RESOLUCIÓN N° 2522 Manual de Contrataciones de la Secretaría General de la Comunidad Andina LA SECRETARÍA GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA, VISTOS: Los artículos 29, 30 y 34 del Acuerdo de Cartagena; los literales b), m) y x) del artículo 11 de la Decisión 409, que aprueba el Reglamento de la Secretaría General; el artículo 101 del Reglamento Interno de la Secretaría General, aprobado mediante Resolución 2518; y,
CONSIDERANDO
Que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 29 y 30 del Acuerdo de Cartagena, la Secretaria General es el órgano ejecutivo de la Comunidad Andina y vela por la aplicación y cumplimiento del ordenamiento jurídico de la Comunidad Andina; Que, la Secretaría General expresa su voluntad a través de Resoluciones, emitidas por el Secretario General de la Comunidad Andina, quien tiene la facultad de encargar la ejecución de trabajos específicos a consultores en determinadas materias;
Que, de conformidad con lo establecido en el artículo 101º del Reglamento Interno de la Secretaría General, aprobado mediante Resolución 2518, la Secretaría General adoptará un Manual de Contrataciones que desarrolle las modalidades de selección de contratistas, los tipos de contrato que se pueden suscribir, así como los procedimientos internos que garanticen la transparencia en la gestión contractual;
Que, de acuerdo con lo expuesto, se requiere aprobar el Manual de Contrataciones mediante Resolución;
RESUELVE
Artículo 1.- Aprobar el Manual de Contrataciones de la Secretaría General de la Comunidad Andina y sus anexos, contenidos en la presente Resolución. Artículo 2.- Comuníquese a los Países Miembros la presente Resolución. Artículo 3.- Disponer a la Gerencia General de Operaciones notifique a los funcionarios de la Secretaría General la presente Resolución. Artículo 4.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena.
Dada en la ciudad de Lima, a los 10 días del mes de septiembre de dos mil veinticinco. Gonzalo Gutiérrez Reinel Embajador Secretario General 2 MANUAL DE CONTRATACIONES DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA PRESENTACIÓN REFERENCIAS NORMATIVAS GLOSARIO DE SIGLAS Y DEFINICIONES
1. COMPETENCIA CONTRACTUAL
2. TIPOS DE CONTRATOS 2.1. 2.1.1. 2.1.2. Contratos de servicio con personas jurídicas Contrato de consultoría por productos terminados Contrato de prestación de servicios 2.2. 2.2.1. 2.2.2. Contratos de servicio con personas naturales Contrato de consultoría individual Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión 2.3.
Contrato de compraventa 2.4. Contrato de suministro 2.5. Contrato de comodato 2.6. Contrato de obra
3. TIPOS DE ÓRDENES 3.1. Orden de compra 3.2. Orden de servicios 4. OFERENTES 4.1. Personas naturales 4.2. Personas jurídicas 4.3. Consorcios
5. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. Etapa de planeación y actos preparatorios Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Actualización del Plan Anual de Contrataciones Formulación de requerimiento Elaboración de estudios de mercado Definición de la modalidad del proceso de contratación 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3.
Etapa del proceso de selección Inicio del proceso de selección Proceso de evaluación Resultado del proceso de selección 5.3. 5.3.1. Etapa de ejecución contractual Aprobación de la contratación 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. 5.3.6. 5.3.7. 5.3.8. 5.3.9. 5.3.10. 5.3.11. 5.3.12. 5.3.13. 5.3.14. 5.3.15. 5.3.16. 5.3.17. Formalización de la Contratación Perfeccionamiento del contrato o de la orden Garantías Derechos y deberes de las partes Supervisión Conformidad Comunicaciones Pago Aclaraciones al contrato o a la orden Modificaciones contractuales Suspensión Cesión Terminación anticipada del contrato o la orden Resolución contractual Penalidades Responsabilidades del contratista 5.4.
Solución de controversias 5.5. Expediente de contratación ANEXOS 2 PRESENTACIÓN El Manual de Contrataciones tiene como finalidad estandarizar y optimizar los procesos de adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras en la Secretaría General de la Comunidad Andina (en adelante, Secretaría General), mediante procedimientos definidos, transparentes, eficientes y alineados con las mejores prácticas de gestión. El presente manual abarca, de manera integral, todas las etapas del proceso contractual, desde la planificación hasta su ejecución, con el objetivo de fortalecer la transparencia, la eficiencia y la adecuada administración de los recursos.
Constituye una herramienta normativa de aplicación para todos los contratos y órdenes de servicio o compra que suscriba la Secretaría General, que complementa la normativa comunitaria andina vigente y aplicable. Su implementación busca promover transparencia, equidad y responsabilidad en las distintas modalidades de contratación, asegurando el cumplimiento de los estándares institucionales y normativos.
REFERENCIAS NORMATIVAS • • • • • Acuerdo de Cartagena. Decisión 409, Reglamento de la Secretaría General de la Comunidad Andina. Resolución 2518, Reglamento Interno de la Secretaría General. Resolución 2374, Estructura orgánico - funcional de la Secretaría General. Resolución 1615, Delegación de funciones al Gerente General de Operaciones y Finanzas.
La base normativa del presente Manual de Contrataciones incluye las modificatorias y disposiciones reglamentarias que la complementen. GLOSARIO DE SIGLAS Y DEFINICIONES • • • • • • • • • • • SG: Secretario General DG: Dirección General GGOF: Gerencia General de Operaciones y Finanzas NI: Nota interna TdR: Términos de referencia ET: Especificaciones técnicas PP: Proceso público CP: Comparación de precios IPEI: Invitación a presentar expresiones de interés CD: Contratación directa Dependencias: Despacho del Secretario General y sus Áreas, así como las Direcciones Generales. 3
1. COMPETENCIA CONTRACTUAL En virtud de lo dispuesto en el literal a) del artículo 34 del Acuerdo de Cartagena, el Secretario General de la Comunidad Andina tiene, entre sus atribuciones fundamentales, la facultad de ejercer la representación jurídica de la Secretaría General. En el ejercicio de sus competencias, el Secretario General es el representante legal del organismo y, en consecuencia, se encuentra facultado para suscribir todos los actos y contratos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la Secretaría General.
Asimismo, conforme al literal b), de la Resolución 1615, el Secretario General de la Comunidad Andina delegó en el Gerente General de Operaciones y Finanzas la facultad de ejercer la representación jurídica de la Secretaría General. En virtud de dicha delegación, el Gerente General de Operaciones y Finanzas se encuentra facultado para suscribir contratos, adendas y otros documentos contractuales en representación de la Secretaría General, bajo la autorización que el Secretario General conceda para este fin.
2. TIPOS DE CONTRATOS Los tipos de contratos que emplea la Secretaría General, sin perjuicio de aquellos especiales que sean requeridos en el futuro, se describen a continuación: 2.1. Contratos de servicio con personas jurídicas 2.1.1. Contrato de consultoría por productos terminados Es aquel acuerdo por el cual el contratista, con el apoyo de un equipo de trabajo técnico, si corresponde, se obliga a elaborar y entregar a la Secretaría General, productos determinados que involucren la aplicación de conocimientos específicos, técnicos, u otros de carácter intelectual, junto con sus respectivos entregables.
A cambio, el consultor recibe una contraprestación previamente pactada, según lo establecido en los términos y condiciones del contrato. El contratista puede proporcionar los recursos o el personal necesario para el desarrollo de los productos de la consultoría, frente a los cuales no se genera ninguna relación civil, ni vínculo laboral con la Secretaría General. 2.1.2.
Contrato de prestación de servicios Es aquel acuerdo por el cual el contratista se obliga a prestar un servicio o ejecutar una actividad específica en favor de la Secretaría General, a cambio de una contraprestación previamente pactada, según lo establecido en los términos y condiciones del contrato. El contratista puede proporcionar los recursos y/o el personal necesario para el desarrollo del servicio o actividad, frente a los cuales no se genera ninguna relación civil, ni vínculo laboral con la Secretaría General. 2.2.
Contratos de servicio con personas naturales Los siguientes tipos de contrato con persona natural, son de naturaleza civil sin que exista vínculo laboral, subordinación, ni dependencia con la Secretaría General. 4 2.2.1. Contrato de consultoría individual Es aquel acuerdo por el cual el contratista, de forma independiente, se obliga a elaborar y entregar productos terminados que involucren la aplicación de conocimientos específicos, técnicos, u otros de carácter intelectual, junto con sus respectivos entregables, a la Secretaría General.
A cambio, el contratista recibe una contraprestación previamente pactada, según lo establecido en los términos y condiciones del contrato. 2.2.2. Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión Es aquel acuerdo por el cual una persona natural, en calidad de apoyo técnico o experto calificado, se obliga a prestar, con total autonomía técnica, un servicio determinado a la Secretaría General, a cambio de una contraprestación previamente pactada, según lo establecido en los términos y condiciones del contrato.
Estos servicios se refieren al desarrollo de actividades puntuales en el marco de la ejecución de proyectos, al cumplimiento de tareas específicas o servicios de asesoría técnica, administrativa y/o legal en forma continua, que por su complejidad o por insuficiencia en la planta de personal, no pueden ser realizadas por ningún funcionario de la Secretaría General. 2.3.
Contrato de compraventa Es aquel acuerdo por el cual el vendedor se obliga a transferir la propiedad de uno o varios bienes, según corresponda, a la Secretaría General, quien, en su calidad de comprador, se obliga a pagar el precio en dinero al vendedor, conforme a los términos y condiciones establecidos en el contrato. 2.4. Contrato de suministro Es aquel acuerdo mediante el cual el suministrante se obliga a realizar entregas periódicas o continuas de bienes y/o servicios, según corresponda, a la Secretaría General, quien, en su calidad de beneficiaria, se obliga a pagar el precio en dinero por los bienes y/o servicios requeridos o consumidos. 2.5.
Contrato de comodato Es aquel acuerdo por el cual una de las partes entrega a la otra un bien no consumible, permitiéndole su uso durante un plazo determinado o para un propósito específico, con la obligación de devolver el bien en las mismas condiciones en las cuales se entregó, al finalizar el plazo o cumplido el objetivo establecido, salvo el deterioro natural ocasionado por el uso adecuado.
Este tipo de contrato no implica la transferencia de propiedad del bien, sino únicamente el derecho de uso temporal, con la responsabilidad de devolución al término del acuerdo. 2.6. Contrato de obra Es aquel acuerdo por el cual una persona jurídica o natural se obliga a ejecutar una obra civil a favor de la Secretaría General, quien se obliga a pagar un precio. 5 En dicho caso, el objeto del contrato involucra aquellos trabajos de construcción, expansión, fabricación, mejora y/o mantenimiento de infraestructura física de un bien inmueble.
Este tipo de contrato abarca tanto la creación de nuevas edificaciones o estructuras, como la intervención en instalaciones existentes, con el objetivo de ampliar, optimizar o preservar su funcionalidad.
