Resolución Resolución 02538 de 2026 — Aerocivil

o T.rans porte RESOLUCIÓN NÚMERO • 02 538 DE o6 AGO 2026 "Por la cual se adopta el instrur;tivo de uso, asignación y control del parque automotor del nivel central de Bogotá de la aeronáutica e/vil" EL SECRETARIO GENERAL ( E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECl~ L DE AERONÁUTICA CIVIL En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias el numeral 6 del artículo 38 del Decreto No. 1294 de 2021 y el artículo 2.8.4.6.7 del Decreto No. 1068 de 2015, y, CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que la función ' de los intereses generales y se desarrolla con administrativa está al servicio fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mandato que orienta la debida administración de los bienes y recursos públicos, incluido el parque automotor institucional. Que la Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito Terrestre) establece las normas generales de tránsito aplicables a los vehículos automotores oficiales. Que el Decreto No. 1068 del 26 de mayo de 20 15, Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, en sus artículos 2.8.4.6.6, -modificado por el artículo 1º del Decreto No. SO del 30 de enero de 2024-, 2.8.4.6.7 y 2.8.4.6.8 regula la adquisición, disposición, uso y control de los vehículos oficiales por parte de las entidades públicas. Que el artículo 2.8.4.6.7 del mencionado Decreto No. 1068 de 2015 establece lo siguiente con respecto a la gestión de los vehículos operativos: "A rtículo 2 .8.4. 6.7. Vehícu los operat ivos. En los órganos, organismos, entes y entidades enumerada'S en el attículo anterior se constituirá un grupo de vehículos operativos administrados directamente por la dependencia administrativa que tenga a su cargo las actividades en materia de transportes. Su utilización se hará de manera exclusiva y precisa para atender necesidades ocasiona/es e indispensables propias de las funciones de cada órgano y en ningt¡ caso se podrá destinar uno o más vehículos al uso habitual y permanente de servidor público distinto de los mencionados en el artículo anteri or. Será resoonsabilidad de los secretarios generales. o quienes hagan sus veces. observar el cabal cumolímjento de esta disoosicjón. De igual modo, será responsabilidad de cada conductor de vehículo, de acuerdo con las obligaciones de todo servidor público, poner en conocimiento de aquél la utilización de vehículos operativos no ajustada a estos parámetros.• (subrayado añadido). Cl1vt: ESYR-3.0-12-002 Ven1ón: 10 Fctl'l1: 10/JUL/2024 l>j¡ina l de l {~ t T ransporte RESOLUCIÓN NÚMERO .. 02538 DE o6 AGO 2026 Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta el Instructivo de uso, asignación y control del parque automotor del nivel central de Bogotá de la aeronáutica civil" Que la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorru pción) y la Ley 80 de 1993 {Estat uto General de Contratación de la Administración Pública) imponen obligaciones de transparencia, eficiencia, economía y uso responsable en la administración y manejo de los bienes y recursos del Estado. Que el artículo 38 del Decreto No. 1294 del 14 dé octubre de 2021 establece, entre otros, lo siguiente: "ARTÍCULO 38 . Secretaría Gene ra l. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes: ( ...) 6. Impartir directrices y hacer seguimiento a la ejecución de las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución y administración de bienes muebles e inmuebles necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, haciendo seguimiento en el cumplimiento de las normas vigentes en la materia.". ' Que la normativa interna de la Aerocivil y su Plan Estratégico de Seguridad Vial disponen la necesidad de contar con instrumentos claros para la gestión del parque automotor institucional. Que mediante la Resolución 01000 del 27 de marzo de 2026, la Aerocivil reglamentó condiciones de seguridad, custodia y reconocim iento de pago de parqueaderos nocturnos para los vehículos oficiales del nivel central, derogando disposiciones anteriores. Que se elaboró el INS TRUCTIVO DE US O, AS IGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR, el cual requiere adopción mediante act o administrati vo para su obligatoriedad en el Nivel Central de Bogotá de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil. Que, en