31 de agosto de 2009 E.3.1 RESOLUCIÓN 1274 Guía para la construcción de los Directorios de Empresas con fines estadísticos en la Comunidad Andina LA SECRETARIA GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA, VISTOS: El Capítulo IV del Acuerdo de Cartagena; las Decisiones 700 (Programa Estadístico Comunitario 2008-2013) y 698 (Creación y Actualización de los Directorios de Empresas) de la Comisión de la Comunidad Andina;
CONSIDERANDO
Que la Decisión 698 “tiene por objeto establecer las bases de obtención de estadísticas del sector productivo confiables y comparables entre los Países Miembros de la Comunidad Andina, fijando normas para la constitución y la actualización de los directorios de empresas en los Sistemas Estadísticos Nacionales”; Que el artículo 3 de la Decisión 698 establece que “Los Países Miembros, a través de los Servicios Nacionales de Estadística, crearán y actualizarán un directorio nacional de empresas, con fines estadísticos”;
Que el artículo 7 de la referida Decisión 698 establece que “Los Servicios Nacionales de Estadística responsables de la creación y actualización de los directorios establecidos en el artículo 3 de la presente Decisión estarán autorizados para recoger la información necesaria de los registros administrativos mantenidos por las entidades públicas y privadas”;
Que el artículo 8 de la Decisión 698 establece que “la Secretaría General de la Comunidad Andina convocará a reuniones de expertos gubernamentales en directorios de empresas, en el marco del artículo 38 de la Decisión 471 de la Comisión, a fin de establecer por Resolución los procedimientos necesarios para la aplicación del artículo 4, las actualizaciones que requieran los Anexos I y II de la presente Decisión y actualizar las listas de variables, la frecuencia de actualización de los directorios y, en general, los ajustes que se requieran de acuerdo a la evolución económica y técnica del proceso de integración”;
Que es conveniente establecer lineamientos generales que permitan a los países llevar a cabo en forma eficiente la construcción de sus respectivos Directorios de Empresas y el desarrollo de los mecanismos necesarios para su actualización permanente; Que, el Comité Andino de Estadística, en su Novena Reunión Extraordinaria realizada en la modalidad de Videoconferencia el 23 de abril de 2009, aprobó la adopción de la Guía para la construcción de los Directorios de Empresas con fines estadísticos en la Comunidad Andina;
RESUELVE
Artículo 1.- Adoptar la Guía para la construcción de los Directorios de Empresas con fines estadísticos en la Comunidad Andina, contenido en el Anexo I de la presente Resolución. Artículo 2. La presente Resolución entrará en vigencia en un plazo de 60 días calendario, contado a partir de su publicación en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena.
Dada en la ciudad de Lima, Perú, a los treinta y un días del mes de agosto del año dos mil nueve. FREDDY EHLERS Secretario General Anexo I Guía para la construcción de los Directorios de Empresas con fines estadísticos en la Comunidad Andina GUÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS DIRECTORIOS DE EMPRESAS CON FINES ESTADÍSTICOS EN LA COMUNIDAD ANDINA Introducción 1.
Antecedentes 2. Objetivos 3. Problemática de los directorios de empresas 3.1 Comportamiento dinámico de las empresas 3.2 Necesidad de actualizar en forma frecuente el directorio 3.3 Identificación de la creación de unidades nuevas 3.4 Necesidad de contar con información de variables de estratificación 3.5 Acceso a fuentes de información en forma periódica 4.
Modelo propuesto para la construcción de los directorios de empresas 4.1 Las definiciones 4.2 Las fuentes de información 4.3 El sistema de información 4.3.1 Los procesos de tratamiento de la información 4.3.2 Los mecanismos de actualización del Directorio 4.3.3 El Repositorio de información del Directorio 4.3.4 Los códigos y clasificaciones del directorio de empresas 5.
Pasos para la construcción y desarrollo de un Directorio de Empresas 5.1 Construcción 5.1.1 Marco conceptual 5.1.2 Definiciones 5.1.3 Fuentes de información 5.1.4 Construcción del sistema de información 5.2 Implementación 5.3 Mantenimiento 5.3.1 Actualización en base a la fuente principal 5.3.2 Inclusión de nuevas fuentes 5.3.3 Elaboración de marcos INTRODUCCIÓN La Comunidad Andina (CAN), como parte del proceso de integración, ha iniciado un programa para el desarrollo y la armonización de los directorios nacionales de empresas con fines estadísticos de los Países Miembros.
El objetivo de este programa es poder contar con estadísticas económicas coherentes y compatibles entre los países que permitan monitorear el avance del proceso de integración andino, así como, las políticas y los proyectos que se llevan a cabo a nivel comunitario. A nivel nacional, el desarrollo de los directorios de empresas reviste una importancia fundamental a la hora de elaborar las estadísticas necesarias para establecer los indicadores de la evolución económica de los Países Miembros, así como, para la buena preparación, gestión y evaluación de las políticas públicas.
Una evaluación inicial de la situación de los directorios de empresas en los Países Miembros de la CAN identificó que la cobertura, contenido y calidad de tales directorios variaban considerablemente de un país a otro y en algunos casos era necesario comenzar la construcción de nuevos Directorios que respondan a las necesidades actuales de información acerca de las empresas, y a las normas establecidas por la Comunidad Andina para su armonización. Ante esta situación, se ha elaborado la presente "Guía para la construcción de los Directorios de Empresas" con el objetivo de brindar a los Países Miembros que se encuentren en vías de construcción de sus nuevos Directorios un elemento de referencia o de ayuda en la implementación de sus proyectos.
Esta guía toma como base la problemática observada en la región con respecto a la gestión de los directorios de empresas, la experiencia obtenida por otros países en la elaboración de sus directorios y el uso de registros administrativos para su actualización permanente, y presenta un modelo para la construcción de los directorios de empresas, así como los pasos a seguir para su implementación y desarrollo.