3. TIPOS DE ÓRDENES Además de los tipos de contratos utilizados por la Secretaría General, existen otros tipos de acuerdo para la contratación de bienes y/o servicios, las cuales se describen a continuación: 3.1. Orden de compra Es aquel instrumento jurídico-negocial emitido por la Secretaría General para formalizar la adquisición de bienes cuyo valor anual no supere los cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local.
Este documento tiene carácter vinculante y especifica de manera detallada la cantidad, precio unitario y total, así como las condiciones de entrega de los bienes solicitados, estableciendo así los términos contractuales entre la Secretaría General y el oferente. 3.2. Orden de servicios Es aquel instrumento jurídico-negocial emitido por la Secretaría General para la contratación de servicios específicos cuyo valor anual no supere los cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local.
Este documento tiene carácter vinculante y detalla la naturaleza y alcance del servicio requerido, la contraprestación acordada, los plazos de ejecución y otras condiciones relevantes para la prestación del servicio. 4. OFERENTES 4.1. Personas naturales Son consideradas personas naturales aquellas que actúan en nombre propio y tienen la capacidad jurídica para celebrar actos jurídicos.
Se suscriben contratos con personas naturales cuando el bien o servicio a contratar requiera ser prestado de forma directa y personalísima por parte del contratista seleccionado. 4.2. Personas jurídicas Son consideradas personas jurídicas aquellas entidades, de derecho público o privado, con personería jurídica propia e independiente de sus miembros, que actúan mediante sus representantes legales y tienen capacidad para celebrar actos jurídicos conforme a la normativa aplicable en su domicilio fiscal.
Se suscriben contratos con personas jurídicas cuando el bien o servicio a contratar, especialmente por su complejidad, requiera del concurso de varias personas, procesos o maquinaria para su desarrollo. 6 4.3. Consorcios Los consorcios son considerados oferentes plurales, entendidos estos como una forma de asociación empresarial temporal entre dos o más personas jurídicas que deciden colaborar para ejecutar en conjunto un contrato específico, sin constituir una nueva persona jurídica.
En los consorcios, las personas jurídicas que lo integran mantienen su identidad jurídica, comparten recursos, riesgos y beneficios, y se rigen por un contrato suscrito con firmas legalizadas, que define las aportaciones, responsabilidades y la distribución de utilidades entre sus miembros. La responsabilidad en los consorcios es solidaria y su duración es limitada, ya que, una vez ejecutado a satisfacción el contrato para el cual fueron creados, este se extingue.
La postulación se acredita por medio de un acuerdo de consorcio, que constituye la promesa de constitución para la postulación y contrato de consorcio al momento del perfeccionamiento del contrato. Este documento debe incluir, al menos: i) Identificación de las partes: nombre, registro de identificación tributaria, domicilio, representante legal; ii) Objeto del consorcio: ejecución del contrato específico; iii) Duración: ligada normalmente al plazo del contrato; iv) Obligaciones y responsabilidades: cómo se reparten entre las partes; v) Participación económica: porcentaje de participación; vi) Administración: el consorcio puede contar con contabilidad y registro de identificación tributaria independiente, o determinar que alguno de los integrantes sea el operador tributario; vii) Se determinará al representante común. Este documento debe contener las formalidades de rigor, como mínimo con firma legalizada (presentación personal) ante notario.
5. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN 5.1. Etapa de planeación y actos preparatorios 5.1.1. Elaboración del Plan Anual de Contrataciones La Secretaría General dispone de un Plan Anual de Contrataciones, de carácter público, el cual constituye un instrumento de planificación que se formula en forma paralela al anteproyecto del presupuesto de cada año. El Plan Anual de Contrataciones es un instrumento de gestión que tiene como objetivo principal proporcionar una visión clara y estructurada de las contrataciones planificadas de bienes, servicios y obras de la Secretaría General.
Para su elaboración, se emplea el formato referencial especificado en el Anexo I de este Manual. Para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas requiere a las Dependencias, mediante nota interna, la información sobre sus necesidades de contratación, a más tardar el 30 de septiembre. Las Dependencias remiten el listado de sus necesidades, debidamente justificadas y con monto estimado, mediante nota interna a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas en máximo diez (10) días hábiles. 7 La Gerencia General de Operaciones y Finanzas consolida el listado de necesidades para la elaboración del Plan, teniendo en consideración los recursos presupuestales de la Secretaría General para el año correspondiente.
Solo cuando dichos recursos no sean suficientes, el Secretario General, en coordinación con la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, define la priorización de las contrataciones consolidadas, previa consulta a las Dependencias. La aprobación del Plan Anual de Contrataciones está a cargo del Secretario General. En caso de que existan observaciones, su subsanación será gestionada por la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, previa aprobación del Secretario General.
La aprobación del Plan Anual de Contrataciones procede luego de la aprobación del presupuesto de la Secretaría General para el año correspondiente. Una vez aprobado el Plan, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas es responsable de su publicación en la página web oficial de la Comunidad Andina y de su notificación a todas las Dependencias, a más tardar el 31 de enero de cada año. En ese sentido, la publicación oportuna del Plan Anual de Contrataciones tiene como propósito alcanzar los siguientes objetivos: • • • • • Garantizar la transparencia en los procesos de contratación y compras;
Informar con antelación a los potenciales oferentes sobre las futuras convocatorias; Contribuir a la buena estructuración de los procesos de contratación al proporcionar tiempo suficiente para la preparación de propuestas competitivas; Reducir la probabilidad de procesos de contratación desiertos por falta de oferentes calificados; Promover una competencia justa y equitativa entre los potenciales oferentes.
Finalmente, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas es responsable de realizar el seguimiento de la ejecución oportuna y eficiente del Plan Anual de Contrataciones. 5.1.2. Actualización del Plan Anual de Contrataciones Cualquier Dependencia que requiera modificar el Plan Anual de Contrataciones, ante una necesidad sobreviniente, ya sea mediante la adición, eliminación o modificación una o varias contrataciones previamente establecidas, solicita formalmente su actualización mediante una nota interna dirigida a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, debidamente sustentada, exponiendo de manera clara y precisa las razones que motivan el cambio propuesto.
Salvo situaciones de fuerza mayor, no se recomienda realizar más de una modificación del Plan Anual de Contrataciones en el mes. La solicitud de actualización del Plan Anual de Contrataciones requiere una revisión sobre su pertinencia y la existencia de certificación presupuestal. En caso el resultado de dicha revisión determine la 8 desaprobación de la solicitud, el Gerente General de Operaciones y Finanzas notifica a la Dependencia solicitante.
En caso el resultado sea conforme, la aprobación de la solicitud de actualización del Plan Anual de Contrataciones corresponde al Gerente General de Operaciones y Finanzas, previo informe al Secretario General. Posteriormente, el Gerente General de Operaciones y Finanzas notifica a la Dependencia solicitante y publica el Plan actualizado en la página web de oficial la Comunidad Andina. 5.1.3.
Formulación de requerimiento Antes de iniciar cualquier proceso de contratación, la Dependencia solicitante debe verificar que la contratación se encuentre en el Plan Anual de Contrataciones. En caso no se encuentre, deberá iniciar el proceso de actualización del Plan Anual de Contrataciones. Tras la verificación, la Dependencia formula el requerimiento mediante nota interna dirigida a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, que incluya la justificación detallada de la necesidad, para dar inicio al proceso de contratación, adjuntando los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, de acuerdo con el Anexo II del presente Manual, así como la documentación que considere necesaria.
En los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, se especifican de forma detallada las características del servicio, bien y/u obra por contratar, así como los aspectos esenciales y condiciones de la futura relación contractual. 5.1.4. Elaboración de estudios de mercado El estudio de mercado es una herramienta fundamental para garantizar la planeación adecuada del proceso contractual y la eficiencia del gasto.
A través de un estudio de mercado, se recolecta información valiosa, tanto dentro de la Secretaría General, como en otras entidades. Su objetivo primordial es identificar oferentes potenciales, valores de referencia, condiciones comerciales y técnicas, así como modalidades contractuales viables, para satisfacer las necesidades de la Secretaría General.
La Gerencia General de Operaciones y Finanzas, en coordinación con la Dependencia solicitante de corresponder, elabora el estudio de mercado según los términos de referencia y/o especificaciones técnicas del requerimiento, teniendo en cuenta las siguientes pautas: • • Los estudios de mercado no deben limitarse a oferentes locales, no solo porque los oferentes pueden provenir de cualquiera de los Países Miembros y otros países, sino porque tratándose de consultorías especializadas, se requiere un análisis más profundo para encontrar los mejores oferentes en sectores, tales como, infraestructura, diseño, tecnología, sanidad animal o vegetal, calidad, entre otros;
Análisis de proyectos ejecutados con objetos contractuales similares; 9 • • • • Análisis de fuentes expertas: universidades, gremios, entes multilaterales (BID, Banco Mundial, entre otros) para aportar información valiosa sobre firmas especializadas; Los estudios de mercado incluyen las cotizaciones, cuando se invitan a oferentes con experiencia demostrada a cotizar para establecer un patrón de precio, o sondeos de precios.
Los análisis de precios deben contar con una media ponderada si hay suficientes cotizaciones o tomar el precio más representativo, explicando porqué es el más adecuado. Siempre debe considerarse costos asociados no visibles: transporte, nacionalización de mercancías, seguros, garantías, etc. Para facilitar la elaboración del estudio de mercado, el presente Manual incluye un formato en el Anexo III. 5.1.5.
Definición de la modalidad del proceso de contratación Luego de culminado el estudio de mercado, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, en coordinación con la Dependencia, puede decidir modificar los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, aprobando una versión final, sobre la cual se analiza si resulta necesario realizar un nuevo estudio de mercado, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.1.4.
Estos documentos sustentan la determinación del monto referencial de contratación, así como la definición de la modalidad del proceso, a cargo de la Gerencia General de Operaciones y Finanzas. A continuación, contrataciones: se detallan las modalidades del proceso de a) Proceso público: Es la modalidad de selección que, por regla general, emplea la Secretaría General para la contratación de bienes, servicios y obras.
Este tipo de proceso es público y abierto, permitiendo que personas jurídicas, personas naturales o consorcios puedan presentar propuestas técnicas y económicas. Esta modalidad se realiza mediante la publicación de su convocatoria en la web oficial de la Comunidad Andina que incluye los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, así como otros documentos que sean necesarios. b) Comparación de precios: Es la modalidad de selección en la cual la Secretaría General realiza la contratación de bienes y servicios de baja complejidad, de disponibilidad inmediata y cuyas especificaciones técnicas corresponden a un estándar establecido en el mercado.
Este procedimiento tiene como finalidad garantizar una selección objetiva basada en términos de precio y calidad. c) Invitación a presentar expresiones de interés: Es la modalidad de selección, a través de la cual la Secretaría General elabora una lista corta de potenciales oferentes del rubro especifico de los bienes y servicios a contratar, especialmente cuando se requieren habilidades o experiencias altamente especializadas.
Dichos potenciales oferentes, identificados como resultado del estudio de mercado, son 10 invitados por la Gerencia General de Operaciones y Finanzas mediante el correo institucional para presentar sus expresiones de interés. d) Contratación directa: Es la modalidad excepcional de selección mediante la cual la Secretaría General contrata directamente con un oferente.