consecuencia, de conformidad con el numeral 6 del artículo 38 del Decreto No. 1294 de 2021 y en concordancia con el artícu lo 2.8.4.6.7 del Decreto No. 1068 de 2015, el Secretario General es competente para impartir directrices y adopta r los instrument os administrativos necesarios para la adecuada administración, uso y control del parque automotor de la entidad. ' En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR del Nivel Central de Bogotá de la Unidad Administrati va Especial de Aeronáutica Civil, el cual hace parte integral de la presente resolución. ARTÍCULO SEGUNDO. El instructivo será de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas que hagan uso de los vehículos oficiales en el Nivel Central de Bogotá de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil. 0;iV(": ESTR·3.().22-00l versión: 10 Fecha: 10/JUL/2.024 Páginti 2 de l rq)~ T.ransporte RESOLUCIÓN NÚMERO .. 025 38 DE o6 AGO 2026 Continuación de la Resolución "Por la cual se adopta el instructivo de uso, asignación y control del parque automotor del nivel central de Bogotá de la aeronáutica civil" ARTÍCULO TERCERO. La Dirección Administrativa a través del Grupo de Servicios Administrativos vela rá por la implementación, seguimiento y cumplímiento del instructivo, en armonía con lo dispuesto en la Resolución No. 01000 de 27 de marzo de 2026 y el Plan Estratégico de Seguridad Vial de la Aerocivil. ARTÍCULO CUARTO. La Oficina de Control Interno y al Grupo Relación Estado - Ciudadano deberán consolidar trimestralmente un informe sobre el cumplimiento del instructivo y las observaciones recibidas, para efectos de control y mejora continua. · ARTÍCULO QUINTO. Comunicar la presente Resolución al Grupo de Servicios Adm inistrativos, a la Dirección Administrativa, al Grupo Re lación Estado Ciudadano y a la Oficina de Control Interno para lo de sus competencias. ARTÍCULO SEXTO. La pr esente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial. Dada en Bogotá o.e., a los ' a6 AGO 2026 COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE r u ntraq~a~4~ strativ . ®.lll 1.j'O ~- Proyectó: Jorge Muñoz Go ález - Cont atista, Dirección Administrativa Revisó: Juan Felipe Prieto Sánchez - Profesional Aeronáutico l, Gropo Ff'O sos P ,e, Revisó: Aprobó: Aprobó: Vo.Bo.: Yackeline Moreno Fon seca - Contratista, Grupo de Servicios Ad Edsson Yair López Acero - Coordinador, Gs;:rvicios Administrativo~ ;·, Edllson Arenas Silva - Director Admlnlstrat1v (r 1 Juan Sebast ián Hernández Yunis - Profesional ,,.eronáutico IV, Secretaría General F CI~: ESTR·J.0-12·002 Ver"Slón: 10 Fecha: 10/JUL/2024 P~gin¡; 3 d t 3 - . O6 AGO 2026 \~/ t Transporte , REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL , INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACION Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL DE BOGOTÁ Bogotá, o.e. 2026 . I NSTRUCTIVO DE USO, A SIGNACI ÓN Y CO NTROL D EL PARQ UE A UTOM O TOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aerocivil.gov.co ,;t,: ,.i:>1:·.:~ :.:.:~¡0~~,~L~·,.( · , •. ~, .l~\ _ ....-..,..~•-""'......~ • . ~n·•.··~ t ;f. o~tf; Clave; APOY·7.0•12--008 VeBión: Focha: 16/0712024 Página: 1 de 21 1: -~-. . . · , ~ •• , ,. , . · .•' O6 AGO 2026 ' ·~j Transporte ---..-.... AERON"UTICA c 1v1L ÍNDICE INTRODUCCIÓN .................... ........................................................ ..................3 1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ................... ....................... 4 3. DEFINICIONES CLAVE ....................................................................... 6 4. ASIGNACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE VEHÍCULOS ...... ................ ? 4.1. Clasificación ............. ..................... .... :........................................... .? . • 42 ·' perm a nent e ..................................................... ........ .7 s1gnac1on A . 4.3. Asignación temporal u ocasional ............................................? S. FACULTAD DE DISPOSICIÓN Y CONDUCCIÓN POR DIRECTIVOS ..................... ............... ....................'... ..................................... ....8 6. REQUISITOS Y VERIFICACIÓN PARA CONDUCIR VEHÍCULOS OFICIALES ....................................... ................................................................ 9 7. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO ................. ................. .................................................................... 1O USO, CONTROL Y BITÁCORA ........... ...... ................... ..... ................. 11 S. 8.1 Uso ..................................... ................................................................... 11 10. ACCIDENTES, COMPARENDOS Y RESPONSABILIDADES ....... 13 11. CONTROL, AUDITORÍA Y REPORTES .'.......................................... 14 12. ANEXOS Y FORMATOS ...................................................................... 15 Anexo A. Facultad de disposició n y conducción por Directivos .16 Anexo B. Formato Solicitud de Disposición de Vehículo .............. 17 Anexo C. Formato Autorización ................ .'............................. ............. 18 Anexo D. Bitácora Mínima .......................................... .................... ....... 19 Anexo E. Checklist Verificación Documental ............................. ...... 20 INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CO NTRO L DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aer_oci.v~Lgov.co Clave: APOY-7.0-12-008 Versión: 05 Fecha: 16107/2024 Página: 2 de 21 . _ O6 AGO 2026 !~' Transporte INTRODUCCIÓN La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (de aquí en adelante "AEROCIVIL") requiere un marco operativo claro, actualizado y plenamente aplicable para la gestión del parque automotor institucional. Este instructivo consolida las prácticas de asignación, uso, mantenimiento y control de los vehículos oficiales, arm onizando la normativa vigente con ' procedimient os operativos que garanticen trazabllidad, eficiencia, seguridad vial y cumplimient o de las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabaj o. El document o establece responsabilidades, controles y format os que permiten una gestión tran~parente y adecuada del parque automotor. I NSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - Clave: APOY·7.0·1 2-008 Versión: 05 Fecha: 16/0712024 Página: 3 de 21 O6 AGO 2026 'C~l T Transporte 1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Objetivo: Est ablecer los lineamientos para la administración, uso y ' manejo de los vehículos propiedad de la AEROCIVIL y de aquellos entregados en administración, con el fi n de salvaguardar la seguridad de los servidores y garantizar el cumplimiento de las responsabilidades ' legales y administrativas de la entidad. Ámbito de aplicación: Aplica a todos los vehículos oficiales asignados a la Sede Central Bogotá y a todas las personas naturales (servidores públicos, directores, directivos, contratistas, conductores) que los utilicen, administren o estén a cargo. INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL ¡ - www.aerocivil.gov.co - •• -·· 4 . ., - . ...., Clave: APov.1.0.12.ooa Versión: 05 Fecha: 16107/2024 Página: 4 de 21 .. o 25 38 O6 AGO 2026 (J ' Transporte 2 . MARCO NORMATIVO Y PRINCIPIOS Normas aplicables Q Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito Terrestre). Q Decreto No. 1068 del 26 de mayo de 2015, artículo 2.8.4.6.6 (modificado en virtud del artículo 1o del Decreto No. 50 del 30 de enero de 2024), artículo 2.8.4.6. 7 y artículo 2.8.4.6.8. Q Ley 1474 de 2011 {Estatuto Anticorrupción). Q Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Cont ratación de la Administración PÚBLICA) . Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (régimen geperal de protección de datos personales), aplicables al tratamiento de la Información derivada de los sistemas de monitoreo y control vehicular. Q Resolución No. 01000 del 20 de marzo de 2026, expedida por el Director General de la AEROCIVIL. Q Plan Estratégico de $eguridad Vial de la AEROCIVIL. Principios: Legalidad. Q Necesidad del servicio. Q Eficiencia. Q Responsabilidad en la administración y uso eficiente de los recursos públicos. Q Trazabilidad. Q Seguridad vial y protección de la salud. Q Seguridad y Sa lud en el trabajo. Q Clave: APOY-7.0.12.008 INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - ·1 ; .:.~r.:.~f·~·~;:,,¡¡:·.r~..:::;~~ .'F.-,1 • www .ae roc1v•.gov.co~.:fa~:;,~·~ . ,, . ' Versión: OS Fecha: 16/07/202• ~ Página: 5 de 21 ., - ' ... ; - r - O6 AGO 2026 .-02 538 $ Transporte ~ --- ACAONNJTICA cM.'.. 