19 de abril de 2013 E.3.1 RESOLUCIÓN 1571 Incorporación del Capítulo “Uso de fuentes administrativas” al Manual de Recomendaciones de la Comunidad Andina sobre los Directorios de Empresas con fines estadísticos LA SECRETARIA GENERAL DE LA COMUNIDAD ANDINA, VISTOS: El Capítulo IV del Acuerdo de Cartagena, las Decisiones 698 y 700 de la Comisión de la Comunidad Andina, y la Resolución 1273 de la Secretaría General de la Comunidad Andina (Manual de Recomendaciones sobre los Directorios de Empresas con fines estadísticos); y,
CONSIDERANDO
Que la Decisión 698 fija las normas para la constitución y la actualización de los directorios de empresas en los Sistemas Estadísticos Nacionales de los Países Miembros, como base para la obtención de estadísticas del sector productivo confiables y comparables entre los Países Miembros de la Comunidad Andina; Que el artículo 4 de la Decisión 698 establece las unidades estadísticas que estarán incluidas en los Directorios de Empresas con fines estadísticos a ser creados por los Países Miembros, las cuales serán usadas para efectos de recoger, transmitir, actualizar, publicar y analizar la información de los Directorios;
Que el artículo 7 de la Decisión 698 faculta a los Servicios Nacionales de Estadística el uso de datos provenientes de fuentes administrativas, públicas y privadas, para la actualización de los directorios de empresas; Que por Resolución 1273 de la Secretaría General de la Comunidad Andina se adoptó un Manual de Recomendaciones sobre los Directorios de Empresas con fines estadísticos en el cual los expertos gubernamentales llegaron a acuerdos dando una interpretación armonizada de las disposiciones de la Decisión 698;
Que debido a la importancia del empleo de fuentes administrativas en el mantenimiento de los Directorios de Empresas, relacionada a la reducción de costos de obtención de datos, una menor carga de respuesta para los informantes, y una mayor disponibilidad de información para la producción de estadísticas, conviene incluir en el Manual de Recomendaciones aspectos relativos al uso de fuentes administrativas;
Que el artículo 8 de la Decisión 698 establece que la Secretaría General de la Comunidad Andina convocará a reuniones de expertos gubernamentales en directorios de empresas, con la finalidad de establecer por Resolución las actualizaciones que requieran los Anexos I y II, cambios en la lista de variables y en la frecuencia de actualización de los directorios y, en general, los ajustes que se requieran de acuerdo a la evolución económica y técnica del proceso de integración;
Que los Expertos Gubernamentales en la Décimo Séptima Reunión de Expertos Gubernamentales sobre Directorios de Empresas en la Comunidad Andina llevada a cabo el día 12 de abril de 2011, bajo la modalidad de videoconferencia, manifestaron estar de acuerdo en incluir al Manual de Recomendaciones, el Capítulo referido al “Uso de fuentes administrativas”;
Que los Expertos Gubernamentales en la Décimo Octava Reunión de Expertos Gubernamentales sobre Directorios de Empresas en la Comunidad Andina llevada a cabo el día 30 de mayo de 2012, bajo la modalidad de videoconferencia, aprobaron el contenido del nuevo capítulo referido al “Uso de fuentes administrativas”; Que el Comité Andino de Estadística (CAE) dictaminó favorablemente la Incorporación del Capítulo “Uso de fuentes administrativas” al Manual de Recomendaciones de la Comunidad Andina sobre los Directorios de Empresas con fines estadísticos, en la reunión realizada por videoconferencia el 23 de enero de 2013;
RESUELVE
Artículo 1.- Incorporar al Manual de Recomendaciones sobre Directorios de Empresas con fines estadísticos de la Comunidad Andina el Capítulo 9 sobre “Uso de fuentes administrativas”, Anexo de la presente Resolución. Artículo 2.- Comuníquese a los Países Miembros la presente Resolución, la cual entrará en vigencia a partir de su fecha de publicación en la Gaceta Oficial del Acuerdo de Cartagena.
Dada en la ciudad de Lima, Perú, a los diecinueve días del mes de abril del año dos mil trece. SANTIAGO CEMBRANO CABREJAS Secretario General a.i. Anexo Capítulo 9 Uso de Fuentes Administrativas USO DE FUENTES ADMINISTRATIVAS Contenido 1. Introducción. 2. Definición de registros administrativos y fuentes administrativas. 3. Razones del uso de fuentes administrativas. 4.