Esta modalidad se encuentra limitada a los supuestos que se describen a continuación: d.1) Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Para aquellos casos en los que la Dependencia identifica previamente y justifica que una persona natural posee conocimientos especializados en la materia requerida. d.2) Existencia de un único oferente: Para aquellos casos en los que se verifique la existencia de una única persona natural o jurídica capaz y/o habilitada para proporcionar el bien o servicio requerido, o cuando existan razones técnicas debidamente justificadas. d.3) Proyectos de fondos administrados por la Secretaría General: Para aquellos casos donde el financiamiento proviene de un fondo administrado por la Secretaría General y la instancia proponente, de acuerdo con su reglamento, identifica y/o selecciona a un solo proveedor. d.4) Situación de emergencia: Ante la ocurrencia o inminencia de ocurrencia de una situación de emergencia en el país sede de la Secretaría General, tipificada como: caso fortuito (fenómenos naturales o accidentes), asunto de defensa nacional u orden interno y declaración de emergencia sanitaria.
Dicha situación afecta directa o indirectamente el funcionamiento o a los funcionarios de la Secretaría General. d.5) Situación de desabastecimiento: Ante una situación de desabastecimiento de bienes o servicios estratégicos y/o esenciales que afecten o impidan el funcionamiento de la Secretaría General o el cumplimiento de sus funciones. 5.2.
Etapa del proceso de selección 5.2.1. Inicio del proceso de selección Luego de contar con la versión final de los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, el Gerente General de Operaciones y Finanzas solicita autorización para el inicio del proceso de selección al Despacho del Secretario General, mediante nota interna, que incluye la definición y sustento de la modalidad de contratación, así como los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, y el informe de estudio de mercado.
El Secretario General otorga su conformidad, remitiendo su autorización mediante nota interna dirigida al Gerente General de Operaciones y Finanzas, con copia a la Dependencia. En caso contrario, se devuelve con las correspondientes observaciones. 11 Solo en el caso de la modalidad de comparación de precios, la instancia competente para la autorización del inicio del proceso de selección es el Gerente General de Operaciones y Finanzas, con una nota interna a la Dependencia, salvo que el monto referencial anual sea mayor a cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local. 5.2.1.1.
Proceso público Tras la autorización del inicio del proceso público, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas publica la convocatoria con los términos de referencia y/o especificaciones técnicas en la página web oficial de la Comunidad Andina. Adicionalmente, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas coordina con el Área de Comunicaciones la difusión del proceso en las redes sociales de la Secretaría General y/u otros medios idóneos, para garantizar su amplia divulgación, transparencia e igualdad de oportunidades entre los interesados. 5.2.1.2.
Comparación de precios Tras la autorización del inicio del proceso de comparación de precios, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas realiza la búsqueda de cotizaciones, a través de correos electrónicos, visitas a oferentes, llamadas telefónicas u otro medio disponible. 5.2.1.3. Invitación a presentar expresiones de interés Tras la autorización del inicio del proceso de invitación a presentar expresiones de interés, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, en coordinación con la Dependencia, de corresponder, identifica una lista corta de potenciales oferentes como resultado del estudio de mercado.
Posterior a ello, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas remite las invitaciones, adjuntando los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, mediante el correo institucional de la Secretaría General, usando para ello el modelo de invitación a presentar expresiones de interés establecido en el Anexo IV del presente Manual. 5.2.1.4.
Contratación directa Tras la autorización del inicio del proceso de contratación directa, la Dependencia, en coordinación con la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, de corresponder, realiza la búsqueda del potencial oferente en caso no se haya identificado previamente en el estudio de mercado. Posterior a ello, se requiere al potencial oferente su propuesta acompañada de los documentos que sustenten el cumplimiento de los términos de referencia y/o especificaciones técnicas dentro del contexto del supuesto contratación directa aplicado. 12 5.2.2.
Proceso de evaluación En el caso de las modalidades de proceso público e invitación a presentar expresiones de interés, la evaluación la realiza un Comité de Evaluación. Para las modalidades de comparación de precios y contratación directa, la instancia competente de la evaluación es la Gerencia General de Operaciones y Finanzas. 5.2.2.1.
Comité de evaluación Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de la publicación de los términos de referencia y/o especificaciones técnicas o de la remisión de las invitaciones a presentar expresiones de interés, según corresponda, el Secretario General designa a los miembros del Comité de Evaluación mediante nota interna, a propuesta de la Gerencia General de Operaciones y Finanzas.
El Gerente General de Operaciones y Finanzas notifica a los miembros del Comité de Evaluación, adjuntando la nota interna. El Comité de Evaluación es el órgano responsable de garantizar un proceso de selección transparente, justo y eficiente. Su labor abarca la evaluación inicial de las propuestas hasta la recomendación final de contratación, asegurando en todo momento el cumplimiento de los criterios establecidos en los términos de referencia y/o especificaciones técnicas o de las invitaciones a presentar expresiones de interés, considerando la mejor oferta, en términos de precio, calidad, entre otros.
El Comité de Evaluación está compuesto por funcionarios de la Secretaría General, cuya selección se basa en su experiencia y responsabilidad en áreas clave para el proceso de contratación. Los miembros que conforman dicho comité son: 1. Un representante del Despacho del Secretario General; 2. El Gerente General de Operaciones y Finanzas o su representante designado; 3.
El responsable de la Dependencia correspondiente o su representante designado; y 4. El funcionario que gestiona el tema objeto de la contratación, de corresponder. En caso de ausencia de alguno de los miembros, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas designa a un suplente e informa al Secretario General mediante nota interna, a fin de asegurar la continuidad de las funciones del Comité de Evaluación y evitar retrasos en el proceso de evaluación. El quorum del Comité de Evaluación es total y sus decisiones se adoptan por mayoría absoluta o unanimidad.
El Comité de Evaluación tiene las siguientes responsabilidades principales: 13 • • • • • • • • Coordinar y llevar a cabo las reuniones necesarias para conducir el proceso de evaluación con rigor y en cumplimiento de la normativa vigente; Revisar y evaluar con transparencia, independencia e imparcialidad las propuestas recibidas de los oferentes;
Verificar que los oferentes cumplan los requisitos establecidos en los términos de referencia y/o especificaciones técnicas; Seleccionar, por mayoría absoluta, al oferente más idóneo para la contratación, para su recomendación al Secretario General; Responder a las consultas planteadas por los potenciales oferentes durante el proceso; Suscribir actas que consignen los acuerdos adoptados durante el proceso de evaluación;
Cautelar el estricto cumplimiento del cronograma del proceso de selección y en caso excepcional acordar mediante acta la ampliación de los plazos establecidos en la convocatoria, con la justificación correspondiente; Elaborar los informes de evaluación del proceso de selección de acuerdo con los términos de referencia y/o especificaciones técnicas. 5.2.2.2.
Recepción de propuestas presentadas La Gerencia General de Operaciones y Finanzas es responsable de recibir las propuestas presentadas por los oferentes y se encarga de registrar, catalogar y organizar de manera sistemática cada propuesta recibida en una carpeta digital. Este proceso tiene como objetivo facilitar la presentación ordenada de la información al Comité de Evaluación o instancia competente, para su posterior análisis y consideración. 5.2.2.3.
Informe de evaluación En caso la evaluación la realice el Comité de Evaluación, este dispone de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, desde que culmina el plazo de recepción de propuestas para proceder con la evaluación y la elaboración del Informe de Evaluación, de acuerdo con los términos de referencia y/o especificaciones técnicas.
Dicho informe incluye: (i) los antecedentes del proceso (ii) la evaluación final de los oferentes, debidamente fundamentada; (iii) la especificación detallada de los motivos de descalificación, cuando corresponda; y (iv) la recomendación formal de adjudicación o declaración de desierto del proceso. El documento es suscrito por la totalidad de los miembros que integran el Comité de Evaluación. La Gerencia General de Operaciones y Finanzas remite el Informe del Comité de Evaluación al Despacho del Secretario General mediante nota interna.
En dicha comunicación, se 14 recomienda el oferente idóneo respecto a la evaluación realizada o, de ser el caso, la declaración de desierto. El Secretario General, a su vez, comunica a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas su decisión a través de una nota interna. En caso la evaluación la realice la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, ésta dispone de un plazo máximo de tres (3) días hábiles para la elaboración del Informe de Evaluación. Para el caso de la comparación de precios, el Gerente General consolida las cotizaciones obtenidas y elabora el informe de evaluación que contiene el análisis en términos de calidad y precio, respecto a dichas cotizaciones, recomendando la mejor oferta al Secretario General, solo cuando el valor final anual del objeto es mayor a cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local.
Caso contrario el Gerente General aprueba la contratación. Respecto a la contratación directa, el informe de evaluación contiene los antecedentes referidos a la configuración del supuesto correspondiente, la verificación de la idoneidad del potencial oferente dentro del marco de las causales que lo justifican y su cumplimiento respecto a los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, recomendando al Secretario General que proceda la contratación. De no corresponder, en el informe de evaluación se define alguna otra acción administrativa procedente.
Tanto en el supuesto de contratación directa, como en el supuesto de comparación de precios de casos en los que el valor final anual sea mayor a cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local, el Secretario General comunica su decisión al Gerente General de Operaciones y Finanzas, mediante nota interna. 5.2.3.
Resultado del proceso de selección 5.2.3.1. Publicación y notificación de resultados Con la decisión emitida por el Secretario General concluye el proceso de selección y autoriza la publicación y/o notificación subsecuente del resultado. En el caso de tratarse de un proceso público, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas gestiona la publicación de los resultados a través de la página web oficial de la Comunidad Andina y notifica al ganador del proceso, solicitándole la documentación administrativa complementaria.
Por otro lado, si se trata de una invitación a presentar expresiones de interés, de una comparación de precios o de una contratación directa, la comunicación se lleva a cabo mediante una notificación escrita enviada a los participantes y/o al oferente seleccionado a través del correo electrónico institucional de la Secretaría General. 15 Cuando el resultado corresponda a la declaratoria de desierto del proceso, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas la publica en la página web oficial de la Comunidad Andina para los procesos públicos o notifica a los oferentes invitados en los procesos de invitación a presentar expresiones de interés. 5.2.3.2.
Proceso declarado desierto El Comité de Evaluación recomienda que el proceso de selección sea declarado desierto en los siguientes supuestos: (i) cuando ningún oferente cumpla con los requisitos mínimos requeridos, o (ii) ante la ausencia de oferentes. En ambos casos, el Comité de Evaluación, en el informe de evaluación, expone los fundamentos que justifican dicha recomendación, analizando las causas o factores que hayan podido incidir en que el proceso se declare desierto.
Asimismo, recomienda el reinicio del proceso o el cambio de modalidad de proceso de contratación, evaluando adicionalmente la necesidad de ajustes a los términos de referencia y/o especificaciones técnicas. En cualquiera de los casos y siempre y cuando se hayan modificado los términos de referencia y/o especificaciones técnicas se deberá volver a lo establecido en el numeral 5.1.4., de corresponder, o de lo contrario al numeral 5.2.1.