3 . DEFINICIONES CLAVE Vehículo oficial : automotor de propiedad o arrendado por la entidad para uso institucional. Conductor autorizado: persona que cumple requisitos legales y administrativos para conducir vehículo oficial. , Bitácora institucional: registro físico o electrónico de salidas, retornos, conductor, kilometraje y propósito. Ve hículo administrativo: vehículo asignado a despachos para funciones misionales. Ve hículo operativo : vehículo destinado a actividades operativas de la entidad. Mantenimiento preventivo: actividades periódicas para prevenir fal las conforme a especificaciones del fabrica nte. Mantenimiento correctivo: reparaciones por averías o falias no planificadas. INSTRUCTIVO DE USO, ASIG NACI Ó N Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTO R DEL NIVEL CENTRAL - www.aeroc1vil .gov.co Clave: APOY-7.0·12-008 Versión: os Fe<:ha: 16107/2024 P•giNI: 6 de 21 - •025 38 O6 AGO 2026 ·~Transporte 4. ASIGNACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE VEHÍCULOS 4.1. Clasificación o Vehículos Administrativos: Corresponden a aquellos asignados a Despachos para funciores misionales continuas. o Vehículos Operativos: Son los destinados a actividades operativas y de apoyo de la entidad. 4.2. Asignación permanente ' La asignación permanente de vehículos se realizará mediante acto administrativo que especifique la justificación técnica, la dependencia responsable, la placa, condiciones de uso y los mecanismos de control. Dicha asignación deberá ajustarse a lo previsto en el Decreto 1068 de 2015 y sus modificaciones'. 4 .3 . Asignación tempo ral u ocasional El uso ocasional de vehículos se autoriza para el cumplimiento de funciones institucionales y conforme ál artículo 2.8.4.6.7 del Decreto 1068 de 2015. Toda autorización temporal deberá quedar registrada mediante la Solicitud de Disposición de Vehículo y la correspondiente autorización del Grupo de Servicios Administrativos. I NSTRUCTIVO D E USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIV EL CENTRAL - Clave: APOY-7.0.12-008 Versión: 05 Fecha: 16/07/2024 Página: 7 de 21 O6 AGO 2026 .-02538 ~· 'f Transporte ___~ ,,...,_ ~l1CAC1v1L S. FACULTAD DE DISPOSICIÓN Y CONDUCCIÓN POR DIRECTIVOS Los Directivos de Nivel Central, incluido el director Administrativo y con excepción del Direct or General, podrán dispqner de un vehículo ofi cial asignado a la entidad y conducirlo personalmente cuando lo requieran, siempre que no se cuente con un conductor por parte de la Entidad y se cumplan simultáneamente las siguientes condiciones: Licencia de conducción vigente y apta para el tipo de vehículo ' que se va a conducir. ~ SOAT y póliza de automóviles vigentes con los amparos mínimos exigidos por la entidad. O Registro actualizado del conductor en la ficha del vehículo y en el sist ema de control vehicular institucional. O Cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo aplícables: Certificado médico cuando corresponda¡ capacitación en seguridad vial vigent e y registro en el Sist ema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) de la entidad. Q Autorización previa por escrito conforme al procedimiento institucional (Solicitud de Disposición ' de Vehículo, verificación documental, autorización formal) . O Registro obligatorio en la bitácora institucional de la salida y del ret orno, con kilometraje inicial y final y comprobantes de viaje cuando aplique. Q El uso del vehículo por parte de los directivos será ex clusivamente para actividades oficiales. La autorización para conducir no exime a la persona de las responsabilidades disciplínarias, civiles o penales que puedan deri varse por incumplimientos, negligencia, infracciones de tránsito o daños. La Dirección Administrativa podrá establecer controles adicionales, medidas de verificación y requisitos complementarios para garantizar la seguridad, la trazabilidad y la responsabilidad en la administración y uso eficiente de los recursos públicos. INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DE L NIVEL CENTRAL - www .aerociv1l .gov.co Clave: APOY-7.0-12-008 Versión : 05 Fecha: 1610712024 Página: 8 de 21 .. 02538 O6 AGO2026 !