Problemas con el uso de fuentes administrativas. 5. La calidad de las fuentes administrativas. 6. El uso de fuentes administrativas en la práctica. 7. Acceso a fuentes administrativas. 1. Introducción En este capítulo se describe la relación entre las fuentes de datos administrativos y los directorios de empresas con fines estadísticos, centrándose principalmente en el empleo de la información de estas fuentes para la gestión y el mejoramiento del directorio.
Se establece una definición de fuente administrativa, las ventajas y desventajas del uso de datos administrativos, y la forma en que los datos deben ser manejados para su aprovechamiento en el proceso de actualización de los directorios. 2. Definición de registros administrativos y fuentes administrativas En gran parte de los países de la región, los Institutos Nacionales de Estadística (INE), hablan del uso de registros administrativos haciendo referencia a los archivos de datos que los organismos públicos comparten, con información sobre actos administrativos que éstos registran y mantienen para el desarrollo y el cumplimiento de sus funciones.
Esta definición bastante simple, ha sido gradualmente dejada de lado, a medida que se ha identificado que el uso principal de los datos administrativos en los INE, no es la elaboración de estadísticas a partir de los datos recibidos, sino la conformación y el mantenimiento de registros estadísticos[1]; y que en muchos países, se han transferido algunas funciones del Estado de manera completa o parcial al sector privado, así como a la disponibilidad de registros de buena calidad en este sector.
Por otro lado, las recomendaciones del presente Manual hacen referencia al empleo de fuentes administrativas para la actualización del Directorio de Empresas, por lo que se considera conveniente establecer una definición clara de fuentes administrativas y registros administrativos, para su empleo adecuado en la gestión de los directorios.
Los registros administrativos Toda organización requiere, para la realización de sus funciones, mantener un registro de las unidades que administra, gestiona o con las que se relaciona. Así por ejemplo, toda empresa privada está interesada en mantener un buen registro de sus clientes, productos, proveedores, etc. En el sector público, por otro lado, las fuentes fiscales deben mantener un buen registro de los contribuyentes, para el pago de impuestos; los Ministerios de Trabajo un buen registro de los empleadores y empleados, para vigilar el cumplimiento de las normas laborales y aplicación de beneficios; las Municipalidades, un registro de los predios existentes dentro de su jurisdicción para el pago de arbitrios (impuestos), entre otros.
En forma práctica estos registros corresponden a los listados de las unidades (clientes, proveedores, contribuyentes, inmuebles), con sus respectivas características, que las diversas instituciones conforman y mantienen para el desarrollo de sus actividades. Todos estos registros manejan información de unidades no estadísticas (consideradas administrativas) y cuentan con un mecanismo de empadronamiento y actualización, ya sea de manera formal y obligatoria, a través de normas legales como en el caso de las instituciones públicas, o de forma indirecta a través de promociones o incentivos, como es el caso de las empresas privadas.
Los registros administrativos, son entonces todos aquellos registros sobre unidades administrativas que mantienen las organizaciones públicas o privadas, para su uso particular, con fines no estadísticos. Las fuentes administrativas Para el presente Manual, se consideran como fuentes administrativas a todos aquellos registros administrativos que contienen datos que pueden ser empleados en el proceso de mantenimiento de los directorios de empresas.
La información obtenida de estas fuentes por los INE son considerados datos administrativos. Esta definición bastante amplia permite considerar una extensa gama de fuentes de información, diferentes de los resultados de las encuestas, para la gestión de los directorios, independientemente de cuál sea su origen. Todos los Países Miembros han considerado como fuente principal para la conformación y actualización de su directorio de empresas, a los registros administrativos de la administración fiscal, como el padrón de contribuyentes, y el registro de impuesto a la renta.
Esto se refleja claramente en el contenido de la Decisión 698, que establece en su Artículo 7, que: los Servicios Nacionales de Estadística requerirán el uso de las fuentes fiscales para la actualización de al menos la información contenida en los literales a) y b), del artículo 6 de la Decisión. Por otro lado, también consideran como otras fuentes administrativas importantes a los registros de compañías que usualmente mantienen las Cámaras de Comercio, y a los registros relacionados con empleados y empleadores manejados por los Ministerios de Trabajo y el Seguro Social, lo que evidencia una clara orientación de los Países Miembros al empleo de datos administrativos.