Finalmente, el Secretario General, luego de revisar el informe presentado para su consideración, mediante nota interna dirigida a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, emite su decisión, señalando el curso de acción a seguir respecto del proceso de acuerdo con las recomendaciones formuladas. La Gerencia General de Operaciones y Finanzas publica la declaratoria de desierto en la página web oficial de la Comunidad Andina para los procesos públicos o notifica a los oferentes invitados en los procesos de invitación a presentar expresiones de interés. 5.2.3.3.
Cancelación del proceso de selección La interrupción o cancelación de un proceso de selección puede darse, hasta antes del perfeccionamiento del contrato, en los siguientes eventos: i) por cambio en las condiciones del proceso, debido a necesidades nuevas o por modificaciones sustanciales en el objeto, alcance o presupuesto; ii) por desaparición de la necesidad de contratar; iii) por indicios de direccionamiento técnico; iv) por errores insubsanables en los pliegos de condiciones que comprometan la transparencia o legalidad del proceso; v) prácticas indebidas, irregulares o corruptas en la que incurra el oferente (soborno, extorsión, coerción, fraude, colusión, entre otros).
El Gerente General de Operaciones y Finanzas elabora un informe que contiene la justificación de la cancelación del proceso de selección, así como la recomendación del curso de acción a seguir. El informe se remite mediante nota interna al Secretario General para su revisión y decisión. El Secretario General 16 aprueba el curso de acción a seguir respecto del proceso, mediante nota interna.
La Gerencia General de Operaciones y Finanzas publica la cancelación del proceso de selección en la página web oficial de la Comunidad Andina para los procesos públicos o notifica a los oferentes de los otros procesos de selección. 5.3. Etapa de ejecución contractual 5.3.1. Aprobación de la contratación Para el inicio de la etapa de ejecución contractual, el Gerente General de Operaciones y Finanzas solicita la aprobación de la contratación al Secretario General mediante nota interna que adjunta la versión preliminar de la Disposición Administrativa, que formaliza la aprobación de la contratación. La emisión de la Disposición Administrativa es un requisito indispensable para las contrataciones directas, y para todas aquellas contrataciones cuyo monto contractual anual supere los cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local.
Para contrataciones o compras de menor valor al establecido, no se requiere la emisión de Disposición Administrativa, siendo suficiente que el Gerente General de Operaciones y Finanzas apruebe la contratación, mediante la emisión de la correspondiente orden de compra o servicio. 5.3.2. Formalización de la Contratación Cuando el Secretario General apruebe la contratación mediante la emisión de la Disposición Administrativa correspondiente, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas se encarga de la elaboración del contrato, el cual debe ser conforme a los documentos del proceso de contratación. Una vez redactada la versión final del contrato, el Gerente General de Operaciones y Finanzas la remite al contratista para que ésta se manifieste en uno de los siguientes sentidos: i) presente una contrapropuesta que requiera mutuo acuerdo, siempre y cuando se trate de elementos de forma o no sustanciales que mejoren las condiciones contractuales sin alterar el objeto del contrato y su alcance, u ii) otorgue su conformidad para proceder al perfeccionamiento de éste.
Para las contrataciones o compras de un monto contractual anual menor a cinco mil dólares estadounidenses (US$ 5,000) o su equivalente en moneda local, la contratación se formaliza mediante la emisión de una orden de compra o de servicio. 5.3.3. Perfeccionamiento del contrato o de la orden El perfeccionamiento del contrato o de la orden está a cargo del Gerente General de Operaciones y Finanzas, quien los suscribe en representación de la Secretaría General. 17 El perfeccionamiento del contrato o la orden se formaliza en formato físico o digital, según corresponda.
El contratista podrá suscribir el contrato o la orden usando medios digitales o electrónicos. Considerando las particularidades de cada proceso, se puede establecer requisitos para el perfeccionamiento, independientemente de la naturaleza del contrato o la orden. Entre estos requisitos se incluyen, entre otros, la entrega de la garantía de fiel cumplimiento, la presentación de pólizas de seguro y/o la suscripción del acta de inicio. 5.3.4.
Garantías Para aquellos contratos que sean de tracto sucesivo, con ejecución de obligaciones continua y periódica en el tiempo, la Secretaría General requiere una garantía de fiel cumplimiento equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual. Esta garantía asegura el cumplimiento de las obligaciones del contratista y debe ser mencionada en los términos de referencia y/o especificaciones técnicas o en la invitación a presentar expresiones de interés, de ser el caso.
La Secretaría General acepta únicamente cartas fianzas emitidas por empresas supervisadas y autorizadas para su emisión, por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS) de la República del Perú. También acepta garantías emitidas por empresas no domiciliadas en la República del Perú, siempre y cuando se encuentren en el listado del Banco Central de Reserva del Perú, por ser el territorio donde se requiere la ejecutabilidad de la garantía. La garantía debe cumplir con las características de ser irrevocable, incondicional, solidaria, de realización automática, sin beneficio de excusión, ni división. Para aquellos contratos relacionados a la entrega de productos terminados o entregables se aplica, como garantía de fiel cumplimiento, la retención del monto correspondiente a la última factura emitida, siempre que exista mutuo acuerdo.
El monto retenido solo puede ser cobrado y pagado una vez que la Secretaría General emita la conformidad correspondiente. La Secretaría General no suscribe contratos que incluyen pagos anticipados o adelantos de ninguna naturaleza, salvo que el oferente acepte prestar una garantía por el monto total del anticipo, que debe cumplir con las mismas características requeridas para la garantía de fiel cumplimiento. 5.3.5.
Derechos y deberes de las partes Son derechos y deberes de las partes, en los contratos suscritos por la Secretaría General, los siguientes: a) Exigir el cumplimiento del contrato en los términos pactados; b) Recibir contraprestaciones acordadas; c) Resolver o terminar el contrato bajo los supuestos establecidos en el presente manual; d) Cumplir de buena fe con lo pactado; e) No causar perjuicios a la otra parte por acción u omisión; f) Informar cualquier hecho que afecte el desarrollo del contrato; 18 g) Respetar los plazos, condiciones y obligaciones estipuladas. 5.3.6.
Supervisión Tras la suscripción del contrato, la emisión de la orden de compra o de servicio, el Gerente General de Operaciones y Finanzas, en coordinación con la Dependencia solicitante, designa a uno o más supervisores, titulares y alternos, de acuerdo con los términos de referencia y/o especificaciones técnicas. Dicha designación se efectúa en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, contados a partir de la suscripción del contrato o la emisión de la orden respectiva.
La designación se formaliza mediante una nota interna, que adjunta una copia del expediente de contratación. Asimismo, se notifica al contratista la referida designación. Para la selección del supervisor o supervisores del contrato, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas considera tres criterios fundamentales: idoneidad, capacidad y disponibilidad.
En ese sentido, las responsabilidades del supervisor o los supervisores del contrato son las siguientes: • • • • • • • Determinar con debida fundamentación el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato, emitiendo el informe correspondiente; Sustentar ante la Gerencia General de Operaciones y Finanzas la aplicación de penalidades al contratista, ante un incumplimiento;
Controlar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato, así como sus plazos; Mantener comunicación efectiva con el contratista; Emitir opinión sustentada sobre cualquier propuesta de modificación del contrato presentada por el contratista; Evaluar los productos, entregables y/o informes presentados por el contratista para efectos de la conformidad, de acuerdo con el numeral 5.3.7;
Elaborar informes detallados y debidamente fundamentados que sustenten la conformidad. Los informes emitidos por el supervisor o supervisores se comunican a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, mediante nota interna de la Dependencia correspondiente. 5.3.7. Conformidad El supervisor o supervisores evalúan los productos, entregables y/o informes presentados por el contratista, emitiendo el informe con la conformidad, de corresponder.
En caso existan observaciones, se deben identificar la totalidad de éstas, a través de un informe. La Gerencia General de Operaciones y Finanzas comunica al contratista el informe con las observaciones existentes para que las subsane, en el plazo establecido en la referida comunicación, que no podrá ser mayor a 19 quince (15) días hábiles.
Si el contratista no subsanó a cabalidad todas las observaciones en el plazo otorgado, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas podrá otorgarle plazos adicionales sin perjuicio de la aplicación de penalidades. En el caso de la terminación anticipada de contrato u orden, el supervisor o supervisores, según corresponda, define una estimación final y objetiva de las prestaciones ejecutadas a la fecha de la terminación. 5.3.8.
Comunicaciones Cualquier aviso, notificación o comunicación entre la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, en representación de la Secretaría General, y el contratista, se efectúa por escrito y se considera dado, entregado y/o realizado desde el momento en que la comunicación correspondiente se entrega al destinatario en su respectiva dirección (física y/o electrónica), según lo establecido en el contrato o la orden. 5.3.9.
Pago La Gerencia General de Operaciones y Finanzas gestiona el pago, luego de emitida la conformidad, de acuerdo con lo establecido en el contrato o la orden. 5.3.10. Aclaraciones al contrato o a la orden Durante la ejecución del contrato u orden, el contratista puede solicitar aclaraciones a los términos de referencia y/o especificaciones técnicas o condiciones contractuales inicialmente acordadas, las mismas que el supervisor o supervisores absuelven. 5.3.11.
Modificaciones contractuales Durante la ejecución contractual, es posible que, por instancia del contratista o de la Secretaría General, se identifique la necesidad de realizar modificaciones a los términos o condiciones inicialmente acordados del contrato o la orden, sin desnaturalizar los elementos esenciales del objeto contractual establecido en el acuerdo original entre las partes, y siempre que estén orientados a garantizar la adecuada ejecución contractual.
En caso la solicitud proceda del contratista, éste la notifica, debidamente sustentada, a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, con una antelación mínima de quince (15) días calendario previos al vencimiento del plazo de ejecución contractual, quien a su vez solicita opinión al supervisor o supervisores designados. Dicha opinión está contenida en un informe que se remite a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, mediante nota interna de la Dependencia encargada, en un plazo máximo de diez (10) días calendario.
El Gerente General de Operaciones y Finanzas es el responsable de aprobar o no las modificaciones contractuales; una vez aprobada, se formaliza a través de la suscripción de una adenda al contrato. Los supuestos por los cuales puedes modificar el contrato u orden son: 20 a) Ampliación de plazo; b) Prestación adicional; y, c) Por hechos sobrevinientes al perfeccionamiento del contrato que no sean imputables a las partes.
Para el caso de la ampliación de plazo contractual, ésta es solicitada por el contratista y se presenta en un plazo máximo de quince (15) días calendario posteriores al hecho generador y debe estar motivada en causas objetivas no imputables a su responsabilidad. Asimismo, debe consignar el período exacto de ampliación y el concepto técnico que respalde su necesidad.
La formalización de la adenda adjunta el cronograma debidamente reprogramado y los gastos generales, de corresponder. Si se trata de demoras injustificadas, por causas imputables al contratista o por incumplimientos contractuales, no procede la ampliación y se aplican las penalidades correspondientes. Para el caso de la prestación adicional, esta modificación puede ser solicitada por el contratista o dispuesta por la Secretaría General.