Si bien la presente guía ha sido elaborada para satisfacer las necesidades de armonización y de desarrollo de los directorios de empresas a nivel de la Comunidad Andina, puede ser de utilidad también otros países de la región que se encuentren en el proceso de construcción de sus directorios nacionales de empresas. 1. Antecedentes En forma tradicional, la estadística económica se basaba en la realización de censos de empresas y en la elaboración directa de estadísticas a partir de los datos obtenidos de estos eventos.
Tales censos significaban un alto costo para los países y el despliegue de grandes cantidades de recursos, tanto humanos como tecnológicos, por parte de los Institutos Nacionales de Estadísticas (INE) para su desarrollo. Por esta razón, estas actividades eran consideradas de gran envergadura y realizadas cada cinco años, en el mejor de los casos.
A parte de ello, se preveía que la información obtenida en un censo económico podría satisfacer los requerimientos de información por un período largo hasta la ejecución del siguiente censo. Sin embargo, la dinámica actual de las empresas se ha modificado en gran medida desde los últimos 15 años, la velocidad con que estas se crean, cambian y cierran, hacen ahora necesario un seguimiento continuo de este sector.
Por otro lado, los requerimientos de información estadística de las empresas por parte de los Gobiernos también por el sector privado han aumentado considerablemente sobre todo en lo que respecta al estudio de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). De modo que, el ritmo quinquenal de los censos resulta ahora insuficiente para poder satisfacer adecuadamente las necesidades de información estadística económica.
La tendencia actual de los INE se centra en realizar estudios basados en muestras (encuestas) y no en censos, técnicas que pueden ofrecer los mismos resultados pero a costos mucho mas bajos. No obstante, para poder desarrollar una encuesta, es necesario primero contar con información de la población total (marco de muestro) que servirá como base para determinar los elementos representativos de la misma (muestra) a ser encuestados.
Para el caso de la estadística económica, es requerido, construir y mantener actualizado un directorio de empresas. Hoy en día, la disponibilidad por parte de los INE de un directorio de empresas con fines estadísticos que registre el conjunto de las empresas que operan en un país está, internacionalmente considerado como un requisito indispensable, para poder aborda con éxito las estadísticas de producción que son esenciales para el análisis económico de un país. Sin embargo, los INE de los Países Miembros, se enfrentan ahora a un problema complejo: ¿cómo conformar y mantener actualizado un directorio de empresas? si solo se cuentan con información proveniente de censos realizados cada cinco años y de encuestas realizadas por muestreo (usualmente anual) a un número limitado de empresas.
Adicionalmente, las encuestas que vienen realizando los INE, suelen carecer de un buen marco y solo brindan información de un grupo reducido de empresas, insuficiente para actualizar adecuadamente el directorio. La dinámica actual de las empresa, constituye un reto para el mantenimiento de estos directorios, los cuales, deben desarrollar estrategias y mecanismos que les permitan detectar rápidamente los cambios en la demografía de las empresas y asegurar al mismo tiempo la calidad de los datos que se registran en ellos.
La actualización permanente, en base en el uso de información proveniente de registros administrativos, es clave. Por otro lado, la CAN requiere de información económica para medir el avance en el proceso de integración de sus Países Miembros así como, para realizar la evaluación de los programas y los proyectos que se llevan a cabo. En todos los Países Miembros y en muchos otros países de la región, se ha identificado la necesidad y la importancia de contar con un buen directorio de empresas, no obstante, en la actualidad la cobertura, contenido, actualización y calidad de estos directorios presentan serias deficiencias y varían considerablemente de un país a otro.
En la mayoría de los casos, es necesario comenzar a construir nuevos directorios de empresas, acordes con los requerimientos actuales de información que aseguren la elaboración de buenas estadísticas económicas. Por las razones señaladas, ha sido difícil integrar las estadísticas que se elaboran a partir de encuestas basadas en esos Directorios.
El objetivo de elaborar estadísticas económicas coherentes y compatibles para monitorear el avance del proceso de integración andino, no podrá alcanzarse sin una mejora y una cierta armonización de los directorios de empresas de los Países Miembros. La CAN, dentro del marco del proyecto de Cooperación con la Unión Europea (UE) en materia de estadística - ANDESTAD, viene desarrollando un programa para la armonización y el desarrollo de los directorios nacionales de empresas de los países miembros.
A través de este programa, iniciado a finales del año 2005, se ha ido estableciendo las bases para el desarrollo de los directorios de empresas a nivel comunitario. Con ese fundamento, se han elaborado las normas legales necesarias para hacer viable la construcción de los directorios y su mantenimiento por parte de los INE a través del uso de registros administrativos, definiéndose un marco conceptual común a ser empleado en los directorios de empresas de todos los Países Miembros y se ha desarrollado un programa de capacitación para los responsables de los INE de la estadística económica acerca de la gestión de los directorios; entre otras cosas.
En esta etapa del programa, se tiene previsto, que los países inicien el mejoramiento y la adaptación de sus directorios de empresas o comiencen con el desarrollo de los nuevos, según sea el caso. Para esto, la CAN ha propiciado en los Países Miembros la elaboración de Proyectos Nacionales de Construcción y Mantenimiento de un Directorio de Empresas con el objetivo de darle a esta actividad el carácter y la importancia que requiere con un trabajo planificado y organizado que asegure el éxito del mismo.
Sin embargo, existe en la región, muy poca base metodológica y principios bien establecidos y ampliamente aceptados sobre la construcción de un directorio de empresas, por su parte, los INE cuentan con muy poca experiencia en la conformación y en el manejo de este tipo de Directorios. Ante ésta situación y la importancia que tiene para la CAN, la implementación de los proyectos elaborados por los Países Miembros, ha generado la necesidad de contar con una herramienta que pueda servir de guía o de ayuda, a los países, en la implementación de sus respectivos proyectos de directorios. 2.