~J T Transporte 6. REQUISITOS Y VERIFICACIÓN PARA CONDUCIR VEHÍCULOS OFICIALES Requisitos mínimos para cualquier conductor: • • Licencia de conducción vigente y apta para el tipo de vehículo. SOAT vigente y póliza de automóviles con amparos mínimos (responsabilidad civil, hurto, daños). • Registro actualizado en la ficha del vehículo y en el sistema de control vehicular. • • Certificado médico cuando aplique por tipo de licencia o por política interna. • Capacitación en seguridad vial y aceptación del instructivo (firma o registro electrónico). • Cumplimiento de requisitos del SGSST aplicables a la función . • Verificación. El Grupo de Servicios Administrativos verificará los documentos antes de autorizar la conducción por parte de Directivos cuando la asignación sea temporal o excepcional. La verificación incluirá comprobación de vigencia de documentos, estado de la bitácora y registro de capacitaciones. Clave: APOY-7.0.12-008 INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTRO L DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aeroc1vil.gov.co / '"'" .. • - ¡/, , , - );; Versión: 05 Fecha: 1610712024 Página: 9 de 21 . · < 11 ~ ... ' .. 025 38 ·eµ' O6 AGO 2026 Transporte 7. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO 7.1 Solicitud. El interesado presenta la Solicitud de Disposició n de Vehículo (Anexo 8) indicando: vehículo (placa), fechas y horas, propósito, si conducirá personalmente y documentos adjunt os (licencia, pólizas, certificado médico, cuando aplique). 7 .2 Verificación documental. El Grupo de Servicios Administrativos verifica requisitos en el Checklist de Verificación Documental (Anexo E): Licencia, SOAT, póliza, revisión técnico-mecánica, capacitación y registro en sistema. 7.3 Autorización . Si procede, se emite la Autorización de Disposición de Vehículo (Anexo C) por escrito (correo instituciona l firmado o memo) y se registra en el expediente del vehículo. 7 .4 Registro en bitácora. Antes de iniciar el desplazamiento, el conductor registra la salida en la bitácora institucional (Anexo D); al regreso completa hora, kilometraje fina l y adjunta comprobantes. 7 .s Archivo y conciliación. Solicitud y autorización se archivan por el periodo que determine la Tabla de Retención Documental institucional. El Grupo de Servicios Administrativos reali¡rn conciliación mensual de combustible, tarjetas y kilometrajes por vehículo. INSTRUCTI VO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTRO L DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aerocivil.gov.co Clave: APOY·7 .0-12--008 Versión: 05 Fecha: 16/07/2024 Página: 10 de 21 • .. .. 02538 O6 AGO 2026 \~ Transporte 8. USO, CONTROL Y BITÁCORA 8.1 Uso • • • • Los vehículos oficiales son de uso exclusivamente institucional. Está prohibido el · uso particular, transporte de familiares o actividades políticas, religiosas o proselitistas. Se encuentra prohibido conducir bajo efect os de alcohol o sustancias pslcoactivas. Se prohibe delegar conducción a particulares y/o terceros no autorizados. 8.2 Bitácora En la bitácora se llevará registro obligatorio de los siguientes aspectos: (i) fecha, (ii) hora salida, (iii) hora retorno, (iv) conductor, (v) placa, (vi) km inicio, (vii) km final, (viii) destino, (ix) propósito, (x) comprobantes. La bitácora podrá ser física o electrónica; en ambos casos debe garantizarse acceso para auditoría y conciliación mensual. 8.3 Combustible y gastos. El suministro de combustible del parque automotor se hará con tarjeta institucional o comproba~te; conciliación mensual por vehículo. Los gastos extraordinarios (peajes, parqueaderos, etc.) deberán registrarse y justificarse con recibos. El uso de tarjetas personales para gastos de vehículo requerirá autorización previa y reembolso conforme a la política institucional vigente. Clave: APOY-7.0·12-008 INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CO NTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aerocivil.gov.co _ Versión: 05 Fec:ha: 18/07/2024 P•glna : 11 de 21 &. O6 AGO 2026 .-02538 Transporte , 9. MANTENIMIENTO, SEGUROS Y CONTROL TECNICO Se aplicarán las siguientes disposiciones al parque automotor de la AEROCIVIL: o El mantenimiento preventiv o se adelantará según ficha técnica y programa anual. Se llevará registro en de todo mantenimiento adelantado en la hoja de vida del vehículo. 