Circular Informativa GCEP-1.0-22-028 — Aerocivil

CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 1 de 8 1 PROPÓSITO: Esta Circular Informativa (CI) suministra una guía para a los operadores de empresas de servicio aéreo comercial de transporte publico regular y no regular, el procedimiento que se sugiere seguir ante la AEROCIVIL, para la elaboración y presentación de una declaración, carta o lista cumplimiento inicial, como parte del proceso formal de certificación o actualización, ante la Secretaría de Autoridad Aeronáutica. La lista de cumplimiento es el documento mediante el cual la empresa que pretende certificarse demuestra a la Autoridad como dará cumplimiento la norma, en nuestro caso los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC), para cada uno de sus numerales aplicables. La preparación de la declaración, carta o lista de cumplimiento asegura sistemáticamente que todos los aspectos reglamentarios son apropiadamente referidos durante el proceso de actualización/certificación. Esta declaración es un listado de los requisitos de cada reglamento que el solicitante asegura conocer y que aplicará en sus operaciones. Esta CI se constituye como un procedimiento informativo de carácter técnico y/o administrativo generado por la Secretaría de Autoridad Aeronáutica; pero no el único aceptable para la AEROCIVIL. En ningún momento este procedimiento exime al aplicante de cumplir con las demás disposiciones vigentes y los requisitos de la Regulación Nacional, solicitados por otras dependencias de la AEROCIVIL. 2 APLICABILIDAD: A todos los operadores de empresas de servicio aéreo comercial de transporte publico regular y no regular, y trabajos aéreos especiales y a todas aquellas personas que deseen obtener un certificado de Operación o Funcionamiento de acuerdo con lo establecido en los Reglamentos aeronáuticos de Colombia R.A.C. 3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: A menos que sea definido de otra forma en esta Circular Informativa, todas las palabras, frases, definiciones y abreviaturas tiene igual significado que aquellos usados en los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC). Adicionalmente las definiciones y abreviaturas listadas a continuación son aplicables a los procedimientos descritos en este documento. Aplicante: Persona u organización interesada en obtener y/o actualizar un Certificado de Operación (CDO). Empresa (empresa aeronáutica). Toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, o administración de bienes (productos aeronáuticos) o para la CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 2 de 8 prestación de servicios (servicios aéreos comerciales de transporte público o trabajos aéreos especiales; de mantenimiento de aeronaves, de instrucción aeronáutica, de apoyo terrestre a la operación de aeronaves, o de operación de infraestructura aeronáutica). Dicha actividad se realiza a través de uno o más establecimientos de comercio (establecimientos aeronáuticos). Métodos Aceptables de Cumplimiento (MAC): ilustran los medios y métodos, pero no necesariamente los únicos posibles, para cumplir con un requisito específico del RAC 121 y RAC 135 Manual de control de mantenimiento del explotador (MCM). Documento que describe los procedimientos necesarios del explotador para garantizar que todo mantenimiento, programado o no, se realice en las aeronaves del explotador a su debido tiempo y de manera controlada y satisfactoria. Manual de operaciones (MO). Manual preparado por el explotador de una aeronave y aprobado por la AEROCIVIL que contiene procedimientos, instrucciones y orientación que permiten al personal encargado de las operaciones desempeñar sus obligaciones Sistema de gestión de la seguridad operacional (SMS). Enfoque sistemático para la gestión de la seguridad operacional, que incluye la estructura orgánica, la obligación de rendición de cuentas, las políticas y los procedimientos necesarios. 