Objetivos Los objetivos que se buscan alcanzar con el presente documento son: • Proponer un modelo a seguir para la construcción de los directorios de empresas en los países miembros. • Especificar los pasos a realizar para la implantación del modelo propuesto. 3. Problemática de los directorios de empresas Para poder determinar las características principales de los directorios de empresas a construir, por consiguiente, los elementos que lo conformaran y los pasos necesarios a seguir para su elaboración; es importante primero conocer la problemática actual del desarrollo de tales directorios.
A continuación, se listan los principales aspectos que conforman la problemática de los directorios de empresas: • Comportamiento dinámico de las empresas. • Necesidad de actualizar en forma frecuente la información del directorio. • Identificación de la creación de unidades nuevas. • Necesidad de contar con información de variables de estratificación. • Acceso a fuentes de información en forma periódica. 3.1 Comportamiento dinámico de las empresas Como se menciona en los antecedentes, la dinámica actual de las empresas, ha cambiado en gran medida en los últimos 15 años, la velocidad con que estas se crean, cambian y cierran, hacen ahora necesario un seguimiento continuo de este sector.
El fomento del desarrollo de las PYMES en los países, así como la generación de una cultura empresarial en la educación de las personas, ha acrecentado esta característica actual del entorno de las empresas. Obtener información de estos cambios que se dan en la demografía de las empresas, es de vital importancia, para poder mantener adecuadamente actualizados los directorios. 3.2 Necesidad de actualizar en forma frecuente el directorio Como resultado de este comportamiento dinámico de las empresas, es necesario actualizar en forma mas frecuente la información del directorio.
No sólo reflejando los cambios que se dan en la información de las unidades registradas sino también identificando la creación y el cese de unidades en el directorio. El ritmo quinquenal de los censos económicos e incluso las encuestas que se realizan en forma anual y que generalmente proveen de datos de las empresas con cierto desfase de tiempo ya no son suficientes para mantener actualizado el directorio en forma eficiente.
Más aún, si tomamos en cuenta que si bien los censos de empresas proveen de información extensa sobre las unidades productiva de un país, esta información tiende a desactualizarse muy rápidamente y las encuestas, que se elaboran teniendo como marco los resultados de estos censos, sólo captan información de un grupo reducido de empresas, insuficiente para actualizar el directorio.
Adicionalmente, al ser diseñadas, a partir de un marco, estas encuestas difícilmente captan información sobre la aparición de nuevas unidades, por lo tanto, la cobertura del directorio se desactualiza también rápidamente. 3.3 Identificación de la creación de unidades nuevas Uno de los aspectos, más importante del mantenimiento de los directorios de empresas con fines estadísticos, corresponde a la actualización de su cobertura.
La idea general, es que los directorios contengan el total de empresas que realizan una actividad económica y que aportan al producto bruto interno (PBI) de un país. Para esto, cada vez que una nueva unidad aparece, esta debería ser registrada lo antes posible en el directorio. En forma similar, cuando una unidad deja de operar (cesa o muere), este cambio debería ser reflejado inmediatamente en el directorio.
Cuando los directorios basan su actualización en la realización de censos y encuestas presentan el inconveniente de no poder realizar una actualización completa de la cobertura del mismo sino hasta la realización de un nuevo censo económico, lo cual, podría tomar entre 5 a 8 años. Por otro lado, las encuestas proveen de información sólo de las empresas ya existentes en el marco mas no registran información acerca de la creación de unidades nuevas; por lo tanto la cobertura de los directorios nunca crecía. 3.4 Necesidad de contar con información de variables de estratificación Otro de los aspectos relevantes, del mantenimiento de los directorios de empresas corresponde a la actualización de la información de variables de estratificación, como son: personal ocupado y ventas netas, entre otros.
Contar con esta información, es de gran importancia para los estadísticos, a fin de hacer viable el empleo del directorio como marco de muestreo para las encuestas a empresas; uso principal de los directorios estadísticos de empresas. Sin embargo, contar con la información necesaria para actualizar estas variables en el directorio ha sido siempre un inconveniente al cual se han tenido que enfrentar los INE.
Si bien las encuestas pueden proveer de esta información, lo hacen solo para un número muy limitado de empresas, casi siempre insuficiente para poder utilizar estas variables como elementos de estratificación del marco. Ante esta situación, muchos institutos de estadística, han comenzado a identificar la necesidad de poder contar con acceso a la información de otros organismos públicos, los cuales, gestionan y colectan datos acerca de las empresas para su uso propio.
Las fuentes fiscales, los Ministerios de Salud, los Ministerios de Trabajo, entre otros, pueden aportar información de interés para poder actualizar los directorios. Sin embargo, no existen en los Países Miembros normas legales o leyes que permitan explícitamente el acceso a este tipo de información por parte de los institutos de estadística. 3.5 Acceso a fuentes de información en forma periódica Si bien es requerido contar con acceso a fuentes de información externa con el fin de obtener los datos necesarios para actualizar los directorios, este acceso de información debe realizarse en forma periódica.
Como se ha establecido en puntos anteriores, el directorio de empresas demanda de actualizaciones continuas de información, por lo tanto, si se desea utilizar fuentes externas de información; estas deben proveer de datos al directorio en forma periódica. Para esto, una cooperación entre los diferentes organismo públicos considerados fuentes de información del directorio, debe ser establecida de manera formal y claramente reglamentada.
En la mayoría de los países miembros, los institutos de estadística han tratado insistentemente de contar con la cooperación de estas fuentes de información y de lograr establecer un acuerdo permanente de envío de información, empero, la falta de una normal legal que los faculte y les permita realizar este tipo de convenios ha hecho muy difícil. 4.