En el supuesto que se requiera un incremento del monto contractual, se exige el cumplimiento de las siguientes condiciones, en forma previa a la suscripción de la adenda y a la ejecución de la prestación adicional: i) el monto no podrá ser mayor al cincuenta por ciento (50%) del monto inicial, ii) requiere de certificación presupuestal, y iii) debe ser aprobada por el Secretario General, a través de la emisión de la Disposición Administrativa.
La prestación adicional debe estar debidamente motivada e incluye una justificación detallada de la necesidad de la prestación adicional y la determinación de su valor. En el caso de la prestación adicional solicitada por el contratista, ésta debe ser presentada con al menos quince (15) días calendario de antelación a la oportunidad que se requiera su ejecución y contar con la opinión favorable del supervisor o los supervisores.
Cuando no resulte aplicable la ampliación del plazo ni la prestación adicional, las modificaciones a las demás condiciones contractuales podrán justificarse en el supuesto de hechos sobrevinientes al perfeccionamiento del contrato que no sean imputables a las partes. Ésta puede ser solicitada por ambas partes, siempre y cuando se encuentre debidamente acreditada y cuente con opinión favorable del supervisor o los supervisores.
No podrá incluir el incremento del monto contractual y se formaliza a través de la adenda correspondiente. Si existen garantías otorgadas por el contratista que estén asociadas al alcance del contrato, se adecúan a la modificación acordada por las partes, de forma previa a la suscripción de la adenda. 5.3.12. Suspensión Durante la ejecución de un contrato pueden surgir circunstancias de fuerza mayor que impidan temporalmente el cumplimiento de obligaciones reciprocas, lo que conlleva a la suspensión del plazo contractual mientras persista la causa que motiva la suspensión. La Secretaría General o el contratista pueden solicitar la suspensión del plazo contractual debidamente justificada, lo que se formaliza a través de un acta suscrita por ambas partes. 21 En caso la solicitud proceda del contratista, éste la notifica, debidamente sustentada, a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, con una antelación mínima de quince (15) días calendario del vencimiento del plazo de ejecución contractual.
Se requiere la opinión favorable del supervisor o supervisores, contenida en un informe debidamente sustentado que la Dependencia encargada remite a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas mediante nota interna. El acta de suspensión especifica con precisión los motivos que justifican la suspensión y el período durante el cual ésta tendrá vigencia. En caso de que existan garantías asociadas al contrato, se adecúan a la suspensión acordada, de forma previa a la suscripción del acta de suspensión. 5.3.13.
Cesión La cesión consiste en la transferencia de derechos y obligaciones de la contraparte inicial a un tercero, quien continúa la ejecución del contrato bajo las mismas condiciones acordadas inicialmente, garantizando la continuidad y calidad del servicio contratado. El contratista presenta la solicitud, debidamente sustentada, a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, con una antelación mínima de treinta (30) días calendario del vencimiento del plazo de ejecución contractual, así como de diez (10) días calendario de antelación a la oportunidad que se requiera la cesión. El tercero cesionario debe cumplir los mismos requisitos del contratista cedente y la cesión debe contar con opinión favorable del supervisor o supervisores, que está contenida en un informe que se remite a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, mediante nota interna de la Dependencia encargada, para su aprobación. Una vez aprobada la solicitud, se formaliza mediante una adenda al contrato suscrita por el Gerente General de Operaciones y Finanzas, en representación de la Secretaría General, así como por el contratista cedente y tercero cesionario. 5.3.14.
Terminación anticipada del contrato o la orden La terminación anticipada se produce cuando ambas partes acuerdan, de manera conjunta, dar por concluido el contrato u orden antes del vencimiento del plazo contractual, extinguiéndose las obligaciones contractuales inicialmente contraídas entre las partes. Asimismo, el contrato u orden puede terminarse por anticipado cuando se haya cumplido con el objeto contractual en un lapso menor al plazo contractual establecido.
El contratista presenta la solicitud, debidamente sustentada, a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas, con una antelación mínima de treinta 22 (30) días calendario del vencimiento del plazo de ejecución contractual. Asimismo, la Secretaría General puede plantear la terminación anticipada del contrato. En ambos casos, se requiere la opinión favorable del supervisor o supervisores, contenida en un informe debidamente sustentado que la Dependencia encargada remite a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas mediante nota interna.
Dicho informe contiene la evaluación exhaustiva del estado actual del contrato, analizando los motivos que justifican la solicitud de terminación anticipada y/o la valoración del cumplimiento del objeto contractual, obligaciones, productos o entregables del contrato, según corresponda. Una vez acordada la terminación anticipada del contrato, se formaliza a través de un acta suscrita por el Gerente General de Operaciones y Finanzas, en representación de la Secretaría General, así como por el contratista. 5.3.15.
Resolución contractual La Secretaría General puede resolver el contrato por las siguientes causales: a) Incumplimiento contractual injustificado imputable al contratista; b) Prácticas indebidas, irregulares o corruptas en la que incurra el contratista (soborno, extorsión, coerción, fraude, colusión, entre otros); c) Si el contratista resulta sancionado por tribunales de justicia por delito grave.
En caso de incumplimiento del contrato imputable al contratista, Se requiere la opinión favorable del supervisor o supervisores, contenida en un informe debidamente sustentado que la Dependencia encargada remite a la Gerencia General de Operaciones y Finanzas mediante nota interna. La Gerencia General de Operaciones y Finanzas notifica al contratista que se ha configurado incumplimiento bajo apercibimiento de resolución contractual, para lo cual le otorga un plazo mínimo de cinco (5) días calendario y máximo de diez (10) días calendario a partir de su notificación, para justificar o subsanar el incumplimiento.
Luego del referido requerimiento previo y sin que se haya subsanado o justificado el incumplimiento, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas procede a notificar la resolución de contrato u orden. En los casos establecidos en los literales b) y c), la Gerencia General de Operaciones y Finanzas puede resolver el contrato u orden sin un requerimiento previo, siempre y cuando la configuración del supuesto se encuentre debidamente sustentada y/o acreditada.
En todos los casos y en forma previa, la Gerencia General de Operaciones y Finanzas remite al Secretario General un informe que sustenta la configuración del supuesto. 23 La resolución contractual genera los siguientes efectos: i) extinción del contrato: las obligaciones futuras quedan canceladas; ii) pago de las prestaciones efectivamente ejecutadas: con conformidad; iii) daños y perjuicios: el contratista incumplidor asume la responsabilidad total por los daños y perjuicios causados a la Secretaría General. 5.3.16.
Penalidades Las penalidades en un contrato son cláusulas que establecen consecuencias económicas u otras medidas sancionatorias en caso de incumplimiento de las obligaciones pactadas. Las penalidades deben ser proporcionales y razonables, y deben estar expresas dentro del contrato, especificando, como mínimo, i) qué incumplimiento de obligación genera la penalidad; ii) cuál es el monto o el método de cálculo; iii) cuáles son los plazos y forma de pago de la penalidad.
La Secretaría General aplica en sus contratos las siguientes penalidades: a) Penalidad por mora (retraso en el cumplimiento): Sanción por no cumplir con la entrega de un producto o entregable dentro del plazo contractual establecido; b) Otras penalidades referidas al incumplimiento de obligaciones contractuales diferentes al plazo contractual; c) Cláusula penal por resolución anticipada injustificada: Se aplica cuando el contratista pone fin al contrato sin causa válida antes del plazo pactado.
La inclusión de alguna o de varias de estas penalidades dentro del contrato depende del análisis de riesgos que se haya realizado en la fase de actos preparatorios, por lo que debe estar basado en causas objetivas. 5.3.17. Responsabilidades del contratista Son responsabilidades del contratista en el contrato suscrito u orden emitida por la Secretaría General, las siguientes: a) Ejecutar el contrato u orden en tiempo, forma y calidad convenidos; b) Asegurar que el resultado final cumpla con lo especificado (términos de referencia y/o especificaciones técnicas, etc.); c) Asumir la responsabilidad por defectos o vicios ocultos (garantía técnica); d) Evitar desperdicio o mal manejo de recursos suministrados por el contratante; e) Cumplir con la normativa laboral aplicable al país sede, cuando exista personal a cargo.
Esto incluye, respetar normas de salud ocupacional, medioambientales, técnicas, etc.; f) Cumplir con impuestos, seguros, licencias y obligaciones formales; g) Actuar sin conflicto de intereses. El incumplimiento de las responsabilidades podría configurar causal de incumplimiento contractual. 24 5.4. Solución de controversias La Secretaria General en su calidad de organización de derecho internacional público goza de privilegios e inmunidades y no se somete a leyes y disposiciones nacionales, gozando de inmunidad de jurisdicción. Salvo los contratos con cláusulas de adhesión o que están sometidos a regulación específica, las partes se obligan al uso de mecanismos de diálogo y arreglo directo, para solucionar cualquier controversia que pueda surgir en virtud del contrato u orden o en relación con estos.
Los referidos mecanismos se aplican en forma amistosa, de buena fe, mediante negociaciones directas, procurando para el efecto la máxima colaboración y esfuerzos para la solución y agotando todas las instancias. De agotarse los mecanismos directos, se procederá con la modalidad de solución de controversias que se haya establecido en el contrato. 5.5.
Expediente de contratación La documentación generada durante el proceso de contratación, que incluye desde los actos preparatorios hasta la culminación de la etapa de ejecución contractual y solución de controversias, de corresponder, debe ser registrada y archivada de forma física y digital, lo que constituye el expediente de contratación. La Gerencia General de Operaciones y Finanzas es la responsable de compilar y actualizar el expediente correspondiente de cada proceso de contratación. ANEXOS Anexo I: Anexo II: Anexo III: Anexo IV: Anexo V: Anexo VI: Anexo VII: Anexo VIII: Anexo IX: Anexo X: Anexo XI: Anexo XII: Anexo XIII: Anexo XIV: Formato Plan Anual de Contrataciones Términos de referencia y/o especificaciones técnicas Informe de estudio de mercado Convocatoria invitación a presentar expresiones de interés Preguntas y respuestas.
Flujograma – Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Flujograma – Actualización del Plan Anual de Contrataciones Flujograma – Actos preparatorios Flujograma – Proceso público Flujograma – Comparación de precios Flujograma – Invitación a presentar expresiones de interés Flujograma – Contratación directa Flujograma – Declaratoria de desierto Flujograma – Cancelación del proceso 25 ANEXO I PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES [Año] Fecha de aprobación: [día/mes/año] Versión: V1 N° 1 Dependencia Descripción del objeto Cantidad estimada Fecha estimada de inicio del proceso de selección Duración estimada del contrato en meses calendario Modalidad de contratación Fuente del Financiamiento Partida presupuestaria / Monto estimado en Proyecto FIC / otro proyecto US$ ANEXO II TÉRMINOS DE REFERENCIA Y/O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CÓDIGO DE CONVOCATORIA: SGCAN-[Indicar abreviación, si es PP, CP, IPEI o CD]- [Indicar número de convocatoria]-[Año] [Indicar el título de la convocatoria]
1. INFORMACIÓN GENERAL Dependencia Proyecto o actividad Fase::: Componente: Financiamiento Beneficiarios:: 2. [Indicar la dependencia solicitante de la contratación] [Especificar el Nombre del Proyecto o actividad] [Especificar fase del proyecto de no corresponder, incluir “No aplica”] [Especificar el componente, de no corresponder, incluir “No aplica”] [Especificar la fuente de financiamiento] [Describir los beneficiarios del proyecto o actividad]
ANTECEDENTES La Comunidad Andina (CAN), integrada por Bolivia, Colombia, Ecuador y Perú, fue creada en virtud del Acuerdo de Cartagena, instrumento que tiene por objetivos promover el desarrollo equilibrado y armónico de los Países Miembros en condiciones de equidad, mediante la integración y la cooperación económica y social; acelerar su crecimiento y la generación de ocupación; facilitar su participación en el proceso de integración regional.