Por esta razón, la Decisión 698 establece también en su Artículo 7, que: los Servicios Nacionales de Estadística de los Países Miembros, encargados de la gestión de los directorios, estarán autorizados para recoger la información necesaria de los registros administrativos mantenidos por las entidades públicas y privadas, con la finalidad de brindar el sustento legal necesario para el empleo de datos administrativos. 3.
Razones del uso de fuentes administrativas Normalmente se suelen considerar tres razones fundamentales para el uso de fuentes administrativas en los directorios de empresas: 1. El costo de obtención de los datos. La ventaja más importante que presentan las fuentes administrativas con respecto a las encuestas es el bajo costo de obtención de los datos.
Ya sea que se obtengan de forma gratuita, principalmente cuando se trata de organismos públicos, o incluso si tienen algún costo en el sector privado, resulta siempre mucho más económico que obtener la misma información a través de la ejecución de una encuesta, especialmente si se realizan trabajos de campo y entrevistas directas. Mucho mayor es la diferencia si se compara con el costo del trabajo de campo y entrevistas directas de un censo económico.
Además no es necesario realizar un seguimiento de la respuesta de los informantes. En general, dada la cobertura de los directorios de empresas, su tamaño y la frecuencia con que se hace necesario su mantenimiento, es muy difícil y sería muy costoso mantenerlo adecuadamente actualizado sólo a partir de datos procedentes de encuestas. 2.
Reducción de la carga de respuesta de los informantes. Usar datos de fuentes administrativas ayuda a reducir la carga de respuesta impuesta a las empresas, o unidades económicas objeto de cada investigación. Dado que las empresas pueden tener la obligación de responder a pedidos de información de diferentes organismos públicos, en muchos casos consideran como una carga adicional la respuesta de información con fines estadísticos, sobre todo si existen datos que han sido ya informados a otra institución del gobierno. El uso de datos administrativos permite aprovechar la información recogida por otros organismos sin generar un costo adicional al informante, así como reducir el costo de las encuestas al eliminar preguntas de los formularios cuyos datos se han podido obtener a partir de fuentes administrativas. 3.
Mayor cobertura de la población objetivo. Mientras que las encuestas por muestreo permiten obtener información de una proporción pequeña de la población de empresas, las fuentes administrativas suelen cubrir el total, o casi el total de los elementos de la población. Por lo tanto, el uso de fuentes administrativas en el mantenimiento de los directorios de empresas, puede reducir los errores de las encuestas, eliminando las tasas de no respuesta, y proporcionando estimaciones más exactas y detalladas de las diferentes subpoblaciones.
La cobertura suele presentar un interés particular para los directorios de empresas, el cual debe de cubrir como mínimo lo establecido en el Artículo 4 de la Decisión 698. Asimismo, el uso de fuentes administrativas puede ayudar a mejorar la calidad de los Directorios de Empresas permitiendo en muchos casos el acceso a información continua y más actualizada sobre ciertas variables, en comparación con los resultados de las encuestas que usualmente requieren de un tiempo adicional luego de su ejecución para la publicación de resultados, por ejemplo: • La apertura y el cierre de las unidades, y las fechas de los respectivos eventos. • Variables de tamaño de las empresas, como ventas netas o personal ocupado. • Variables de ubicación de las unidades (a nivel de unidad local) Más adelante, el uso de datos de fuentes administrativas permitirá la producción de estadísticas a partir del directorio de empresas (análisis de la estructura y demografía de la población de las empresas), ya sea de manera directa o por muestreo, como otros usos derivados del directorio, mencionados en el capítulo 3 del presente Manual. 4.
Problemas con el uso de fuentes administrativas En los párrafos anteriores se exploraron las razones del uso de fuentes administrativas centrándose en sus ventajas. Sin embargo, su empleo para el mantenimiento del directorio de empresas puede implicar también una serie de problemas que se detallan a continuación; además se plantean también posibles soluciones.