1;.1 La revisión técnico-mecánica y emisiqnes se debe encontrar al día; copia en expediente. (,,) En lo que respecta a seguros, el SOAT y la póliza de automóviles tendrán los amparos mínimos y su adecuada gestión estará a cargo del Grupo de Seguros a partir de Ja i nform~ción o reporte que realice el Grupo de Servicios Administrativos. Q Toda reparación deberá ser autorizada por la Administrativa y deberá ser registrada en el expediente. ~ Se velará por la adopción progresiva de 'sistemas de monitoreo satelital (GPS) para control de ubicación y kilometraje, sistemas que deberán operar sujetos a políticas de protección de datos personales. En todo caso, esta adopción estará sujeta a las disponibilidades presupuestales de la Entidad. Dirección Clave: APOY-7.0-12-008 ' INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www .aeroc 1vil.gov.co Versión: 05 Fecha: 1610712024 Piglna: 12 de 21 ·02538 ~ f Transporte 10. ACCIDENTES, COMPARENDOS V RESPONSABILIDADES Accidentes. Protocolo inmediato: Atención a lesionados, señalización del lugar, reporte a la Policía de Tránsito si aplica, notificación al Grupo de Servicios Administrativos y a la aseguradora, elaboración de informe escrito y recolección de documentación para reclamación. Comparendos. Por regla general, el pago de los comparendos estará a cargo del conductor; sin embargo, la Entidad podrá asumir el pago cuando el comparendo no sea .imputable al conductor, previa verificación documental. Si el comparendo se origina en una conducta imputable al conductor, la Entidad podrá iniciar acciones administrativas o judiciales de recuperación de costos y/ o de naturaleza disciplinaria. Responsabílidades disciplinarias y patrimoniales. El incumplimiento de este instructivo o las normas de tránsito aplicables puede generar amonestación, sanciones disciplinarias, recuperación patrimonial y suspensión de autorización para conducir vehículos oficiales. Las responsabilidades se aplii;arán conforme al régimen disciplinarlo (Ley 1952 de 2019) y al régimen de responsabilidad fiscal vigente. INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - Clave: APOY-7.0-12-008 Versión: 05 Fecha: 1e10rno24 Ptglna: 13 de 21 ~~ • l~ O6 AGO 2026 ... 025 38 'l~:f t Transporte 11. ·--- ,N:~TICA.CIYIÍ ... CONTROL, AUDITORÍA Y REPORTES La gestión del parque automotor estará sujeta ,a control y report es, como se detalla en los siguientes apartados: • • • • • A cargo del Grupo de Servicios Administrativos estará realizar las conciliaciones mensuales de combustible, bitácora y kilometraj es. El Grupo de Servicios Administrativos presentará Informes Trimestrales sobre uso, costos y estado del parque automotor, dirigidos a la Dirección Administra tiva y la Oficina de Control Interno. El Grupo de Servicios Administrativos ,adelantará una Revisión Trimestral de la documentación de cada vehículo. Se podrán realizar auditorías programadas y ex traordinarias con acceso a bitácoras, pólizas y expedientes, a ser adelantadas por parte de Dependencias internas de la entidad o por entes de control y vigilancia (Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación, Honorable Congreso de la República, etc.) . Se llevará un Registro de Indicadores, en el que se relacionará, cuando menos: uso por dependencia, costos por kilómetro, cumplimiento de mantenimiento y siniestralidad. ' INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL . www.aeroc1vil.gov.co Clave: APOY-7.0-12.008 Versión: 06 Fecha: 16/07/2024 Página: 14 de 21 .. 025 38 O6 AGO 2026 '@)" f Transporte 12. ANEXOS Y FORMATOS Clave: A POY-7.0-1 2-008 INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL _ . www_aeroF iVíLgov_co . Versión: 05 Fecha: 16107/2024 Página: 15 de 21 · ·02538 O6 AGO ZOZ6 y Transporte ' Anexo A. Facultad de disposición y conducción por Directivos Los Directivos de Nivel Central, incluido el director Administrativo y con ' excepción del Director General, podrán disponer de un vehículo oficial asignado a la entidad y conducirlo personalmente cuando lo requieran, siempre que se cumplan simultáneamente las siguientes condiciones: ' Licencia vigente y apta; SOAT y póliza vigentes; registro actualizado en ficha y sistema; cumplimiento de requisitos de seguridad y salud en el trabajo; autorización previa por escrito; regist~o obligatorio en la bitácora institucional. El uso será exclusivamente oficial. La aytorización no exime de responsabilidades disciplinarias, civiles o penales. INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL• PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aerociv1l.gov.co