Modelo propuesto para la construcción de los directorios de empresas Como resultado de la experiencia adquirida en la conformación de directorios de empresas con fines estadísticos en países de la región y en la introducción del uso de registros administrativos para el mantenimiento permanente de dichos directorios, se presenta el siguiente: “Modelo para la construcción de los Directorios de Empresas” con la finalidad de que pueda servir de guía para los países que se encuentran en vías de la construcción de sus directorios nacionales de empresas.
Este modelo toma en cuenta tanto la necesidad de definir un marco conceptual sólido, con respecto al directorio, como base para su construcción; como la importancia de establecer procesos que permitan transformar la información de fuentes administrativas en directorios estadísticos. El modelo propuesto es simple y está compuesto de tres grandes partes que deben ser desarrolladas o construidas por el organismo gubernamental encargado de mantener el registro de empresas dentro de cada país, usualmente, el INE.
Ese modelo propuesto se muestra en la figura 1, y se describe a continuación: Figura 1: Modelo propuesto para la construcción de los directorios de empresas con fines estadísticos [pic] 4.1 Las definiciones La primera parte corresponde al desarrollo del marco conceptual básico para iniciar la construcción de un directorio de empresas orientado a establecer las definiciones que servirán más adelante para establecer los requerimientos del sistema de información a construir, como otra parte importante del modelo propuesto pero, sobre todo, a introducir un cambio duro y necesario en la forma de ver la estadística económica dentro de los sistemas estadísticos nacionales.
La elaboración de estadísticas económicas basadas en el empleo de un directorio de empresas actualizado a través del uso de registros administrativos; difiere en gran medida de la cultura de los institutos de estadísticas en la realización de censos y de encuestas de empresas. La construcción de un directorios de empresas con fines estadísticos implica la introducción y el buen manejo de conceptos que, si bien no son necesariamente nuevos, han sido de poca difusión y uso en los institutos de estadística de la región. La experiencia europea en el desarrollo de los directorios de empresas, confirmada en la construcción del directorio de empresas de Perú, indica que el desarrollo de estos registros implican un cambio drástico en la cultura de los responsables de la estadística económica y del instituto de estadística en general.
Definiciones tan básicas como la de “Empresa” y “Establecimiento”, deben ser revisadas y aceptadas en forma conjunta a nivel institucional, con el fin de evitar diversas interpretaciones de un mismo concepto, situación que puede darse al interior de los INE de los países andinos, más aun, entre ellos mismos. Como resultado de esta parte deben definirse claramente: – Las unidades estadísticas que van a ser gestionadas por el directorio, en general, se suelen considerar como básicas: la empresa, la unidad local y la unida legal; de las cuales va a ser necesario captar información para su actualización. – Los objetivos y usos esperados del directorio, estarán centrados principalmente en la elaboración de marcos de muestreo para las encuestas de empresas.
Adicionalmente, con la experiencia ganada en el manejo de ese tipo de registros deberán utilizarse en el estudio de la demografía de las empresas y la construcción de unidades estadísticas complementarias, entre otros. – La cobertura mínima a ser cubierta por el directorio, identificando qué unidades quedaran fuera del mismo, cuáles deberán estar contenidas de forma obligatoria y cuáles pueden ser optativas; así como, los criterios a tomarse en cuenta para cada uno de los casos. – El contenido, es el que determina las variables a ser incluidas en directorio por unidad estadística cuya información habrá que mantener actualizada en forma periódica.
Una recomendación importante en este aspecto, es no incluir en los directorios variables de las cuales no se pueda contar con una fuente de información que pueda proveer de datos para actualizar estas variables por lo menos una vez al año. – Los criterios son los que se tomaran en cuenta para la actualización del directorio, cuando se procese la información proveniente de registros administrativos.
Por un lado, el uso de registros administrativos para la actualización del directorio requiere la definición de un conjunto de procesos que permitan transformar los datos administrativos en datos útiles para actualizar el directorio. Por otro, lado los directorios de empresas suelen concentrar información de diversas fuentes para mantenerse actualizados, los cuales pueden diferir ampliamente en la calidad de sus datos, los códigos que emplean y su frecuencia de envío por lo tanto, el directorio debe manejar criterios analizados y definidos por los estadísticos en coordinación con los responsables de la parte informática para poder actualizar la información de las empresas en forma consistente, evitando la pérdida de datos y un detrimento de la calidad de la información que contiene.
A nivel de la CAN, muchas de estas definiciones han sido revisadas y convenidas y su uso por parte de todos los Países Miembros está determinada por normas supranacionales. La Decisión 698 de la Comisión de la Comunidad Andina sobre la Creación y actualización de Directorios de Empresas establece las unidades estadísticas a incluir y su definición, determina las variables básicas que deben formar parte del directorio (contenido), lo cual, no implica que los países se limiten a la lista de variables presentadas sino que pueden incluir otras adicionales de acuerdo a sus necesidades particulares y a su disponibilidad de información; y esboza los usos y los objetivos principales de los mismo.
A parte de ellos, la Resolución 1218 de la Secretaria de la Comunidad Andina sobre la Cobertura de los Directorios de Empresas establece la cobertura mínima a cubrir por los directorios de los Países Miembros. Para los países de la CAN, la parte de “Definiciones” consistirá más en apropiar los conceptos establecidos a través de normas comunitarias que en la redefinición de los mismos.
Todas estas definiciones tienen un impacto directo sobre el sistema de información que será construido para la gestión del registro. Las unidades estadísticas definen el modelo conceptual de datos del sistema; la cobertura, el contenido y los criterios de actualización permiten establecer, por un lado, las especificaciones del sistema (requerimientos, procesos y consistencias); y por otro lado, esbozan las características del modelo físico de datos a nivel de tablas y campos que serán necesarios incluir en la base de datos.