Un problema importante que suele surgir cuando se usan fuentes administrativas es que las unidades utilizadas en los registros administrativos no corresponden directamente con la definición de las unidades estadísticas requeridas. En el caso de los directorios de empresas, la mayoría de las fuentes administrativas manejan información de contribuyentes, mientras el directorio registra empresas y unidades locales.
El proceso de conversión de unidades administrativas a unidades estadísticas es conocido como perfilamiento. Aunque inicialmente, en la mayoría de los casos cada contribuyente en un registro administrativo va a ser representado como una empresa en el directorio, conviene sin embargo incluir un capítulo en el presente Manual donde se describan los detalles del perfilamiento, se desarrollen los posibles casos que se pueden encontrar y se establezcan normas para la combinación de unidades legales en empresas.
De la misma forma como se pueden encontrar diferencias en las definiciones de las unidades, pueden existir también diferencias entre las definiciones de las variables de los registros administrativos y los directorios de empresas, incluso teniendo el mismo nombre. Los datos de fuentes administrativas son obtenidos con fines administrativos específicos, cuyas necesidades y prioridades pueden diferir de las necesidades y prioridades de los sistemas estadísticos.
Por ejemplo, el valor de las ventas netas relacionado al impuesto a las ventas (IVA) que manejan las administraciones fiscales, puede no incluir el valor de las ventas de bienes y servicios que están exentos de dicho impuesto, mientras que probablemente el valor de las ventas que requiere el sistema estadístico corresponde al volumen total de negocios.
Así mismo, los códigos y clasificaciones utilizados por las fuentes administrativas pueden ser diferentes a los empleados en el mundo estadístico, y aun siendo los mismos pueden tener diferentes formas o criterios de aplicación (asignación), dependiendo del fin principal del registro administrativo. Cuando las clasificaciones son diferentes suele ser necesario establecer tablas de equivalencia entre los códigos de la fuente administrativa y los códigos empleados por el directorio de empresas, para lo cual es necesario conocer no sólo la definición de cada código sino también la forma como es usado en la fuente administrativa.
Otro problema común que se suele enfrentar cuando se hace uso de fuentes administrativas es el relacionado al periodo de referencia de los datos. Los datos administrativos pueden no estar disponibles cuando sean requeridos, o pueden hacer referencia a un periodo que no coincide con el demandado para su uso estadístico; por ejemplo, el año fiscal puede no coincidir con el año calendario requerido para las estadísticas estructurales de empresas.
Se debe tener en cuenta que existe un momento relacionado al instante en que se produce un evento en la vida real, otro relacionado al instante en que ese evento es registrado en alguna fuente administrativa y finalmente otro relacionado al instante en que la información es puesta a disposición del directorio de empresas. Generalmente existe cierto desfase entre estas fechas, pero si se pueden conocer, o inferir de cierta manera, permitirán un mejor uso de los datos de fuentes administrativas en el directorio.
Los desfases relativos a la creación y desaparición o muerte de las empresas constituyen particularmente una fuente importante de errores de cobertura del directorio. Más aún, si en la mayoría de los países se presentan problemas para poder identificar adecuadamente el momento de la desaparición o muerte de las empresas. Cuando se utilizan datos de diferentes fuentes administrativas, como por ejemplo: el padrón de contribuyentes de la fuente fiscal, el registro de empleadores del Ministerio de Trabajo o el registro de sociedades de las cámaras de comercio, es probable que los encargados del mantenimiento del directorio se enfrenten a problemas de identificación y correlación de las unidades.
Si existe algún tipo de número de identificación común entre los registros administrativos y el directorio, la identificación y correspondencia de las unidades será bastante sencilla, pero en los casos donde tales números no existan o simplemente no sean usados o entregados por las fuentes administrativas, normalmente se hará uso de variables como el nombre, la dirección y el código de actividad económica; teniendo en cuenta que esto podría dar cierto margen de error en los resultados.
En todos los Países Miembros se ha convenido usar el código de contribuyente como número de correlación principal entre las fuentes administrativas y el directorio de empresas (a nivel de la unidad legal). Además, otro problema común que presenta el uso de múltiples fuentes administrativas es la consistencia de los datos entre los diferentes registros.