4 ANTECEDENTES: Debido a la importancia que tiene el saber aplicar e interpretar la norma en forma correcta se hace necesario establecer una presentación general de la elaboración de la Lista de cumplimiento, para que todo aspirante a un proceso de certificación y/o actualización de empresas de servicio aéreo comercial de transporte publico regular y no regular, y trabajos aéreos especiales, demuestren de una forma clara como van a cumplir con las regulaciones aplicables establecidas en los RAC. 5 REGULACIONES RELACIONADAS: - Anexo 6- Operación de Aeronaves - Parte I, y III, Transporte Aéreo Comercial Internacional-Aviones. Operaciones internacionales Helicópteros. - Doc. 8335 de OACI. Manual de Procedimientos para Inspección de Operaciones. - RAC 119. Certificación de Explotadores de Servicios Aéreos. - RAC 121. Requisitos de Operaciones Domésticas e Internacionales Regulares y no Regulares. - RAC 135. Requisitos de Operaciones Domésticas e Internacionales Regulares y no Regulares. CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 3 de 8 - RAC 137. Normas de Aeronavegabilidad y Operaciones en aviación Agrícola - RAC 138. Requisitos de Operación trabajos aéreos Especiales diferentes de Aviación Agrícola. - FAA AC 120-49 Certification of air carriers. 6. OTRAS REFERENCIAS - Res. 02412 del 15 agosto 2018 N° 50.809 – 16-Dic-2018, Requisitos de Operación - Operaciones Domésticas, Nacionales e Internacionales, Regulares y no Regulares. Se incorpora a los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia como RAC 121. - Res. 02411 del 15 agosto 2018 N° 50.808 – 15-Dic-2018, Requisitos de Operación - Operaciones Domésticas, Nacionales e Internacionales, Regulares y no Regulares. Se incorpora a los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia como RAC 135. - Resolución 01791 de 17 Jun 2019 N°50.988 – 18-jun-2019 Surte Efecto 18 junio 2019, Se adoptan nueva normatividad -con Normas de Transición - sobre Requisitos de Operación – Operaciones domésticas Nacionales e Internacionales, regulares y no regulares - RAC 121. - Resolución 02804 de 30-Dic-2020 N°.51.544 de 31-Dic-2020 Surte Efecto 31 de diciembre de 2020, Se adoptan nueva normatividad -con Normas de Transición - sobre Requisitos de Operación – Operaciones domésticas Nacionales e Internacionales, regulares y no regulares - RAC 121. - Resolución 00247 de 10- feb-2021. N°. 51.585 de 11 feb-2021- RAC 135. 7. MATERIA: 7.1 Información sobre enmiendas VERSIÓN MOTIVO FECHA 01 Edición inicial 02/06/2010 02 Armonización con RAC 91, 121 y 135 19/05/2022 7.2 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR LA LISTA, O CARTA DE CUMPLIMIENTO. CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 4 de 8 7.2.1 Durante el desarrollo del proceso de certificación/actualización el aplicante deberá presentar juntamente con los manuales y documentación exigidos una “LISTA O CARTA DE CUMPLIMIENTO” para su aceptación por parte de la AEROCIVIL, en la cual deberá demostrar cómo se compromete a cumplir los “REQUISITOS REGULATORIOS ESTABLECIDOS” en las diferentes partes de los RAC, como sea aplicable. 7.2.2 La declaración de cumplimiento se presenta en forma de un listado completo de todas las secciones apropiadas de los RAC, y demás que requiera la operación. El listado debe referenciar cada capítulo y sección relevante de dicho capítulo. Junto a cada sección, párrafo o subpárrafo, el explotador debe hacer referencia específica a sus manuales u otros documentos y puede también suministrar una descripción breve que detalle, la forma en la que cumple con la reglamentación. Esta declaración de cumplimiento es un índice del sistema de manuales del explotador y sirve para agilizar la revisión y aprobación del sistema de manuales por parte de la AEROCIVIL. Una vez, el proceso de certificación/actualización se finalice, esta declaración de cumplimiento debe mantenerse actualizada y vigente, cada vez que existan cambios