En general, todas estas definiciones soportan entonces el desarrollo del sistema de información del registro de empresas, como segunda parte del modelo propuesto. Figura 2: Las definiciones [pic] 4.2 Las fuentes de información Una segunda parte del modelo propuesto, está conformado por las fuentes de información que proveerán de datos al registro para su actualización y los mecanismo de transmisión de datos que deben definirse y construirse para el envío periódico de información. Este es el elemento que introduce el mayor cambio en la elaboración de las estadísticas económicas en los países de la región, toda vez que, hemos definido el uso de registros administrativos como solución para la actualización de los directorios de empresas de lo cual los países no cuentan con mucha experiencia. Estos registros administrativos se encuentran en las instituciones públicas que de una u otra forma recopilan o gestionan información de las empresas para el desarrollo de sus actividades.
Los organismos públicos cuyos registros administrativos serán tomados como base para la actualización de la información del registro, son considerados fuentes de información dentro del modelo propuesto. Contrariamente a lo que usualmente se piensa, solo cuatro o cinco fuentes de información suelen ser suficientes para lograr una buena actualización del directorio.
Esto se ha demostrado en la implementación de directorios de empresas en países de Europa y de Asia, y en el caso de la región, en la implementación de los directorios de empresas en Uruguay y en Perú. Cuatro fuentes de información son consideradas las más importantes: • Los registros de contribuyentes de las administraciones fiscales • Los registros de las cámaras de comercio • Los registros de los Ministerios de Trabajo • Los registros del seguro social A nivel comunitario, los registros de contribuyentes de las administraciones fiscales son considerados por todos los Países Miembros como las fuentes principales de los directorios de empresas debido a que permiten detectar con gran rapidez la creación de unidades nuevas en el directorio, las cuales son de vital importancia para mantener un control adecuado de la cobertura además porque son los organismos encargados de asignar a cada empresa un numero de identificación único, reconocido por las demás organismos públicos para el inicio de sus actividades.
Cada una de las fuentes de información aportan información valiosa para la actualización del directorio. Estas fuentes, deben de complementarse adecuadamente entre sí, para actualizar en forma eficiente el registro. Frecuentemente, cada fuente provee de información para actualizar solo algunas variables del directorio y en algunos coinciden, encontrándose variables que cuentan con información de más de una fuente para su actualización. Las fuentes de información deben de complementarse adecuadamente entre sí para actualizar en forma eficiente el registro.
Entonces es necesario entonces, definir reglas que determinen las acciones a realizar durante el proceso de actualización del directorio y que tomen en cuenta la calidad de la información enviada por cada fuente con respecto a las demás y a las fechas en que estas fuentes han obtenido la información. Por otro lado, la información proveniente de registros administrativos suele tener características propias, asociadas a los usos y a los objetivos particulares de la institución que los recopila y gestiona; manejan sus propios códigos, representan conceptos de la institución o del sector al que pertenece la institución y no esta necesariamente relacionada a las unidades estadísticas de los directorios.
Por ejemplo, las fuentes fiscales suelen manejar información de contribuyentes y no de empresas, incluso el concepto mismo de empresa en la mayoría de los organismos públicos va diferir del concepto manejado por los estadísticos. Es obvio que, la información de registros administrativos no puede ser empleada directamente para actualizar el registro de empresas sino que debe pasar mas bien por un proceso previo de tratamiento de datos.
Estos procesos suelen ser analizados y definidos por los estadísticos para luego ser implementados en procesos automáticos o semiautomáticos de sistemas de información por los responsables de la parte informática. Figura 3: De registros administrativos a directorios con fines estadísticos [pic] De la misma forma como sucedió en Europa hace algunos años, actualmente en los países de la región no existen leyes que faculten en forma directa a los institutos de estadística a acceder a la información de los registros administrativos de estas fuentes de información. Esto ha frenado el desarrollo de los registros de empresas en algunos países.
Sin embargo, en muchos casos los institutos de estadística han logrado establecer acuerdos o convenios con estas instituciones que les ha permitido contar con esta información. La realización de este tipo de convenios o acuerdos de entrega de datos con las fuentes de información es de vital importancia para la sostenibilidad del directorio a lo largo del tiempo.
En estos acuerdos, se deben establecer y especificar los mecanismos a través de los cuales los institutos de estadísticas van a tener acceso (o mas bien recibir) a la información de los registros administrativos. Estos mecanismos de transmisión de datos forman una parte importante del modelo ya que determinan el contenido, la forma y la periodicidad con que el directorio de empresas va a recibir información y con la cual deberá también el sistema de información procesar los datos y actualizar el repositorio.
Asímismo, esboza los principales criterios de validación que se deben implementar para la recepción correcta de los datos enviados. Estos mecanismos de transmisión se deben implementar por cada fuente y definen el flujo de datos a seguir para recibir la información, procesarla y emplearla para la actualización del directorio. Existen un gran número de alternativas que se pueden emplear para realizar los envíos de información, pueden ir desde el empleo de archivos de texto planos (txt) hasta el uso de redes privadas virtuales (VPN) que interconecten directamente el directorio de empresas con los registros administrativos de cada una de las fuentes de información o el envío de datos a través de Internet empleando XML.
La elección de la tecnología más adecuada para la implementación del mecanismo de transmisión dependerá del grado de desarrollo informático del instituto de estadística y de los organismos públicos considerados fuentes de información, así como, de las políticas de seguridad y de los estándares de desarrollo de sistemas manejados por estas organizaciones.
A nivel de la CAN, se puede proponer el uso de archivos de texto planos (txt) utilizado comúnmente para el envío electrónico de datos cuya flexibilidad y compatibilidad harán viable su implementación en la mayoría de las fuentes de información. 4.3 El sistema de información Tercera parte del modelo propuesto. Una vez que se han elaborado las definiciones que servirán de base para la construcción del directorio y se ha logrado tener acceso a fuentes de información de registros administrativos, estableciendo acuerdos con otros organismos que definen una entrega periódica de datos a los INE, insumo clave para el mantenimiento del directorio corresponde iniciar la construcción del sistema de información para la gestión del directorio.