En muchos casos los datos de una fuente pueden ser distintos, o parecer contradictorios, a los datos de las demás; esto suele deberse principalmente a las diferencias entre las definiciones de las variables, entre los códigos usados (o la asignación de los códigos), entre los periodos de tiempo al que hacen referencia los datos, o simplemente a errores en la captura de datos de las fuentes.
Para resolver tales conflictos es conveniente incluir en el directorio reglas de prioridad que permitan definir qué fuente es más confiable con respecto a otra para una variable del directorio en particular. Cuando estas reglas hayan sido definidas e implementadas para cada variable en el proceso de actualización del directorio, se podrá tener la certeza que los datos de una fuente administrativa con alta prioridad no serán modificados por los datos de otra fuente de menor prioridad.
Para poder implementar estas reglas se recomienda incluir en el directorio, para las variables de mayor importancia, el código de la fuente y la fecha de origen de los datos recibidos. 5. La calidad de las fuentes administrativas Los estadísticos siempre han tenido dudas sobre el empleo de datos administrativos, en relación a su cobertura, representatividad y exactitud, considerando en muchos casos que la mayoría de registros administrativos son de mala calidad, incluyendo en los países andinos. Esto se puede entender claramente, cuando el uso inicial que se ha tratado de dar a los registros administrativos es la elaboración de estadísticas directamente a partir de los datos obtenidos de ellos.
Tal como se mencionó en párrafos anteriores, y más allá de los problemas reales que pueden presentar los registros administrativos en los países de la región, el hecho de que estos registros manejen unidades no estadísticas, con variables y el empleo de códigos definidos principalmente con fines administrativos, hace desde ya muy difícil que puedan satisfacer los requerimientos exactos de información que los estadísticos necesitan para la elaboración de estadísticas.
Es por este motivo que, en la actualidad, el principal uso estadístico que se da a los datos de fuentes administrativas es en la conformación de registros estadísticos, como por ejemplo: el directorio de empresas. El uso de múltiples fuentes administrativas para el mantenimiento del directorio, permite aprovechar al máximo la información existente, al extraer los datos de mejor calidad de cada registro, más allá de que individualmente puedan ser considerados malos.
Vistos en forma independiente, algunos registros administrativos pueden no tener la calidad suficiente como para elaborar estadísticas directamente a partir de los ellos, pero si se combinan adecuadamente los datos resultantes pueden ser una buena fuente para el proceso de mantenimiento del directorio. Por otro lado, de acuerdo con lo recomendado en párrafos anteriores con respecto a los problemas de consistencia entre las fuentes, es necesario realizar una evaluación de la calidad de los diferentes registros administrativos, reales y potenciales, que serán utilizados en la gestión del directorio, con la finalidad de poder definir un criterio de prioridad entre los mismos.
¿Cómo se puede determinar entonces cuál de ellos es de mejor calidad?. No existe una respuesta sencilla para esta pregunta. Existen varios enfoques que incluso se pueden combinar, por ejemplo, puede resultar útil comparar la cobertura y la exactitud de las variables de las distintas fuentes, a lo que se puede agregar la realización de un estudio o encuesta de calidad para determinar los valores correctos de ciertas variables.
Sin embargo, la recomendación general es que la mejor forma de evaluar la calidad de una fuente administrativa es conociéndola en profundidad, teniendo en cuenta su finalidad principal, las definiciones de las unidades y variables que maneja, así como el modo en que se recogen y son procesados los datos, esto permitirá evaluar con mayor precisión las bondades y limitaciones de cada fuente.
Para esto es importante integrar a las instituciones responsables de los registros administrativos en el proceso de conformación del directorio de empresas. Esto ayudará a establecer las relaciones que permitan al INE conocer las características de cada fuente en detalle, así como, a que dichos registros puedan tomar en cuenta ciertos requerimientos estadísticos para un mejor uso de la información provista al INE, y que se puedan resolver en conjunto problemas que afectan a varios registros, como el uso de identificadores únicos (o llaves), la asignación de la actividad económica, o la codificación de las direcciones. 6.
El uso de fuentes administrativas en la práctica Como se mencionó en el acápite anterior el uso principal de los datos provenientes de fuentes administrativas es la conformación y el mantenimiento de registros estadísticos. A continuación se numeran y describen brevemente las etapas del proceso que se suele seguir para transformar los datos de fuentes administrativas en las variables requeridas por los directorios de empresas. 1.