Asimismo, son objetivos del Acuerdo de Cartagena disminuir la vulnerabilidad externa y mejorar la posición de los Países Miembros en el contexto económico internacional, fortaleciendo la solidaridad subregional. La Comunidad Andina es una persona jurídica de derecho internacional público de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 48 y 49 del Acuerdo de Cartagena.
La Secretaría General es el órgano ejecutivo de la CAN, goza de los privilegios e inmunidades reconocidos por el Convenio de Privilegios e Inmunidades celebrado con la República del Perú, el cual fuera ratificado mediante el Decreto Ley N° 18092. [En esta sección, se deberá presentar una descripción detallada de la necesidad de contratación, especificando si su origen se debe a una decisión, un convenio, un proyecto u otro aspecto relevante que esté asociada con la necesidad de contratación]. 3.
OBJETIVOS 3.1. Objetivo general [En este apartado se debe describir el propósito principal de la contratación, es decir, el resultado general e impacto esperado del servicio, bien u obra a contratar. El objetivo general debe formularse de manera única y amplia, englobando los beneficios integrales o derivados de la suma de los distintos entregables o acciones para el proyecto o la entidad] 3.2.
Objetivos específicos [En este apartado se deben describir los objetivos particulares que permiten alcanzar el objetivo general. Deben ser concretos, medibles, alcanzables y verificables, orientados a resultados parciales o intermedios que contribuyan al objetivo general].
4. MODALIDAD DE PROCESO DE CONTRATACIÓN [En este apartado la Gerencia General de Operaciones y Finanzas debe detallar la modalidad del proceso de contratación conforme al numeral 5.1.5. de Manual de Contrataciones].
5. TIPO DE CONTRATO A SUSCRIBIRSE [En este apartado la Gerencia General de Operaciones y Finanzas debe detallar el tipo de contrato a suscribirse conforme al numeral 2 de Manual de Contrataciones o, en su defecto, detallar si será mediante la emisión de una Orden de Compra o Servicio].
6. ENTREGABLES REQUERIDOS [En este apartado, se debe enumerar de manera clara los entregables que se esperan por parte del contratista, especificando para cada uno su descripción, características técnicas, entre otros aspectos relevantes. Para facilitar la visualización y organización de la información, se puede emplear el siguiente formato:] ENTREGABLE Entregable 1: [Nombre enunciativo del entregable] Entregable 2: [Nombre enunciativo del entregable] Entregable 3: [Nombre enunciativo del entregable] DESCRIPCIÓN [Descripción detallada del entregable a entregar, especificando su contenido, características técnicas, entre otros aspectos relevantes.] [Descripción detallada del entregable a entregar, especificando su contenido, características técnicas, entre otros aspectos relevantes.] [Descripción detallada del entregable a entregar, especificando su contenido, características técnicas, entre otros aspectos relevantes] … … Entregable n: [Nombre enunciativo del entregable] [Descripción detallada del entregable a entregar, especificando su contenido, características técnicas, entre otros aspectos relevantes] 7.
ACTIVIDADES A REALIZAR POR PARTE DEL CONTRATISTA [En este apartado se deben detallar las actividades que el contratista deberá realizar para cumplir con los objetivos establecidos y los entregables requeridos. Estas actividades deben estar claramente definidas, organizadas, e incluir tareas específicas, responsabilidades, y los recursos necesarios para su ejecución, entre otros necesarios].
8. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 8.1. Modalidad y localización [En este apartado deberá indicarse si la ejecución del contrato será presencial, virtual y/o híbrida, el país en el que se desarrollará, si será necesario realizar desplazamientos dentro del territorio de la Comunidad Andina y si estos correrán o no por cuenta del contratista.
Además, se deberá indicar si el contratista debe estar disponible a atender reuniones virtuales o presenciales con el personal de la Secretaría General y/o con otras autoridades durante la ejecución del contrato.] 8.2. Duración1 El tiempo estimado del plazo contractual es de [indicar en letras y números de la vigencia del contrato] días calendario, el cual incluye el desarrollo de las actividades y los entregables por parte del contratista seleccionado, por [indicar en letras y números el plazo que posee el contratista para la ejecución de sus obligaciones] días calendarios y los días para revisiones por parte de la Secretaría General.
El siguiente cuadro refleja los plazos máximos para la presentación de los entregables: Entregables Entregable 1: [Nombre enunciativo del entregable] Entregable 2: [Nombre enunciativo del entregable] Entregable 3: [Nombre enunciativo del entregable] … Entregable n: [Nombre enunciativo del entregable] Plazo máximo para la presentación [Indicar el plazo máximo en días] [Indicar el plazo máximo en días] [Indicar el plazo máximo en días] … [Indicar el plazo máximo en días] [Indicar si el inicio del Entregable 1 será a partir del día siguiente de la suscripción del contrato, o una vez se cumplan las condiciones establecidas para el inicio del plazo de ejecución contractual] [En caso de que uno o más entregables tengan como prerrequisito la culminación de un entregable precedente, deberá indicarse expresamente cuál es dicho entregable, señalando que el cómputo del plazo para su elaboración se iniciará una vez obtenida la conformidad de la Secretaría General respecto de aquel precedente, de acuerdo a lo establecido en el Plan de Trabajo aprobado, de corresponder] [En caso los entregables no requieran como insumo un entregable previo, los plazos se computarán a partir de la aprobación del entregable 1 si corresponde a un plan de trabajo o en su defecto, a partir del día siguiente de la suscripción del contrato] 1 En el caso de contratos que contemplen la prestación de servicios distintos a consultorías por productos terminados deberá establecerse el plazo de ejecución en días, meses o años, según corresponda 8.3.
Condiciones económicas El presupuesto asignado para el presente [indicar si es contrato, orden de servicios o compra] asciende a un monto de [indicar el monto referencial en números y letras, así como la moneda], el cual incluye los impuestos aplicables y todos los gastos bancarios asociados a las transferencias de pago. Los pagos se realizarán de la siguiente manera2: Entregable Entregable 1: [Nombre enunciativo del entregable] Entregable 2: [Nombre enunciativo del entregable] Entregable 3: [Nombre enunciativo del entregable] … Entregable n: [Nombre enunciativo del entregable] % de pago [Indicar el porcentaje de pago] [Indicar el porcentaje de pago] [Indicar el porcentaje de pago] … [Indicar el porcentaje de pago] Los pagos se realizarán, una vez los respectivos entregables hayan sido revisados, validados y aprobados por la Secretaría General de la Comunidad Andina y/o alguna instancia proponente, previa presentación del comprobante de pago debidamente emitido de acuerdo con las normas tributarias del país de residencia fiscal del contratista que acredite los servicios prestados e indicar si el consultor/contratista o su equipo de trabajo requiere la presentación de seguros, entre otros.3 8.4.
Logística [Indicar si el contrato será a todo costo y, en tal caso, si el contratista deberá incluir en su oferta los gastos relacionados con materiales de oficina, recursos tecnológicos para el desarrollo del contrato, pasajes (aéreos o terrestres), desplazamientos, viáticos, licencias y demás costos asociados. Además, indicar si será necesario que los costos deben ser asumidos por el contratista y si no se reconocerá ningún costo por estos conceptos]. 8.5.
Supervisión de conformidad a) La supervisión y revisión de entregables de este contrato estarán a cargo de la Secretaría General de la Comunidad Andina, a través del área de [indicar Área o Dirección que supervisará el contrato, la orden de servicio o compra], la cual otorgará la conformidad a los entregables, [indicar si se requiere una previa comprobación, revisión, validación y/o aprobación por una instancia proponente, responsable del proyecto, entre otros, según corresponda]. b) El contratista deberá presentar todos los entregables descritos en el punto [indicar el punto en el que se detallan los entregables requeridos] en formato [indicar si el formato es PDF, Word, entre otros] c) Independientemente de los entregables previstos, el contratista deberá 2 En el caso de contratos de prestación de servicios distintos a los de consultoría por productos terminados, deberá indicarse si el pago se realizará a mes vencido, el número de pagos previstos y cualquier otra condición relacionada con el esquema de pago. 3 En caso de requerirse pagos anticipados, los términos de referencia deberán especificar el tipo de garantías contractuales que se exigirán al contratista. proveer cualquier información adicional que se le requiera, relacionada con el objeto de la contratación. 8.6.
Documentación Para la ejecución del contrato, la Secretaría General proveerá al contratista la información que considere necesaria, para el desarrollo de los objetivos de este. 8.7. Idioma Para efectos del presente contrato, incluida la emisión de informes, el idioma será el español.
9. CONDICIONES ESPECIALES 9.1. Confidencialidad El consultor, al término del contrato, debe entregar todas las notas, apuntes, grabaciones, entregables e informes elaborados con motivo de su contratación y cualquier información que se le haya proporcionado para el desarrollo del contrato. Sin perjuicio de lo anterior, el [indicar si será, además del contratista, su equipo de trabajo, según corresponda] estarán obligados a guardar estricta confidencialidad sobre toda entrevista, conversación, documentación y demás información que reciba o pueda conocer con motivo de la presente consultoría, en todo momento y no podrá hacerla conocer o divulgarla a ningún tercero ni utilizarla en ningún trabajo profesional o académico, a menos que exista la autorización previa correspondiente por escrito de la Secretaría General.
Esta obligación subsistirá aún después del término del vínculo contractual. 9.2. Derechos de autor Todos los derechos que correspondan por las obras del ingenio, creaciones intelectuales, estudios de investigación, privilegios industriales y/o servicios profesionales, software, códigos fuente, incluyendo en forma enunciativa más no limitativa, invenciones de todo tipo desarrolladas en el marco del vínculo contractual, serán de propiedad exclusiva de la Secretaría General de la Comunidad Andina. 9.3.
Condiciones tributarias La Secretaría General, no está sujeta al pago de impuestos ni tiene la calidad de agente retenedor. Es por tanto responsabilidad exclusiva del contratista realizar las deducciones y pagos tributarios, así como las demás obligaciones laborales que le correspondan en el marco en el marco del vínculo contractual. 9.4.
Exención de responsabilidad [En caso de que la contratación requiera la presentación de un equipo de trabajo, se debe detallar que será el propio contratista quien deberá pagar plenamente a su equipo de trabajo todos los honorarios o salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos, de acuerdo con los contratos que suscriba y la ley nacional aplicable.