El desarrollo de un directorio estadístico de empresas, requiere de un fuerte componente de sistema de información, vital para la adecuada gestión del directorio. Sin este componente, seria prácticamente imposible construir el directorio y mucho menos mantenerlo actualizado a lo largo del tiempo. Por esto, en muchos casos los proyectos de construcción de un directorio de empresas se consideran en parte proyectos de sistemas de información, liderados por un jefe de proyecto estadístico y un jefe de proyecto informático, ambos deben trabajar en forma coordinada con la finalidad de desarrollar un sistema que soporte adecuadamente los procesos de tratamiento de información y mantenimiento del directorio, así como, que responda a los requerimientos de información de los estadísticos acerca de las empresas.
En el modelo propuesto, el sistema de información del directorio de empresas debe cumplir cuatro funciones principales: 1. Recibir y realizar el tratamiento de la información de registros administrativos, 2. Ejecutar los mecanismos de actualización del directorio, 3. Gestionar el repositorio de datos, y 4. Gestionar los códigos y la clasificaciones que emplea el directorio para describir la información de las empresas.
Así, el sistema del directorio está conformado por cuatro elementos, los cuales se dan entre ellos. Figura 4: Elementos del sistema de información del directorio [pic] 4.3.1 Los procesos de tratamiento de la información Uno de los elementos que compone el sistema de información del directorio dentro del modelo propuesto, corresponde a los procesos de tratamiento de la información. Dentro del sistema una serie de procesos deben de ser diseñados e implementados con la finalidad de poder recibir la información enviada por las fuentes de información a través de los mecanismos de transmisión, así como, de realizar el tratamiento necesario a los datos recibidos para poder obtener finalmente la información con el formato y las especificaciones requeridas que será usada para el actualizar el directorio mediante los mecanismos de actualización del directorio.
El número de procesos requeridos y la complejidad de los mismos dependerán, en gran medida, de las características de la información enviada por cada fuente y del mecanismo de transmisión empleado en cada caso. Por lo tanto, es difícil establecer un proceso único para el tratamiento de los datos enviados por todas las fuentes. Una buena práctica consiste en crear procesos de tratamiento de información particulares para cada una de las fuentes del directorio, sobre todo, teniendo en cuenta que difícilmente se contara con el acceso a todas las fuentes al comienzo de la construcción del mismo sino que mas bien se irán incorporando poco a poco al sistema a través del tiempo.
En general, un proceso básico de tratamiento de datos de registros administrativos suele estar compuesto de los siguientes pasos: • La carga de la información enviada a algún tipo de repositorio o base de datos. La depuración de los datos que no serán cargados al registro de acuerdo a la cobertura definida para el mismo, • La ejecución de una serie de validaciones a los datos (se validan códigos, tipos de datos y reglas de consistencia pueden ser incluidas), • La recodificación de la información enviada a los códigos que maneja el registro (en caso sea necesario), y • La estructuración de los datos de acuerdo al formato definido por el proceso de actualización de registro.
Estos procesos pueden realizarse de forma automática o semiautomática de acuerdo a las características de los datos enviados. Si es necesario hacer correcciones a los datos que requieran la intervención de una persona, entonces se deberán desarrollar procesos semi automáticos e interfases en el sistema que permitan a la persona encargada realizar las correcciones del caso. 4.3.2 Los mecanismos de actualización del directorio Otro elemento importante de este sistema de información lo conforman los mecanismos de actualización del directorio.
Estos mecanismos se encargan de tomar los datos previamente procesados (tratados) para actualizarlos en el repositorio del directorio de empresas. Como se mencionó en los párrafos anteriores, el directorio de empresa, consolida datos de diversas fuentes de información en un solo repositorio, estas fuentes pueden diferir en la calidad de la información que proveen y en la oportunidad con que envían los datos ya que una fuente puede enviar información para actualizar mas de una variable a la vez, entonces es importante definir criterios que determinen cuando un dato del directorio podrá ser actualizado por otro valor proveniente de algún registro administrativo.
El resultado de estas definiciones son un conjunto de reglas de validación y de consistencia que serán ejecutadas en el sistema cada vez que se realice una actualización de datos. Estos mecanismos de actualización del registro son muy importantes para asegurar la calidad y la consistencia de los datos contenidos en él. Son los estadísticos, en coordinación con los responsables de la parte informática, los encargados de establecer tales criterios, reglas de validación y la consistencia. En este elemento del sistema, se implementan los criterios establecidos previamente en la parte de las “definiciones”.
Estos mecanismos de actualización, pueden ser únicos para todo el directorio y a diferencia de los procesos de tratamiento de la información, vistos anteriormente, son aplicados para todas las fuentes de información que provean de datos al directorio. Una buena recomendación es de revisar periódicamente los criterios definidos para la actualización o por lo menos cada vez que se introduce una nueva fuente al directorio a fin de validar la pertinencia de los mismos ante algún cambio en las características de la información enviadas por las fuentes. 4.3.3 El Repositorio de información del directorio Es la parte central del directorio de empresas y el corazón del sistema de información. Generalmente, compuesto por una base de datos, es el elemento del modelo donde se almacena finalmente toda la información de las empresas contenidas en el registro y donde se llevan a cabo los procesos de actualización del mismo.
Este repositorio debe reflejar adecuadamente las unidades estadísticas contenidas en el directorio (modelo de datos), así como, tener registradas a las empresas que forman parte de la cobertura definida para el mismo y contener la información actualizada de las variables establecidas en el contenido del directorio. Todo esto, de acuerdo a las definiciones acordadas previamente en la parte “definiciones” del modelo propuesto.
Se recomienda también incluir en el repositorio la información histórica que se va generando periódicamente cada vez que se registran los cambios en la información de las empresas en el directorio. 4.3.4 Los códigos y clasificaciones del directorio de empresas El elemento final, del sistema de información del directorio, corresponde a los códigos y clasificaciones que se van a usar para registrar la información de la empresas.