que sean incorporados al sistema del explotador. a) Certificación de Empresas de Servicio Aéreo Comercial de Transporte Público Regular y no regular bajo el RAC 121 o RAC 135: la declaración de cumplimiento se presenta en forma de un listado completo todas las secciones apropiadas de los RAC 21, 39, 43, 91, 119, 121, 135 y 175 (Si aplica). Del RAC 91 además de los requisitos de los capítulos A al C, los requisitos de los capítulos D al M de la parte I se aplicarán a todas las aeronaves (aviones y helicópteros), excepto cuando los mismos estén establecidos en las normas específicas de operaciones contenidas en las normas RAC 121 o RAC 135, en cuyo caso se aplicarán estos últimos. b) Actualización de Empresas de Servicio Aéreo Comercial de Transporte Público Regular y no regular bajo el RAC 121 o RAC 135: la declaración de cumplimiento se presenta en forma de un listado completo todas las secciones apropiadas de los RAC 21, 39, 43, 91, 119 (Lo aplicable), 121, 135 y 175 (Si aplica). Del RAC 91 además de los requisitos de los capítulos A al C, los requisitos de los capítulos D al M de la parte I se aplicarán a todas las aeronaves (aviones y helicópteros), excepto cuando los mismos estén establecidos en las normas específicas de operaciones contenidas en las normas RAC 121 o RAC 135, en cuyo caso se aplicarán estos últimos. c) Empresas de Servicios Aéreos Comerciales en Trabajos Aéreos Especiales y fumigación aérea: la declaración de cumplimiento se presenta en forma de un listado completo todas las secciones apropiadas de los RAC 137 o 138, según aplique. Del RAC 91 además de los requisitos de los capítulos A al C, los requisitos de los capítulos D al M de la parte I se aplicarán a todas las aeronaves (aviones y helicópteros), excepto cuando los mismos estén establecidos en las normas específicas de operaciones contenidas en las normas RAC 137 o RAC 138, en cuyo caso se aplicarán estos últimos. CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 5 de 8 7.2.3 Identificación Puntual de los Numerales de los R.A.C. aplicables: El listado debe referenciar cada capítulo y sección relevante de dicho capítulo. Junto a cada sección, párrafo y subpárrafo, el explotador debe hacer referencia específica a sus manuales u otros documentos y puede también suministrar una descripción breve que detalle, la forma en la que cumple con la reglamentación. Esta declaración de cumplimiento es un índice del sistema de manuales del explotador y sirve para agilizar la revisión y aprobación del sistema de manuales por parte de la AEROCIVIL. Una vez, el proceso de actualización se finalice, esta declaración de cumplimiento debe mantenerse actualizada y vigente, cada vez que existan cambios que sean incorporados al sistema del explotador. La lista o carta de cumplimiento debe ser desarrollada, ingresando cada sección reglamentaria aplicable, referencia o descripción del método de cumplimiento. 7.2.4 Cumplimiento de las Regulaciones aplicables a) La lista de los reglamentos específicos y de sus capítulos, incluyendo todas las secciones, párrafos y subpárrafos, debe ser presentada según los ejemplos descritos a continuación: Formato para diligenciar la carta o lista de Cumplimiento: Nombre de Empresa: _________________________________ REGULACIÓN R.A.C. APLICABLE DESCRIPCION DEL REQUISITO METODO DE CUMPLIMIENTO El aplicante puede diligenciar cada columna de la lista o carta de cumplimiento, de la siguiente manera: 1. En la primera columna titulada: REGULACIÓN R.A.C. APLICABLE, el aplicante deberá citar el título del numeral específico de los R.A.C, con la respectiva sección, párrafo, subpárrafo, literales y sub-literales según aplique. (Ver 7.1.1. Ejemplos). 