Además, señalar que es de su plena responsabilidad el cumplimiento de las condiciones pactadas con el equipo de trabajo contratado.] Entre la Secretaría General y el contratista no surgirá ni existirá ningún vínculo laboral y, en consecuencia, la Secretaría General no asumirá responsabilidad alguna por estos conceptos u otros afines. El contratista declara expresamente conocer la naturaleza estrictamente contractual civil de su relación con la Secretaría General y vela por el estricto cumplimiento de sus obligaciones laborales o contractuales con su personal. 9.5.
Privilegios e inmunidades La Secretaría General goza de privilegios e inmunidades. Nada en los presentes términos de referencia se entenderá por tanto como una suspensión o renuncia a tales privilegios e inmunidades. 9.6. Ley del contrato y solución de controversias La ley del contrato estará constituida por el contrato u orden y en forma supletoria por el Manual de Contratación. En virtud de sus privilegios e inmunidades la Secretaría General no se somete a jurisdicción nacional alguna.
Para la solución de controversias se aplica lo establecido en el numeral 5.4 del Manual de Contratación.
10. PERFIL DEL CONTRATISTA, PROPUESTAS 10.1. PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE Perfil del oferente [En caso de realizar contrataciones con personas naturales, deberá detallar la formación académica, la experiencia general y específica del contratista, así como cualquier otro criterio adicional que resulte relevante para la evaluación. En el caso de realizar contrataciones con personas jurídicas o consorcios, se podrán incluir los siguientes aspectos: años de constitución, objeto social, años de experiencia en el sector, proyectos ejecutados en el rubro específico, el perfil académico y años de experiencia general y específica de los integrantes del equipo de trabajo propuesto, entre otros elementos pertinentes.] 10.2.
Presentación y recepción de propuestas [Indicar los tipos de documentos requeridos y la forma en que deberán presentarse las propuestas. Para personas jurídicas o consorcios, se puede utilizar el siguiente esquema a) - Información Administrativa El Oferente podrá ser una persona jurídica o consorcio en (indicar objeto social o rubro pertinente), legalmente constituida, de preferencia con sede o domicilio en cualquier país de la Comunidad Andina (incluir si habrá algún otro factor respecto a la sede o domicilio).
Deberá contar con, al menos (indicar en letras y números) años de constitución formal. En caso de consorcios, cada miembro deberá tener al menos el mismo tiempo de constitución. El oferente deberá acreditar su personería y representación jurídica, en documento con validez jurídica que no tenga una antelación mayor a 30 días, indicando correo electrónico para las notificaciones y teléfono (con WhatsApp). - Hoja de vida documentada de cada uno de los miembros del equipo, incluyendo las titulaciones, certificaciones y experiencia laboral que demuestre la suficiencia en los temas objeto de la contratación. Toda información o documentación del oferente que considere útil y apropiada para demostrar el cumplimiento de la experiencia requerida y otros requisitos, tales como: contratos, órdenes, conformidades, estados financieros, facturas, entre otros, que faciliten la evaluación de su propuesta. b) Propuesta Técnica - - - c) Carta de presentación, en formato libre.
Metodología de trabajo: Una descripción de la metodología que el oferente utilizará para llevar a cabo el objeto del contrato. Esto debe incluir enfoques, técnicas, procesos y actividades que serán empleados para cumplir con los objetivos de la consultoría. Propuesta de Plan de Trabajo: Un plan que, incluyendo las fases, actividades específicas, entregables, y la secuencia en la que se realizarán estas actividades a lo largo del contrato.
Cronograma de actividades: Un calendario con fechas estimadas para el inicio y la finalización de cada entregable, incluyendo cualquier hito importante del proyecto o actividad de acuerdo con lo establecido en los TdR. Innovación y Valor Agregado: Cualquier enfoque innovador o valor agregado que el oferente pueda proporcionar para mejorar la eficacia y eficiencia del proyecto o actividad.
Oferta Financiera - Resumen de la oferta financiera: Detalle proyectado de la oferta financiera con el presupuesto detallado de costos del equipo técnico y gastos generales. - Los oferentes deben expresar los precios de sus ofertas financieras en dólares estadounidenses, incluidos todos los gastos operativos, financieros y los impuestos de ley correspondientes, de acuerdo con las normas tributarias del país de origen del oferente.
Para el caso de personas naturales, se puede emplear el siguiente esquema: • Carta de presentación, que debe contener: o La propuesta técnica, en formato libre. o La experiencia del oferente que deberá acreditarse mediante documentos tales como: facturas, contratos, certificados, entre otros. o La formación del oferente deberá acreditarse mediante la versión oficial emitida por las instituciones educativas correspondientes. o La oferta económica, expresada en dólares estadounidenses (USD)] La oferta debe ser remitida digitalmente al siguiente correo electrónico: [indicar si es convocatoria@comunidadandina.org o contratossgcan@comunidadandina.org]. hasta las [00:00] horas del [día] de [mes] de [año] bajo el asunto “Propuesta de Convocatoria SGCAN- [Indicar abreviación, si es PP, CP, IPEI o CD]-[Indicar número de convocatoria]- [año]".
Resultarán inadmisibles las ofertas que no cumplan con la totalidad de los requisitos y condiciones señaladas en este documento o que se presenten de forma incompleta o se presente fuera del plazo previsto.
11. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN El proceso de selección seguirá el siguiente cronograma: N° Proceso Fecha 1. Publicación de la Convocatoria 2. Recepción de aclaraciones y consultas Solo se recibirán aclaraciones y consultas hasta las [00:00] horas del día [día] de [mes] de [año]. 3. Publicación de respuesta a aclaraciones y consultas. [día] de [mes] de [año]. 4.
Recepción de propuestas Solo se recibirán propuestas hasta las [00:00] horas del día [día] de [mes] de [año]. 5. Evaluación de propuestas [día] de [mes] de [año]. 6. 7. Publicación del oferente seleccionado, notificación y confirmación de aceptación del oferente seleccionado. Inicio del contrato/orden de servicio/orden de compra [día] de [mes] de [año]. [día] de [mes] de [año]. [día] de [mes] de [año].
El cronograma anterior puede estar sujeto a cambios por parte de la Secretaría General, según sea necesario, modificación que se notificará a través [del medio de publicación de la convocatoria o invitación]. Las observaciones o dudas deberán formularse de acuerdo con el cronograma (recepción de aclaraciones y consultas), única y exclusivamente a la dirección electrónica: [indicar si es convocatoria@comunidadandina.org o contratossgcan@comunidadandina.org]. [Ciudad y fecha de publicación] ANEXO III INFORME DE ESTUDIO DE MERCADO Fecha: [día/mes/año]
1. DATOS GENERALES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN • • • • Objeto contractual Dependencia Responsable Modalidad de contratación Presupuesto Estimado: [Descripción precisa]: [Nombre de la dependencia]:: US$ [Monto estimado PAC]
2. ESTUDIO DE MERCADO 2.1. Identificación de proveedores potenciales Nombre del Proveedor Nº NIT/ RUC Ciudad Contacto Experiencia Relevante Fuente 1 2 3 2.2. Cotizaciones recibidas / consultas de precios Nº Proveedor Valor Cotizado Condiciones de Pago Garantías 1 2 3 [Incluir Anexos: copias de correos, cotizaciones, etc.] 2.3.
Análisis de precios y justificación del presupuesto • • • Precio promedio: $ Desviación estándar (si aplica): $ Justificación del valor propuesto como presupuesto oficial: Vigencia Oferta 2.4. Condiciones comerciales del mercado • • • • 2.5. Riesgos identificados • • • 3. Plazos de entrega promedio: Tiempos de ejecución razonables: Requisitos técnicos comunes: Garantías más frecuentes: Riesgos de baja participación: Riesgos de sobrecostos: Medidas de mitigación propuestas: CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES • • • De acuerdo con el análisis realizado, se recomienda proceder bajo la modalidad de contratación [indicar la modalidad de contratación] Se propone el monto referencial de acuerdo con el análisis.
Se sugiere implementar las siguientes medidas para fortalecer el proceso de contratación: - [Detallar sugerencias específicas según el contexto] Atentamente, (Firma) (Gerente General de Operaciones y Finanzas) (Firma) (Dependencia, de corresponder) (Cargo) ANEXO IV INVITACIÓN A PRESENTAR EXPRESIONES DE INTERÉS CONVOCATORIA SGCAN-IPEI-[Indicar numeración de proceso]-[Año] (Indicar el tipo de servicio, si es de consultoría, de prestación de servicios, suministro, etc) La Secretaría General de la Comunidad Andina invita a las [personas jurídicas / personas naturales] interesadas en la [indicar de forma breve y concisa el servicio a o bien a adquirir], a fin de que expresen formalmente su interés en proporcionar el siguiente servicio: “[Especificar de manera clara y concisa el objeto general del contrato a suscribirse o, en su defecto, la orden de compra o la orden de servicios que se emitirá]” El objetivo general de la presente invitación es la selección de [indicar el número de oferentes que se seleccionarán] para que [indicar objetivo general de la contratación].
Los interesados deberán revisar los Términos de Referencia y presentar la información requerida en los mismos, los cuales deberán ser remitidos hasta las [00:00] horas de Lima, Perú, del día [día] de [mes] de [año] al siguiente correo electrónico: contratossgcan@comunidadandina.org. En caso de existir dudas o aclaraciones, las mismas deberán dirigirse al correo anterior hasta las [00:00] horas de Lima, Perú, del día [día] de [mes] de [año].
Por favor presentar su [indicar el tipo de documento que, requerido según los Términos de Referencia, como hoja de vida debidamente acreditada, carta de presentación, propuestas técnicas, etc.] y enviarla en formato PDF. Es importante indicar en el asunto del correo de respuesta lo siguiente: “Propuesta de Convocatoria SGCAN-IPEI-[Código de Convocatoria]- [Año]”.
Resultarán inadmisibles las ofertas que no cumplan con la totalidad de los requisitos y condiciones señaladas en este documento y en los Términos de Referencia, o que se presenten de forma incompleta. Los candidatos serán seleccionados conforme al Manual de Contrataciones de la Secretaría General y el resultado del proceso será notificado por medio del correo electrónico contratossgcan@comunidadandina.org.
Esta solicitud de Expresión de Interés, al igual que los Términos de Referencia, no implican ningún compromiso futuro y, por lo tanto, no genera obligación alguna para la Secretaría General de la Comunidad Andina. Lima, [día] de [mes] de [año] ANEXO V PREGUNTAS Y RESPUESTAS CÓDIGO DE CONVOCATORIA: SGCAN- [Indicar abreviación, si es PP, CP, IPEI, IE o CD]- [Indicar número de convocatoria]- [año] “[Indicar título de convocatoria]” Oferente: [Indicar el nombre del oferente que realiza consulta] 1. 2. 4. 5.
Pregunta Respuesta Pregunta Respuesta Pregunta Respuesta Pregunta Respuesta:::::::: [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] Oferente: [Indicar el nombre del oferente que realiza consulta] 1. 2. 4. 5.