Clave: APOY-7 .0·12-008 Versión: 05 Fecha: 16/07/202• P•gina: 16 Oe 21 O6 AGO 2026 rp' Transporte Anexo B. Formato Solicitud de Disposición de Vehículo SOLICITUD DE DISPOSICIÓN DE VEHÍCULO • Solicitante: - - - - - - - - -- - - - • • • • • Cargo: - - - -- - - - -- - - - - Dependencia: - - - -- - - -- - -Vehículo ( placa): - -- - - - -- - Fecha y hora salida: - - - - -- - -Fecha y hora retorno (estimado): _ __ • • • • Destino: - - - - - - - - - - - -- Propósito del viaje: - - -- - -- - Conducirá personalmente: Sí / No Documentos adjuntos: ( ) Licencia vigente; ( ) SOAT; ( ) Póliza ; ( ) Revisión t écnico-mecánica; ( ) Certificado médico; ( ) Capacitación; () Otro: _ _ _ • Firma del solicitante: - -- - -- - -• Verificación Oficina Gestión Administrativa ( checklist): Licencia vigente; pólizas vigentes; revisión técnico-mecánica; bitácora al día. • Autorización: - --=-- - -- - - - -- (firma y sello/ correo institucional firmado) • Archivo: Expediente vehículo - referencia : - - - - - INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL www.aerocivil.gov.c;o · Clave: APOY-7.0-12-008 ' Versión: OS Fecha: 1610712024 P6glna: 17 de 21 O6 AGO 2026 .. 02 5 3 8 ~) Transporte Anexo c. Form at o Autorización AUTORIZACIÓN DE DISPOSICIÓN DE VEHÍCULO • Referencia solicitud: - - - -- -- - - • Verificación checklist: Licencia (Sí/No); SOAT (Sí/No); Póliza (Sí/No); Revisión técnico-mecánica (Sí/No); Registro en sistema (Sí/No). • Observaciones: - -- - - - -- - - -- • Autorizado por: - - - - - -- -- - - - (Nombre y cargo) • Firma • Fecha autorización: - - - -- -- - - - y sello / correo i nstitucional INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CO NTRO L DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CE NTRAL ' - www.aerocivil.gov.co firmado: Clave; APOY-7.0-12.008 Versión: 05 Fecha: 16/071202C Página: 18 de 21 ~p Transporte ·02 538 O6 AGO 2026 Anexo D. Bitácora Mínima Hora Nllda Feche Hora Retorno Conductor . - . Placa Km Km In,clo Final - Destino - Propbslto . Nota . Dejar espacio para múltiples entradas; si se usa bitácora electrónica, mantener los mismos campos. Clave: APOY· T.0·12· 008 Vo111lón: 05 Focha: 1610712024 Pllglna: 19 do 21 INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL • , 1 :· 1 :r, .• .. • •• www .aeroctvil.gov.co · · .. 02 s 38 O6 AGO 2026 ·el t Transporte Anexo E. Checklist Verificación Documental Fecha de la Verificación: Placas del vehículo: Referencia Marca Cilindraje Modelo Dependencia en la que está a signada e l vehículo: ¿cumple? Observaciones Documento Sí No Licencia de Conducción vigente. SOAT vigente. Póliza de Automóviles vigente. Revisión técnico-mecánica vigente. Certificado de Capacitación en ' Seguridad Vial vigente. Certificado Médico vigente (cuando aplique). Registro en sistema de control vehicu lar actualizado. Otro. Firma Funcionario o Contratista Firma Func ionario que aprueba: que adelantó la verificación: ' Nombre : Xxxxxxxx Cargo: Grupo de Admin istrativos Fecha de firma: Nombre: Xxxxxxxx Coordinador Servicios Grupo de Administrativos Fecha de firma : INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL - www.aeroc1v1l .gov.co Servicios Clave: APOY-7.0·12.008 Versión: 05 Fecho: 1810712024 PAglna: 20 de 21 O6 AGO 2026 .,02538 ~ Transporte CONCLUSIÓN El presente instructivo es~ablece un marco operativo claro, coherente y exigente para la gestión del parque automotor institucional, orientado a garantizar la seguridad vial, la protección de la salud laboral, la trazabllldad administrativa y la responsabilidad en la administración y uso eficient e de los recursos públicos. Sus procedimientos, controles y anexos facilitan la gestión diaria, la verificación documental y la auditoría, al tiempo que promueven prácticas preventivas de mantenimiento y gestión de riesgos. La aplicación rigurosa de estas disposiciones permitirá optimizar el uso de los recursos, reducir la siniestralidad y fortalecer la transparencia en la administración de los vehículos oficiales, asegurando que su operación responda siempre a necesidades institucionales y a los más altos est ándares de seguridad. INSTRUCTIVO DE USO, ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL NIVEL CENTRAL www.aeroc1v1l.gov.co . · . . .. ,· . Clave: APOY·7.<"12.008 Versión: 05 Fecti.: 16/0712024 P6glna: 21 de 21