: Verificar el cumplimiento de las funciones asignadas conforme a los actos administrativos y reglamentación vigente. PARÁGRAFO: El líder del proceso, podrá evaluar otros temas que considere pertinentes, sin omitir los definidos en el presente artículo. ARTÍCULO CUARTO: ROLES YRESPONSABILIDADES. Para el mantenimiento ymejora del Sistema de Gestión, se definen los siguientes roles y responsabilidades: Líder de proceso: 1. Dar cumplimiento con lo establecido en la presente resolución. 2. Asignar los compromisos y responsables de las actividades definidas en el Equipo de Gerencia. 3. Designar y mantener un gestor de proceso. Gestor de proceso: 1. Coordinar con el líder o líderes de proceso la convocatoria a los integrantes del Equipo de Gerencia e invitados, indicando: hora, día y lugar de reunión. 2. Divulgar la agenda del Equipo de Gerencia y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del equipo. 3. Tener conocimiento del funcionamiento del Sistema de Gestión y del aplicativo que lo administra. 4. Conocer, divulgar y orientar al interior del proceso, sobre las directrices y las reglamentaciones que orientan el Sistema de Gestión (documentación, indicadores, política de riesgos, tratamiento adecuado de los Hallazgos, no Conformidades, Á A Clave: GDIR-3.0-12-10 VergT&o:03 Fecha: 2B^0^lj^9 Págí^:5^ 6 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE IBHimUNSPOBTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONAUTICA CIVIL V Principiode Procedencia: Resolución Número ( o ) # 00 8 32 V2 7 MftR 2019 Continuación de la resolución 'Por la cual se establecen disposiciones respecto a los Equipos de Gerencia al interior de la AEROCtVIL, como estrategia para el fortalecimiento institucional" observaciones, recomendaciones y/o discrepancias, salidas no conformes, requisitos de trámites, entre otros.) 5. Elaborar el acta de Equipo de Gerencia en el aplicativo correspondiente. En el caso de los aeropuertos, que no cuentan con servicios de internet e intranet, pueden utilizar el formato en word dispuesto para tal fin. Anexando el listado de participantes firmado. PARÁGRAFO: El Grupo de Organización y Calidad Aeronáutica, mantendrá actualizado a los Equipos de Gerencia en la reglamentación y los cambios generados al Sistema de Gestión. ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en lo pertinente las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 01539 del 20 de abril de 2006, la Resolución 00826 de febrero 27 de 2007, la Resolución 3858 del 24 de agosto de 2007 equipo MECI Calidad y la Resolución 05466 del 31 de octubre de 2008 equipos de Gerencia. COMUNIQUESEYCÚMPLASE, 2y 2019 Dada en Bogotá, D.C., a los JmMaSíilCi, JUAN CARLOS SALAZAR GÓMEZ Director General Proyectó:Magda Yanneth Garda Sanabria- GrupoOrganizacióny CalidadAeronáutica Jorge Enrique Villota Valencia - Grupo Organización y Calidad Aer Carlos Humberto Morales Reyes - Grupo Organización y Calidad / Reviso: Sergio París Mepi^¿»^e Oficina Asesora de Planeación (E) , HugoDadey MorenoCano - Jefe Oficina Asesora Jurídica Rosa María Laborde Calderón - Secretaria General ^ Ruta Electrónica: J:/3000 Secretaria General/2018/Resolución Ruta electrónica: Ruta Electrónica: J:/3000 Secretaria General/2018/Resolución Clave: GDIR.3.0-12.10 Versión: 03 Fecha: 29/01/2019 Págtna:6 de 6