Circular Informativa 0074 — Aerocivil

Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 1 de 4 CIRCULAR ADMINISTRATIVA 0074 DE 18-09-2025 PARA: DIRECCIÓN GENERAL SUBDIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍAS OFICINAS ASESORAS DIRECCIONES DE: HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA Director Administrativo (E) ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA REVISIÓN, RADICACIÓN Y TRÁMITE DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES FECHA: 17 de septiembre de 2025 Respetados Secretarios, Directores y Jefe de Área, La Dirección Administrativa informa a todas las dependencias de la Aeronáutica Civil que la presente circular sustituye la versión anterior sobre lineamientos precontractuales. El ajuste se realiza con el propósito de: 1. Fortalecer las prácticas administrativas en materia de contratación, garantizando mayor coherencia y articulación entre las áreas responsables. 2. Agilizar los procedimientos internos, reduciendo tiempos de respuesta y evitando reprocesos innecesarios. 3. Clarificar responsabilidades, diferenciando de manera más precisa las funciones del Área Técnica Estructuradora, el Grupo Precontractual y los comités evaluadores. 4. Unificar canales de comunicación, privilegiando el uso de correo electrónico y del SGDEA como medios oficiales, con el fin de mantener trazabilidad documental. 5. Alinear los procesos con los objetivos del Plan Anual de Adquisiciones, el Manual de Contratación vigente y las herramientas institucionales como ISOLUCION y SECOP II. En consecuencia, esta actualización busca consolidar buenas prácticas de gestión contractual que permitan a la Entidad avanzar en principios de planeación, transparencia, celeridad y eficiencia administrativa, en concordancia con la normatividad de contratación pública. Ahora bien, en cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones y de los objetivos institucionales en materia de contratación pública, la Dirección Administrativa ha identificado la necesidad de fortalecer los mecanismos internos que garanticen mayor celeridad, eficiencia y articulación en la estructuración y trámite de los procesos contractuales. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 2 de 4 Por tal razón, se establecen los siguientes lineamientos para la etapa precontractual, de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias de la Aeronáutica Civil que intervengan en esta materia. 1. LINEAMIENTOS GENERALES 1.1 Remisión de documentos Las Áreas Técnicas Estructuradoras deberán remitir, vía correo electrónico al Grupo Precontractual, los siguientes documentos:  Estudios Previos  Estudio de Mercado  Análisis del Sector.  Tres (3) cotizaciones vigentes o históricas.  Formatos y anexos del proceso  Conceptos de la Oficina de Gestión de Proyectos, Oficina de Analítica y Dirección Financiera. 1.2 Responsabilidad en la estructuración La elaboración de los Estudios Previos y documentos soporte corresponde al Área Técnica Estructuradora. El Grupo Precontractual brindará acompañamiento jurídico a través de un(a) abogado(a) asignado. Todas las comunicaciones deberán realizarse por correo electrónico; no se aceptará radicación en el SGDEA en esta etapa. En caso de que se radiquen los proyectos sin surtir las etapas anteriormente relacionadas, se procederá con la devolución de los documentos vía correo electrónico, ya que, sin la totalidad de estos, la Dirección Administrativa no podrá hacer una revisión integral de los documentos del proceso. 1.3 Revisión inicial y mesas de trabajo Recibida la documentación completa, el/la abogado(a) designado efectuará revisión preliminar en conjunto con el asesor de la Dirección Administrativa, en un término de tres (3) días hábiles y enviará observaciones. Posteriormente, se convocará una Mesa de Trabajo en la que participarán los estructuradores técnicos, sus coordinadores, representantes de Analítica, Gestión de Proyectos y Dirección Financiera, así como los abogados responsables y revisores. En caso de ser necesario, se adelantarán las reuniones de trabajo requeridas para la revisión y/o aclaración de las observaciones presentadas. 1.4 Ajustes posteriores Las observaciones deberán ser atendidas por el Área Técnica en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, remitiendo los documentos ajustados al abogado(a) designado para su validación. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 3 de 4 1.5 Radicación en el SGDEA Con la viabilidad otorgada por el Grupo Precontractual, el Área Técnica radicará el proceso en el SGDEA. Cumplidos los requisitos, el abogado(a) líder publicará en SECOP II, con aval del Coordinador del Grupo Precontractual, para observaciones al proyecto de pliegos o invitación pública y una vez, una vez revisadas las respuestas y modificaciones, se convocará al Comité de Contratación conforme al Manual vigente. 1.6 Comité de Contratación Los soportes de solicitudes y adendas deberán enviarse con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, antes de las 4:00 p.m. Si un punto debe retirarse, deberá solicitarse mediante correo electrónico a la Dirección Administrativa. Si se generan observaciones en Comité, el Área Técnica dispondrá de dos (2) días hábiles para atenderlas; de lo contrario, el proceso será devuelto. 1.7 Elaboración de documentos precontractuales Aprobado el proceso y atendidas las observaciones, el abogado(a) elaborará los documentos definitivos (pliegos, anexos, invitaciones, etc.) y procederá a su publicación en SECOP. 1.8 Cierre y evaluación de ofertas En la fecha de cierre, el abogado(a) líder enviará las propuestas a las áreas responsables. Cada dependencia designará a los integrantes de su comité evaluador (técnico, jurídico y financiero) mediante correo electrónico, cuando aplique. Los informes deberán radicarse a más tardar el día hábil anterior a la publicación. 1.9 Comité de evaluación Se procederá a citar el comité evaluador al cual deberán asistir los designados del área técnica, jurídica y financiera. Los comités evaluadores deberán mantener comunicación constante para unificar criterios, asignar puntajes y aplicar fórmulas matemáticas cuando corresponda. 1.10 Observaciones de oferentes Las observaciones, subsanes o solicitudes de los oferentes serán remitidas por el abogado(a) líder a las áreas competentes. Las respuestas deberán entregarse con al menos un (1) día hábil de antelación al plazo del cronograma. 1.11 Radicación en SGDEA Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 4 de 4 Toda solicitud, respuesta u observación se deberá radicar en el SGDEA, una vez revisada por el abogado(a) líder. No se admitirán documentos enviados solo por correo electrónico. 1.12 Audiencias de adjudicación o declaratoria de desierta En estas audiencias participarán obligatoriamente el Ordenador del Gasto y los miembros del comité evaluador, en cumplimiento de la normativa y procedimientos internos. 1.13 Legalización del contrato Adjudicado el proceso, la Dirección Administrativa, con apoyo del Área Técnica Estructuradora, gestionará la suscripción y legalización del contrato correspondiente. 2. CONSIDERACIONES FINALES Para la elaboración de estudios previos, especificaciones técnicas y documentos soporte, las dependencias deberán consultar:  Los documentos publicados en ISOLUCION.  Las disposiciones del Manual de Contratación de la Aeronáutica Civil. La presente circular rige a partir de su expedición y será de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias. Atentamente, HENRY DAVID ORTIZ SAAVEDRA Director Administrativo (E) Proyectó: Catalina Celemín -Contratista Dirección Administrativa CCC Pedro A. Genes -Contratista Dirección Administrativa Felipe Villanueva -Contratista Dirección Administrativa Revisó: Leidy Cortes- Coordinadora Grupo de Procesos Precontractuales