La transición de datos administrativos a datos estadísticos Los primeros pasos están generalmente relacionados con los procesos que se llevan a cabo para la validación de los datos, su cobertura y calidad. Estos procesos suelen incluir análisis preliminares sobre: • Las características principales de los datos administrativos, como, la fecha de referencia de los datos, el número total de unidades, los procedimientos empleados para su actualización, etc. • La cobertura de las principales variables, por ejemplo, el número de identificación, la dirección, el código de actividad económica, la cantidad de empleados, etc. • Los errores encontrados en dichas variables, y en especial las necesarias para poder identificar a la unidad y determinar la continuidad de las unidades estadísticas, por ejemplo, el número de identificación, el código de actividad económica, fechas, etc.
Si los análisis preliminares determinan que los datos de una fuente son de suficiente calidad y pueden ayudar a mejorar la calidad del directorio de empresas, se suele pasar a un segundo procesamiento donde los datos administrativos son transformados de modo que se ajusten a los requerimientos estadísticos y que satisfagan las necesidades del directorio.
Se trata de procedimientos de tratamiento previo de los datos administrativos, incluida la aplicación de definiciones estadísticas de las unidades y variables. Es poco probable que una fuente administrativa utilice la misma definición de unidades que requiere un directorio estadístico de empresas, especialmente cuando se trata de empresas complejas.
Por lo tanto, la transformación de los datos administrativos en datos estadísticos puede incluir pasos tales como, la creación de algoritmos o tablas de equivalencia para las variables y clasificaciones, por ejemplo, tablas para convertir los códigos de actividad económica que emplean los registros administrativos en códigos CIIU, y los datos relativos a las direcciones en códigos de ubicación geográfica (NUTE). 2.
Enlace y comparación El paso siguiente consistirá en identificar la relación entre las unidades de la fuente administrativa y las unidades correspondientes en el directorio de empresas. Si en la fuente administrativa existe un código administrativo que también figura en el registro de empresas (por ejemplo, el número fiscal), éste podría ser el vínculo de base entre las unidades.
Si no existe un código de identificación común, se puede adoptar un enfoque probabilístico para determinar las relaciones entre las unidades, buscando coincidencias o similitudes en el nombre y la dirección, o en otras características (por ejemplo, la forma jurídica, el código de actividad económica, etc.), proceso que requiere mucho más tiempo y casi una verificación “personal” a diferencia de contar con identificadores únicos.
Se ha de tener presente además que en este proceso, conocido como “matching” o concordancia, no se puede descartar el riesgo de enlaces con unidades erróneas (“falsa concordancia”). Se debe comprobar la calidad de los resultados del proceso de enlace. Esto se puede hacer verificando variables auxiliares, como los códigos de actividad económica, el tamaño o la forma jurídica, etc.
Si estas variables son coherentes, es muy probable que el enlace sea correcto; si no lo son, será necesario realizar más comprobaciones administrativas, sobre todo si se trata de unidades grandes. También es útil comprobar periódicamente las unidades que no se han podido enlazar e intentar establecer otras combinaciones, o averiguar por qué no se enlazan.
Si todo es correcto, la falta de concordancia puede obedecer a diferencias en los periodos de referencia o de alcance entre la fuente administrativa y el directorio estadístico de empresas. 3. Mejoramiento de la calidad y adición de variables específicas de estratificación Las fuentes administrativas pueden proveer una validación útil de las variables del registro (tales como: nombre, dirección, detalles de contacto, tamaño y clasificación).
Cuando la fuente administrativa y el directorio de empresas no coinciden, se podría investigar por qué, lo que ayudaría a conocer mejor la calidad del registro. Estas discrepancias se pueden investigar mediante encuestas, ya sean específicas para este fin, o como parte de otros ejercicios de recopilación de datos. A menudo, las fuentes administrativas gestionan variables que normalmente no se encuentran en los directorios de empresas.
