Circular Informativa MAUT-1.0-22-002 — Aerocivil

CIRCULAR INFORMATIVA Presentación electrónica de datos de seguridad operacional Clave: MAUT-1.0-22- 002 Versión: 02 Fecha de aprobación: 11/12/2023 Página: 1 de 3 1 PROPÓSITO: El objetivo de la presente circular es estandarizar, facilitar y aprovechar los medios electrónicos para la presentación y envío de datos e información de Seguridad Operacional. 2. APLICABILIDAD: La presente Circular aplica a todas las organizaciones que provean servicios a la aviación, que están incluidas en los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC) quienes, en cumplimiento de la norma que aborda la implementación de los Sistemas de Gestión de Seguridad Operacional – SMS –, deben compartir e intercambiar datos e información sobre Seguridad Operacional frente a la Autoridad Aeronáutica. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: OACI: Organización de Aviación Civil Internacional RAC: Reglamentos Aeronáuticos de Colombia SMS: Sistemas de Gestión de Seguridad Operacional (Safety Management System). SPI: Indicadores de Desempeño de Seguridad Operacional (Safety Performance Indicators, para su sigla en inglés). SSP: Programa Estatal de Seguridad Operacional (State Safety Program). 4. ANTECEDENTES: Son antecedentes las normas y reglamentos sobre el tema, contemplados en los RAC, así como los procedimientos y circulares referidas a presentación de datos e información de seguridad operacional1. Igualmente, son antecedentes los lineamientos establecidos por la OACI tanto en el Documento 9859 como en el Anexo 19, 1ª enmienda, (2ª Ed.). 1 RAC 219 Capítulo A: Generalidades 219.001 Definiciones y abreviaturas Datos sobre seguridad operacional. Conjunto de hechos definidos o conjunto de valores de seguridad operacional recopilados de diversas fuentes de aviación, que se utilizan para mantener o mejorar la seguridad operacional. (i) Dichos datos sobre seguridad operacional se recopilan a través de actividades preventivas o reactivas relacionadas con la seguridad operacional, incluyendo, entre otros, los siguientes: (A) investigaciones de accidentes o incidentes; (B) notificaciones de seguridad operacional; (C) notificaciones sobre el mantenimiento de la aeronavegabilidad; (D) supervisión de la eficiencia operacional; (E) inspecciones, auditorías, constataciones; o (F) estudios, investigaciones y exámenes de seguridad operacional. CIRCULAR INFORMATIVA Presentación electrónica de datos de seguridad operacional Clave: MAUT-1.0-22- 002 Versión: 02 Fecha de aprobación: 11/12/2023 Página: 2 de 3 Adicionalmente, la evolución tecnológica y los medios electrónicos aportan la plataforma adecuada y fiable para envío y recibo de mensajes de datos, que junto con la legislación vigente para el acceso y uso de los mensajes de datos proporcionan las condiciones adecuadas para agilizar trámites emergentes de la aplicación de los RAC. Es importante resaltar, como parte de esta Circular, que los datos que cada proveedor de servicios a la aviación ha de compartir con la Autoridad Aeronáutica recibirán aplicación de los principios de protección, así como los principios de excepción de acuerdo con lo contemplado en el Anexo 19 – 1ª enmienda, (2ª Ed.) de OACI. Por parte de los proveedores de servicios, los datos e información que deben presentar a la Autoridad Aeronáutica deben ser veraces, fiables, consistentes, precisos, válidos, completos, oportunos (calidad del dato) desde su origen. Si de manera reiterada se encuentra que el proveedor de servicios presenta datos o información en particular no fiable o falsa, sería necesario tratar el asunto con el Ejecutivo Responsable para que responda por dicha circunstancia. 5. REGULACIONES RELACIONADAS: RAC 219 – Gestión de Seguridad Operacional. 6. OTRAS REFERENCIAS • Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. • Sitio web OACI - Implementación de la Gestión de Seguridad Operacional: https://www.unitingaviation.com/publications/safetymanagementimplementation/content/#/ • Anexo 19 de OACI – Gestión de Seguridad Operacional, 1ª enmienda, (2ª Ed.). 7. MATERIA: En apoyo a la regulación vigente y en aras de facilitar y agilizar el envío y manejo de los datos, entre ellos los Indicadores de desempeño (rendimiento) en materia de Seguridad Operacional, así como los demás datos e información que surjan en torno a los requerimientos tanto de los SMS reglamentados como del Programa Estatal para la Gestión de la Autoridad en Seguridad Operacional (PEGASO, SSP de Colombia), la presente Circular establece los mecanismos expeditos para el envío y recibo de mensajes de datos pertinentes a la Gestión de Seguridad Operacional. Los proveedores de servicios a la aviación podrán enviar los archivos electrónicos vía correo electrónico a la dirección seguridadoperacional@aerocivil.gov.co, siempre y cuando cumplan con los criterios y la normatividad establecida para cada uno de los casos. En este caso se hace CIRCULAR INFORMATIVA Presentación electrónica de datos de seguridad operacional Clave: MAUT-1.0-22- 002 Versión: 02 Fecha de aprobación: 11/12/2023 Página: 3 de 3 referencia a datos e información diferentes a aquellos que se pueden diligenciar en línea (sobre la plataforma IRIS2). Para cualquier caso en el que se requiera envío de datos y/o información contemplados en los RAC, tal información y/o datos han de ser enviados en archivos electrónicos, sin ningún tipo de bloqueo o palabras clave (password) que impidan o restrinjan el manejo de los datos contenidos; si para el efecto, Aerocivil ha emitido formatos/formularios, tales documentos electrónicos deben ser diligenciados sin cambiar su forma o formulación; para el caso particular, aquellos documentos que se han diseñado para la definición de indicadores en materia de seguridad operacional (SPI), dado que contemplan datos numéricos y/o formulación matemática, el formato está diseñado en archivo Excel. En el mismo archivo electrónico se recibirán los datos diligenciados/actualizados, en aplicación de la Circular emitida para tal efecto. Los medios electrónicos de los que dispone a través de la presente circular se refieren a mecanismos dispuestos para enviar/recibir información y datos relacionados con seguridad operacional, de manera que no se dará trámite a solicitudes particulares, derechos de petición, quejas, reclamos, anónimos, ni denuncias relacionadas con actos delictivos. 8. VIGENCIA: La presente circular entra en vigor a partir de la fecha de su publicación. 9. CONTACTO PARA MÁS INFORMACIÓN: Para aclarar información referida al contenido de esta circular, favor contactar a: Correo electrónico: seguridadoperacional@aerocivil.gov.co Original Firmado por: CR (RA) RODRIGO RAMÓN ZAPATA ROMERO Secretario de Autoridad Aeronáutica Proyectó: Olga Beatriz Martinez Mariño, Coordinadora Grupo Planificación de Autoridad 2 IRIS en la página web de Aerocivil: https://www.aerocivil.gov.co/autoridad_aeronautica/publicaciones/3663/formularios-de-reporte-de-seguridad/