Pregunta Respuesta Pregunta Respuesta Pregunta Respuesta Pregunta Respuesta:::::::: [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] [Transcribir pregunta sin modificaciones] [Insertar respuesta] Lima, [día] de [mes] de [año].
Anexo VI: Flujograma - Elaboración del Plan Anual de Contrataciones DESPACHO Recibe el Plan Anual de Contrataciones Si Aprueba el Plan Anual de Contrataciones No Solicita subsanación de observaciones a la GGOF DEPENDENCIA GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS ¿Se encuentra conforme? Identifican y remiten a la GGOF el listado de necesidades, debidamente justificadas Recibe el Plan Anual de Contrataciones NI NI NI Inicio Requiere información a las Depencias sobre sus necesidades de contratación NI Consolida el Plan Anual de Contrataciones (PAC), conforme Anexo I Publica el PAC en la página web de CAN Realiza la subsanación de observaciones al PAC Notifica a las Dependencias la aprobación del PAC Realiza el seguimiento del Plan Anual de Contrataciones Fin DEPENDENCIA DESPACHO Anexo VII: Flujograma - Actualización del Plan Anual de Contrataciones Inicio Solicita una actualización del PAC GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS NI Informa al SG la solicitud de actualización del PAC Aprueba la solicitud de actualización del PAC Notifica a la Dependcia la aprobación de la solicitud de actualización del PAC Si La GGOF evalúa la solicitud de actualización ¿Se encuentra conforme? No Remite respuesta a la Dependencia indicando la improcedencia Publica el Plan Anual de Contrataciones actualizado en la pagina web de la CAN Informa de forma mensual al Secretario General las solicitudes de actualización aprobadas Fin Anexo VIII: Flujograma - Actos preparatorios DESPACHO Recibe la solicitud con documentos de sustento ¿Se encuentra conforme? Si El Secretario General autoriza el inicio del proceso de selección No Remite a la GGOF las observaciones a la solicitud y/o documentos de sustento Remite a la GGOF con copia a la dependencia la autorización GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS DEPENDENCIA NI Inicio Verifica incorporación de la contratación en el PAC Formulación del requerimiento con documentos de respaldo NI NI Elaboración del Estudio de Mercado en coordinación con la Dependencia ¿Se requiere modificación del TdR o ET? Si F Realiza, en coordinación con la Dependencia, los ajustes a los TdR y/o ET No Aprueba la versión final de los TdR o ET No Define la modalidad de contratación y el valor final ¿Se optó por la comparación de precios y el valor final es menor a US$ 5,000? No Solicita al Despacho el inicio del proceso de selección, adjuntando documentos de sustento Si Realiza la modificación a la solicitud y/o a los documentos de sustento ¿Se requiere elaborar un nuevo Estudio de Mercado? Si G El Gerente General autoriza el inicio del proceso de selección Remite mediante nota interna a la Dependencia la autorización Inicia el proceso de selección de acuerdo a la modalidad definida ¿Cuál es la modalidad definida? Proceso Público A Comparación de Precios B Invitación a Presentar Expresiones de Interés C Contratación Directa D Anexo IX: Flujograma - Proceso público DESPACHO Realiza modificaciones Revisa el Informe del Comité de Evaluación No ¿Está conforme Si Secretario General suscribe Nota Interna de designación del Comité de Evaluación ¿Está conforme? DEPENDENCIA GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS Revisa el proyecto de Disposición Administrativa ¿Está conforme? Si Suscribe Disposición Administrativa Remite DA suscrita a GGOF No No Solicita aclaraciones al Informe de Evaluación COMITÉ DE EVALUACIÓN Si El Secretario General comunica a la GGOF su decisión y autoriza la publicación del resultado Realiza modificaciones NI El Área de Comunicaciones realiza la difusión de la convocatoria en redes sociales y/u otros medios Realizar la supervisión NI Solicita al Área de Comunicaciones la difusión de la convocatoria en redes sociales y/u otros medios Implementa el curso de acción seleccionado por el Secretario General NI A Publica la convocatoria con los TdR y/o ET en la página web de la CAN Proyecta Nota Interna de Conformación del Comité de Evaluación Notifica a los miembros del Comité de Evaluación Recepción de propuestas presentadas Remite al Comité de Evaluación el consolidado de propuestas Elabora el contrato No Remite al Despacho el Informe de Evaluación del Comité de Evaluación Gestiona la publicación de los resultados en la página web de la CAN ¿Se seleccionó a un ganador? Si Notifica el ganador del proceso y solicita documentación administrativa ¿El monto es mayor a US$5,000? No Expide la OC y/o la OS Realiza la evaluación de la propuestas NI Remite el proyecto de Disposición Administrativa al Despacho E Elabora el Informe de Evaluación Realiza aclaraciones al Informe de Evaluación Si Elabora versión preliminar de la Disposición Adminsitrativa Remite documentación generada para el sustento de los informes de supervisión Envia versión preliminar a la contraparte Revisa los comentarios finales del contrato ¿Requiere modificaciones? Si Gestiona el archivo de la DA suscrita Realiza modificaciones a la versión final del contrato No Elabora la versión final del contrato Suscribe el contrato Gerente General designa al o los supervisores Remite designación al o los funcionarios correspondientes con copia del expediente de contratación Actualiza el expediente de contratación Fin Anexo X: Flujograma - Comparación de precios DESPACHO Revisa el Informe de Evaluación ¿Está conforme? No Si El Secretario General comunica a la GGOF su decisión y autoriza la notificación del resultado Revisa el proyecto de Disposición Administrativa ¿Está conforme? Si Suscribe Disposición Administrativa Remite DA suscrita a GGOF NI No Solicita aclaraciones al Informe de Evaluación GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS DEPENDENCIA Realiza modificaciones Realizar la supervisión Remite documentación generada para el sustento de los informes de supervisión NI NI B Realiza la búsqueda de cotizaciones Consolida las cotizaciones obtenidas Elabora el Informe de Evaluación Remite al Despacho el Informe de Evaluación Notifica el oferente seleccionado y solicita documentación administrativa ¿El monto es mayor a US$5,000? No Realiza aclaraciones al Informe de Evaluación NI Remite el proyecto de Disposición Administrativa al Despacho Expide la OC y/o la OS Si Elabora versión preliminar de la Disposición Adminsitrativa Elabora el contrato Envia versión preliminar a la contraparte Revisa los comentarios finales del contrato ¿Requiere modificaciones? Si Gestiona el archivo de la DA suscrita Realiza modificaciones a la versión final del contrato No Elabora la versión final del contrato Suscribe el contrato Gerente General designa al o los supervisores Remite designación al o los funcionarios correspondientes con copia del expediente de contratación Actualiza el expediente de contratación Fin Anexo XI: Flujograma - Invitación a presentar expresiones de interés DESPACHO Realiza modificaciones Revisa el Informe del Comité de Evaluación No ¿Está conforme Si Secretario General suscribe Nota Interna de designación del Comité de Evaluación ¿Está conforme? Si El Secretario General comunica a la GGOF su decisión y autoriza la notificación del resultado Revisa el proyecto de Disposición Administrativa ¿Está conforme? Si Suscribe Disposición Administrativa Remite DA suscrita a GGOF No No Solicita aclaraciones al Informe de Evaluación Realiza modificaciones DEPENDENCIA NI Realizar la supervisión Remite documentación generada para el sustento de los informes de supervisión COMITÉ DE EVALUACIÓN GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS NI NI Implementa el curso de acción seleccionado por el Secretario General NI C Identifica en coordinación con la Dependencia (de corresponder) una lista corta de potenciales oferentes Realiza la Invitación a proveedores seleccionados, adjuntando TdR y/o ET Proyecta Nota Interna de Conformación del Comité de Evaluación Notifica a los miembros del Comité de Evaluación Recepción de propuestas presentadas Remite al Comité de Evaluación el consolidado de propuestas Remite al Despacho el Informe de Evaluación del Comité de Evaluación Remite el proyecto de Disposición Administrativa al Despacho E No ¿Se seleccionó a un ganador? Si Notifica el ganador del proceso y solicita documentación administrativa ¿El monto es mayor a US$5,000? No Expide la OC y/o la OS Realiza la evaluación de la propuestas Elabora el Informe de Evaluación Realiza aclaraciones al Informe de Evaluación Elabora el contrato Si Elabora versión preliminar de la Disposición Adminsitrativa Envia versión preliminar a la contraparte Revisa los comentarios finales del contrato ¿Requiere modificaciones? Si Gestiona el archivo de la DA suscrita Realiza modificaciones a la versión final del contrato No Elabora la versión final del contrato Suscribe el contrato Gerente General designa al o los supervisores Remite designación al o los funcionarios correspondientes con copia del expediente de contratación Actualiza el expediente de contratación Fin Anexo XII: Flujograma - Contratación directa DESPACHO Revisa el Informe de Evaluación ¿Está conforme? Si El Secretario General comunica a la GGOF su decisión y autoriza la notificación del resultado Revisa el proyecto de Disposición Administrativa ¿Está conforme? Si Suscribe Disposición Administrativa Remite DA suscrita a GGOF No No Realiza modificaciones NI GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS DEPENDENCIA Solicita aclaraciones al Informe de Evaluación Realizar la supervisión NI D ¿El estudio de mercado identificó a un potencial oferente? No Realiza la búsqueda del potencial oferente Solicita al potencial oferente su propuesta Recibe la propuesta del potencial oferente Elabora el Informe de Evaluación Remite al Despacho el Informe de Evaluación Notifica el oferente seleccionado y solicita documentación administrativa Si Realiza aclaraciones al Informe de Evaluación NI Remite el proyecto de Disposición Administrativa al Despacho NI Elabora versión preliminar de la Disposición Adminsitrativa Remite documentación generada para el sustento de los informes de supervisión Elabora el contrato Envia versión preliminar a la contraparte Revisa los comentarios finales del contrato ¿Requiere modificaciones? Si Gestiona el archivo de la DA suscrita Realiza modificaciones a la versión final del contrato No Elabora la versión final del contrato Suscribe el contrato Gerente General designa al o los supervisores Remite designación al o los funcionarios correspondientes con copia del expediente de contratación Actualiza el expediente de contratación Fin GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS DEPENDENCIA DESPACHO Anexo XIII: Flujograma - Declaratoria de desierto E ¿Requiere reinicio del proceso o cambio de modalidad? Cambio de modalidad Define otra modalidad de contratación Reinicio ¿Requiere modificación a los TdR y/o ET? Si F No Gerente General inicia nuevamente el proceso de selección G Anexo XIV: Flujograma - Cancelación del proceso DESPACHO Revisa el Informe ¿Está conforme? No Si El Secretario General comunica a la GGOF su decisión y autoriza la cancelación del proceso NI GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES Y FINANZAS DEPENDENCIA Solicita aclaraciones al Informe NI Remite Informe al SG ¿Es un proceso público? No Notifica a los oferentes de la cancelación Si Inicio Gerente General identifica si procede la cancelación Elabora Informe fundamentando la cancelación Gestiona la publicación de la cancelación en la página web de la CAN Fin