2. En la segunda columna titulada: DESCRIPCION DEL REQUISITO, el aplicante deberá indicar el contenido del requisito de cada párrafo y subpárrafo, según corresponda, 3. En la tercera columna titulada: METODO DE CUMPLIMIENTO, el aplicante deberá indicar la forma como dará cumplimiento a la norma específica de los RAC, sustentando siempre con referencia al numeral correcto del M.C.M, o M.O, según sea aplicable. (Ver 7.1.1. Ejemplos) Nota: Si el aplicante utiliza otro documento o documentos anexos diferentes al M.C.M, o M.O, deberá demostrar que estos documentos tienen el soporte adecuado para argumentar el cumplimiento con la norma específica. CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 6 de 8 En el caso que alguna sección, párrafo, subpárrafo, literales y sub-literales numeral, de los RAC no sea aplicable a la empresa, deberá indicarse en la columna MÉTODO DE CUMPLIMIENTO, el motivo de la no aplicabilidad. 4. El método de cumplimiento no deberá corresponder a una trascripción de lo establecido en la norma sino a procedimientos o políticas claras que la empresa haya implementado para dar cumplimiento a la norma, teniendo en cuenta que los manuales MCM, MO, o Directivas de Instrucción son manuales de procedimientos internos de la empresa y por lo tanto dichos procedimientos deberán estar debidamente estructurados indicando Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde se llevará a cabo el procedimiento especifico. 5. Si el solicitante propone un método alterno de cumplimiento al reglamento aplicable, debe procederse a la evaluación y sustentos de como el explotador cumplirá con el requisito y si este método asegura un nivel de seguridad operacional equivalente. 6. No son aceptables en la columna método de Cumplimiento, compromisos directos que no hagan referencia al MCM, MO o manuales de la empresa, como, por ejemplo: REGULACIÓN R.A.C. APLICABLE DESCRIPCION DEL REQUISITO METODO DE CUMPLIMIENTO 121.110 Sistemas de Gestión de la Seguridad Operacional La empresa cumplirá con este requerimiento 121.430 Requisitos para llevar los manuales a bordo del avión Todas las aeronaves de la empresa llevaran a bordo estos 7.2.4.1 Ejemplos: 7.2.4.1.1 Ejemplo 1: Diligenciamiento de la LISTA O CARTA DE CUMPLIMIENTO, para una empresa de aviación de servicio aéreo comercial de transporte publico regular. La empresa de transporte aéreo comercial con razón social: “XXXX”, desea certificarse en la categoría de transporte aéreo comercial regular y operar en la Republica de Colombia. De acuerdo con lo indicado en esta circular informativa, el aplicante ya ha identificado los numerales de los R.A.C. aplicables de acuerdo con la actividad de la empresa; y ha consignado esta información en el formato descrito en esta Circular Informativa, de la siguiente manera: Nombre de Empresa: _________________________________ REGULACIÓN R.A.C. APLICABLE DESCRIPCION DEL REQUISITO METODO DE CUMPLIMIENTO 121.005 Aplicación (a) Descrito en la página XX del MO, denominada “Introducción” 121.520 Prohibición para operar aviones mono motores N/A porque la empresa no operará aviones mono motores CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 7 de 8 7.2.4.1.2 Ejemplo 2. De acuerdo con lo indicado en esta circular informativa, el aplicante ya ha identificado los numerales de los R.A.C. aplicables de acuerdo con la actividad de la empresa, ha desarrollado los procedimientos pertinentes en el Manual de Instrucción para personal de operaciones de la Empresa y consigna la información en el formato descrito en esta Circular Informativa, de la siguiente manera: Nombre de Empresa: _________________________________ REGULACIÓN R.A.C. APLICABLE DESCRIPCION DEL REQUISITO METODO DE CUMPLIMIENTO 121.1730 Cualificación de pilotos – Certificados requeridos (a) Manual de instrucción de la empresa, Par. 10.1 (a) (b) Manual de instrucción de la empresa, Par. 10.1 (b) 7.2.4.1.3 Ejemplo 3. De acuerdo con lo indicado en esta circular informativa, el aplicante a certificarse o actualizarse de acuerdo con RAC 135, ya ha identificado los numerales de los R.A.C. aplicables de acuerdo con la actividad de la empresa, ha desarrollado los procedimientos