Estas variables pueden ser utilizadas con fines de estratificación en ciertos tipos de encuestas. Tales fuentes pueden ser usadas para desarrollar registros estadísticos “específicos" que se detallarán en otro capítulo de este manual. 7. Acceso a fuentes administrativas El acceso a las fuentes administrativas se trata en la Decisión 698 sobre la creación y actualización de los Directorios de Empresas en la Comunidad Andina, en el Articulo 7 que establece que: los Servicios Nacionales de Estadística de los Países Miembros, encargados de la gestión de los directorios, estarán autorizados para recoger la información necesaria de los registros administrativos mantenidos por las entidades públicas y privadas, con la finalidad de brindar el sustento legal necesario para el empleo de datos administrativos.
Así mismo, hace referencia a la fuente administrativa principal para la conformación de los directorios en los Países Miembros, estableciendo que: los Servicios Nacionales de Estadística requerirán el uso de las fuentes fiscales para la actualización de al menos la información contenida en los literales a) y b), de la Decisión. El acceso a las fuentes administrativas presenta usualmente dos aspectos.
El primero se refiere al marco jurídico, mientras que el segundo cubre las cuestiones prácticas relacionadas con la transferencia de datos. El marco jurídico establecido por la Decisión 698 cubre de alguna forma el vacío existente en la ley general de estadística de los Países Miembros que confiere un derecho automático de acceso a los datos administrativos con fines estadísticos.
El objetivo es que los Países Miembros puedan tomar como base lo establecido en la Decisión 698 para elaborar las normas legales a nivel nacional que le permitan tener el acceso a las fuentes administrativas, dando cumplimiento a la Decisión. Las cuestiones prácticas relativas al acceso a fuentes administrativas pueden variar de un país a otro, pero en este caso resulta más adecuado considerar las buenas prácticas y estudiar cómo divulgarlas.
Las principales fuentes administrativas utilizadas para los directorios de empresas en los Países Miembros son los registros fiscales (por ejemplo, el padrón de contribuyentes), seguidos por los datos de registros obligatorios en organismos como las cámaras de comercio, y los registros de empleados y empleadores que mantiene los Ministerios de Trabajo y las Instituciones del Seguro Social.
Aunque el acceso a estas fuentes públicas suele no tener ningún costo, puede ser difícil por tener consideraciones políticas, jurídicas o de recursos, o por razones de protección de la privacidad de la información. En muy pocos casos se recurre a fuentes administrativas privadas, donde normalmente los datos están sujetos a algún costo. Se recomienda establecer algún acuerdo formal con las organizaciones proveedoras de datos administrativos, un contrato legalmente vinculante con los proveedores del sector privado, o un "convenio" o un "memorándum de entendimiento" con las instituciones del sector público.
Estos acuerdos deben recoger los derechos y las responsabilidades de ambas partes, las obligaciones en materia de confidencialidad, los niveles de calidad, la frecuencia y el formato de las transferencias de datos y los procedimientos que se aplicarán en caso de litigio. Adicionalmente a los acuerdos formales conviene mantener una buena relación de trabajo con los proveedores de datos administrativos.
En este sentido, se recomienda que el contacto sea regular y, en gran parte, presencial. Normalmente merece la pena invertir algún tiempo en visitar a los proveedores para conocer mejor su trabajo, sus sistemas y sus limitaciones. Una buena práctica es remitir los resultados de las validaciones realizadas durante el procesamiento de datos, a las instituciones encargadas de las respectivas fuentes administrativas, para dar a conocer inconsistencias o errores que éstas puedan resolver para mejorar sus propios registros, y para dar a conocer el trabajo que se está realizando con la información enviada.
Esto genera usualmente una mejora gradual de la calidad de los datos recibidos, y una mejor relación con las fuentes administrativas. ----------------------- [1] Registros o “directorios” de unidades estadísticas (personas, hogares, empresas, otros) con una recolección sistemática de datos a nivel de unidad y organizados de manera tal que su actualización sea posible.
Los INE conforman estos registros como base para la realización de las encuesta, y más adelante, para la elaboración de estadísticas directamente a partir de ellos; por ejemplo: el Directorio de Empresas. ----------------------- RESOLUCION 1571 INCORPORACIÓN DEL CAPÍTULO “USO DE FUENTES ADMINISTRATIVAS” AL MANUAL DE RECOMENDACIONES DE LA COMUNIDAD ANDI-NA SOBRE LOS DIRECTORIOS DE EMPRESAS CON FINES ESTADÍSTICOS RESOLUCIONES