Gran parte de ésta información, acerca de las empresas que se registra en el directorio, se encuentra en forma de códigos; la actividad económica que realiza una empresa se representa por un código CIIU por ejemplo, lo mismo sucede con su forma legal, el estado de la empresa, entre otros. Todas estas son variables cuya información se maneja en base a códigos.
Estos códigos deben de ser previamente definidos por los institutos de estadística encargados del mantenimiento del directorio, luego, almacenados en algún repositorio de datos para su consulta permanente. Algunos de estos códigos son de manejo general debiendo los INE asumirlos como tal, códigos de actividad económica o los códigos de forma legal que incluso son normados legalmente y gestionados por algún organismo público.
Otros, sin embargo, deben de ser definidos para uso particular del directorio de empresas con fines estadístico, por ejemplo los códigos de estado de las empresas. Además, una serie de clasificaciones son manejadas también por el directorio, las cuales, permiten agrupar (clasificar) a las empresas de acuerdo a alguna característica particular, por ejemplo, el número de personal ocupado o el total de ventas netas realizadas en un año. Estas clasificaciones (usualmente expresadas en rangos), deben ser también desarrolladas por las personas encargadas de la gestión del directorio.
Estas clasificaciones son importantes al momento de emplear la información del directorio para la elaboración de muestras para las encuestas como criterios de estratificación. Este conjunto de códigos y clasificaciones conforman una parte importante del sistema, toda vez que, permiten expresar en lenguaje natural, la información contenida en el directorio en forma de códigos.
La mayoría de estos códigos suelen no ser estáticos, por el contrario, están sujetos a cambios (modificaciones, eliminaciones y agregaciones) a lo largo del tiempo. Por lo tanto, deben de ser gestionados como parte integral del sistema de información del directorio de empresas. Estas tres partes del modelo propuesto se relacionan de manera coherente de la siguiente forma, las definiciones sirven de base o soportan el desarrollo del sistema de información, por otro lado, las fuentes de información proveen al sistema de la información necesaria para mantener el directorio y determinan las especificaciones del mismo a nivel de procesos de tratamiento de información y mecanismos de actualización. El desarrollo de un directorio de empresas debe ser entendido como un proceso evolutivo a mediano (tal vez a largo) plazo a través del cual se va mejorando progresivamente el directorio a medida que se adquiere experiencia en el manejo del mismo y se definen nuevos usos y objetivos a alcanzar, como resultado de su propia evolución. Por esto, es necesario planificar el desarrollo del directorio, definiendo etapas y objetivos a lograr a lo largo del tiempo que guíen este proceso evolutivo y permitan el seguimiento y la evaluación del mismo.
A continuación, se propone un esquema de pasos a seguir para la construcción de un directorio de empresas tomando como base el desarrollo del modelo planteado anteriormente. 5. Pasos para la construcción y el desarrollo de un directorio de empresas Como complemento al modelo propuesto, se presenta ahora un esquema de pasos a seguir para su implementación. Este esquema esboza un plan de trabajo general para el desarrollo de los directorios de empresas y permiten una construcción razonable y ordenada del mismo.
Puede ser tomado, ya sea en forma parcial o total, como referencia por parte de los países al momento de la implementación de sus proyectos de construcción de directorios. El esquema propuesto se muestra en la figura 5 y se describe a continuación: Figura 5: Pasos para la construcción y el desarrollo de un directorio de empresas con fines estadísticos [pic] En general, el desarrollo de un directorio de empresas se ha divido en tres etapas: • Una primera gran etapa que corresponde a la construcción de una versión inicial de directorio tomando como base el análisis de la fuente principal de información, para el caso de la CAN, el registro fiscal.
Esta etapa incluye el desarrollo de un marco conceptual acerca del directorio de empresas y del uso de registros administrativos, necesario para asegurar la correcta conformación del mismo. • Una segunda etapa, en la cual, una vez construida una versión inicial del directorio se procede a su implementación a través de la carga inicial de datos al sistema con la información obtenida del registro tributario (padrón de contribuyentes).
Al final de esta etapa, se tiene como resultado una primera versión del directorio de empresas, puesta en funcionamiento y con una cobertura que irá siendo actualizada periódicamente de allí en adelante. • Una vez terminada la etapa de implementación comienza la etapa de mantenimiento, la cual, se considera permanente a lo largo del tiempo.
En esta etapa, se da comienzo a la actualización del directorio en base a la información reportada por las fuentes de información acerca de los cambios ocurridos en las empresas. 5.1 Construcción Primera etapa del desarrollo del directorio. Tiene como objetivo lograr una versión inicial del sistema de información que será puesta en marcha posteriormente en la fase de implementación. Esta etapa, requiere de un trabajo intenso tanto en la parte metodológica como en la parte informática, la cual debe ser coordinado por un jefe de proyecto.
Una de las principales actividades a realizar en la parte metodológica, es el desarrollo de un marco conceptual sólido como base para la construcción del directorio. Como se mencionó anteriormente, los directorios de empresas introducen en los institutos de estadística una serie de conceptos que deben ser bien entendidos y manejados para la adecuada gestión del mismo.
La comprensión de estos conceptos requiere, usualmente, un cambio en la forma de ver la estadística económica por parte de los institutos de estadística. Estos cambios no son fáciles y las personas encargadas del desarrollo del directorio deben de contar con una base conceptual suficiente que les permita introducir y hacer viable estos cambios de cultura estadística dentro de su institución. Además, el uso de información proveniente de fuentes administrativas para actualizar el directorio, se encuentra enmarcado dentro de una nueva forma de hacer estadística, muy poco difundida en la región y por lo tanto con muy poca experiencia dentro de los institutos de estadística, las estadísticas basadas en registros (register-based statistics).