pertinentes en los Manuales Control de Mantenimiento y de Operaciones de Empresa y consigna la información en el formato descrito en esta Circular Informativa, de la siguiente manera: Nombre de Empresa: _________________________________ REGULACIÓN R.A.C. APLICABLE DESCRIPCION DEL REQUISITO METODO DE CUMPLIMIENTO 135.140 Informe de irregularidades mecánicas (a) MO, Pág. 51, Párr. 5 (b) MO Pág. 51, Párr. 5 y MCM Párrafo 10.8. El MO, Pág. 51, Párr. 5, instruye al piloto al mando (PIC) sobre los requisitos y los métodos de completar las discrepancias de la aeronave en el registro técnico del avión (bitácora de mantenimiento). El MCM, en el Párrafo 10.8 instruye al personal de mantenimiento sobre los requisitos para registrar las discrepancias descubiertas durante las verificaciones de pre -vuelo y otros tipos de verificaciones, aclarando que se requiere que el PIC revise el registro técnico del avión (bitácora de mantenimiento) antes de cada vuelo y que determine la condición de cada reporte previo. CIRCULAR INFORMATIVA REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR UNA DECLARACIÓN, CARTA O LISTA DE CUMPLIMIENTO Clave: GCEP-1.0-22-028 Versión: 02 Fecha de aprobación: 28/03/2022 Página: 8 de 8 7.2.5 Presentación de la lista o carta de cumplimiento: La lista o carta de cumplimiento deberá ser presentada en un volumen que incluirá los numerales correspondientes al área de Operaciones y el área de Aeronavegabilidad todas sus páginas deberán estar firmadas por el Director de Operaciones y el Director de Gestión de aeronavegabilidad de la Empresa como sea aplicable y deberá contener: Una Introducción (en la cual se haga énfasis sobre el objeto de la misma), un Índice General, una Página de Revisiones en donde se debe indicar el nivel de revisión de los RAC con la cual se elaboró la lista o carta y un Listado de Páginas Efectivas, igualmente, todas las páginas deberán tener impreso el logotipo de la empresa, así como la fecha y No. de Revisión. 7.2.6 Revisión y Aceptación de la lista o carta de cumplimiento por la AEROCIVIL: La lista o carta de cumplimiento será revisada por los inspectores asignados del área correspondiente junto con el representante de cada área del aplicante, dejando constancia del avance de la revisión y las observaciones correspondientes. Se evaluarán cada sección, párrafo, subpárrafo, literales y sub-literales de la lista o carta, verificando la correspondiente correlación con los manuales de la empresa. Luego de ser revisada y de haber efectuado todas las posibles correcciones generadas a la misma y a los manuales correspondientes, los inspectores asignados al proceso de Certificación/actualización por parte de la AEROCIVIL, luego de aceptar con su firma y sello las páginas efectivas, oficiarán una carta de aceptación, la cual deberá ser incluida a continuación de la portada del volumen de la lista o carta de cumplimiento. 8. VIGENCIA: La presente CI cancela, revoca o reemplaza la CI 5103 – 082 - 026 Versión 01 del 02/06/2010 y a partir de la publicación de esta, se recomienda seguir los procedimientos aquí indicados. 9. CONTACTO PARA MAYOR INFORMACIÓN: Para cualquier consulta técnica adicional con respecto a esta Circular Informativa, dirigirse a los Coordinadores de los Grupos de Inspección de Operaciones y Aeronavegabilidad de la Secretaría de Autoridad Aeronáutica de la AEROCIVIL. Teléfonos (601) 7704161 – 7704181. Correos electrónicos samuel.roiter@Aerocivil.gov.co; nelson.becerra@Aerocivil.gov.co FRANCISCO OSPINA RAMIREZ Secretario de Autoridad Aeronáutica Proyectó: Cap. Luis Eduardo Caicedo, Inspector de Seguridad Operacional Ing. Pilar Lucia Pachon Villamil, Inspector de Seguridad Operacional Revisó: Cap. Samuel Roiter, Coordinador Grupo Inspección de Operaciones Ing. Nelson F. Becerra, Coordinador Grupo Inspección de Aeronavegabilidad Ruta electrónica: sgc/isolucion/documentación Firmado digitalmente por FRANCISCO OSPINA RAMIREZ