Por otro lado, la parte informática debe de plasmar estos conceptos en un modelo lógico y físico de datos, y junto al análisis de las fuentes de información del directorio especificar los requerimientos del sistema de información a construir para la gestión del mismo. En esta etapa se deben desarrollar entonces los siguientes pasos: 5.1.1 Marco conceptual Desarrollar un marco conceptual acerca de los directorios de empresas y del uso de registros administrativos.
Esto servirá como base para poder realizar el siguiente paso 5.1.2 Definiciones Establecer y documentar definiciones acerca de las principales características del directorio a conformar; como: los objetivos y usos del directorio, las unidades estadísticas que la conformaran, su cobertura, contenido (variables que serán parte del directorio), y los criterios de actualización para su mantenimiento. 5.1.3 Fuentes de información Analizar las posibles fuentes de información del directorio y determinar cuales serán las empleadas para su actualización permanente.
En este análisis, se debe tomar en cuenta la información que maneja cada una de las fuentes, los conceptos que manejan respecto de las empresas, las variables que podrían ser actualizadas, la calidad de información con que cuenta cada fuente, cómo obtiene esta información, qué procesos realizan para la validación y consistencia de sus datos, entre otros.
Este análisis de las fuentes, servirá también para determinar las especificaciones del sistema de información a construir para el directorio. Una parte importante de los directorios de empresas, corresponde al acceso periódico a las fuentes de información; es decir cuando hablamos de fuentes no nos referimos a archivos, documentos o bases de datos directamente sino a entidades permanentes al final del directorio sobre cambios en la información y en la demografía de las empresas.
Es entonces importante en esta parte establecer acuerdos formales con cada una de las fuentes, determinando que datos serán enviados, de que forma, en que formato, empleando que códigos, etc. 5.1.4 Construcción del sistema de información Iniciar la construcción de un sistema de información para la gestión del directorio en base a las definiciones establecidas anteriormente. 5.2 Implementación Esta etapa suele ser corta, pero de suma importancia. Se realiza la carga inicial de datos al sistema, utilizando la información obtenida de la fuente principal del directorio (padrón de contribuyentes).
En la implementación se suelen probar todos los componentes del sistema y se hacen ajustes y modificaciones como resultado de estas pruebas. El resultado de esta etapa es una versión inicial del directorio de empresas. Usualmente, esta primera versión suele presentar ciertos inconvenientes con respecto a la calidad de la información de algunas variables, cobertura y falta de datos de estratificación. Sin embargo, esto se debe ir mejorando a medida que se continúe con el desarrollo del directorio. 5.3 Mantenimiento Contando ya con una versión inicial del directorio y habiéndose probado los mecanismos desarrollados para su actualización, empieza la etapa de mantenimiento que consistirá en procesar en forma periódica los datos enviados por las fuentes de información. En esta etapa se recomienda seguir los siguientes pasos: 5.3.1 Actualización en base a la fuente principal Con la finalidad de adquirir experiencia en el manejo de este tipo de directorios, se recomienda, en un inicio, actualizar el directorio solo con la información enviada por la misma fuente que se uso para realizar la carga inicial (fuente principal del directorio).
Incluir una nueva fuente en el directorio, agregar mayor complejidad al proceso de actualización por lo que es preferible, por lo menos en un comienzo, procesar solo los envíos de datos de la fuente que se utilizó para conformar el directorio. 5.3.2 Inclusión de nuevas fuentes Una vez se haya adquirido experiencia en el proceso de actualización del directorio con una sola fuente, es factible comenzar a agregar nuevas fuentes.
Cuando el directorio de empresas maneja más de una fuente de información, el proceso de actualización debe, en algunos casos, tomar en cuenta criterios adicionales antes de proceder a cambiar un dato. Debido a que las fuentes varían en la calidad de los datos que proveen y en los períodos en la cual han obtenido estos datos, no siempre será recomendable procesar un cambio informado por una fuente.
El sistema entonces debe de ser mejorado incluyéndose nuevas reglas en el proceso de actualización con la finalidad de mantener la consistencia de los datos en el directorio. La combinación adecuada de fuentes de información para actualizar el directorio mejora su calidad a lo largo del tiempo. 5.3.3 Elaboración de marcos Cuando se cuente ya con un directorio de empresas regularmente actualizado y se haya logrado tener acceso a fuentes de información que provean datos para las variables de estratificación entonces será factible emplear el directorio en la elaboración de marcos para las encuestas a empresas.
Se recomienda que el directorio sirva como proveedor de información de otro sistema encargado de la gestión de marcos. Este sistema se construye apoyándose en el directorio y su función principal será la producción de diseños muestrales coordinados. ----------------------- RESOLUCION 1274 GUÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS DIRECTORIOS DE EMPRESAS CON FINES ESTADÍSTICOS EN LA COMUNIDAD ANDINA Provee de datos revisados Actualiza la información del directorio Usa como lenguajes Valida códigos externos Mecanismos de actualización del directorio Códigos y Clasificaciones Repositorio de información del directorio Procesos de tratamiento de la información Sistema del Directorio Procesamiento estadístico de registros Directorios con fines Estadísticos Registros Administrativos Criterios de Actualización Contenido Cobertura Objetivos y Usos Unidades Estadísticas Definiciones Inclusión nuevas fuentes Actualizaciones Fuente Principal Carga Fuente Principal Elaboración de Marcos Implem.
Fuentes de Inf. Construcción SI Definiciones Marco Conceptual Mantenimiento Construcción Soportan Provee de datos revisados Actualiza la información del directorio Usa como lenguajes Valida códigos externos.... Mecanismos de actualización del directorio Mecanismo de transmisión de la información de fuentes administrativas Provee datos Códigos y Clasificaciones Repositorio de información del directorio Procesos de tratamiento de la información Sistema del Directorio Criterios de Actualización Contenido Cobertura Objetivos y Usos Unidades Estadísticas Definiciones Fuentes de información RESOLUCIONES