Circular Informativa GCEP-1.0-22-038 — Aerocivil

PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN, POR SITUACIONES DE CONTINGENCIA, DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONÁUTICO MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE NÚMERO SERIAL CONTROLADO AERONÁUTICA CIVIL PNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL | Clave: GCEP-1.0-22-038 Versión: 02 Fecha de aprobación: 20-09-22 4. PROPÓSITO: Esta circular establece el procedimiento para expedir mediante la asignación de número serial controlado, por situaciones de contingencia, el certificado médico aeronáutico al personal que para el ejercicio de las atribuciones de su licencia técnica así lo requiera. 2. APLICABILIDAD: Esta circular debe ser aplicada por los médicos examinadores autorizados por la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil, para la expedición en situaciones de contingencia, de un certificado médico aeronáutico al personal aeronáutico que lo requiera, para el ejercicio de las funciones y atribuciones de una licencia técnica. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: A menos que sea definido de otra forma en esta Circular Informativa, todas las palabras, frases, definiciones y abreviaturas tienen igual significado que aquellos usados en los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC). Adicionalmente, las definiciones y abreviaturas listadas a continuación son aplicables a los procedimientos descritos en este documento. Certificación Médica Aeronáutica: informe de aptitud psicofísica que un médico examinador, de modo individual, somete a consideración del evaluador médico de la UAEAC. Evaluación médica aeronáutica: proceso que se inicia con el examen psicofísico para determinar la aptitud del personal aeronáutico y que termina con la prueba fehaciente, expedida por un médico examinador autorizado por la UAEAC, de que el titular de una licencia satisface o no los requisitos de aptitud psicofísica previstos en el RAC 67. Médico examinador: médico con instrucción en medicina aeronáutica, conocimientos prácticos y experiencia en el entorno aeronáutico, que es autorizado por la UAEAC para llevar a cabo los exámenes de reconocimiento médico de la aptitud psicofísica de los solicitantes de licencias o habilitaciones, para las cuales se requiere de una certificación médica. Verificación médica: acto médico con carácter de pericia o experticia médico legal del área de medicina aeronáutica de la UAEAC, que constata situaciones clínicas y/o de aptitud psicofísica del personal. SIGA. Sistema de Información de Gestión Aeronáutica PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN, POR SITUACIONES DE CONTINGENCIA, DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONAUTICO MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE NUMERO SERIAL CONTROLADO AERONÁUTICA CIVIL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL Clave: GCEP-1.0-22-038 Versión: 02 Fecha de aprobación: 20-09-22 4, ANTECEDENTES: 4.1 En el numeral 1.2.4 del anexo 1 de OACI, que trata de la Aptitud psicofísica, se establece que: | “Nota 2. — ... Para poder demostrar que se ha satisfecho lo previsto en 1.2.4.1, la autoridad otorgadora de licencias expide al titular de la licencia la evaluación médica apropiada de Clase 1, Clase 2 O Clase 3, según sea el caso. Esto se puede hacer de diversas formas: por ejemplo, mediante certificado aparte debidamente titulado, en una declaración que conste en la propia licencia, en algún reglamento estatal que disponga que la evaluación médica constituye parte integrante de la licencia” 4.2 Por lo anterior, la UAEAC se ha encargado de elaborar el formato de “FICHA DE CERTIFICADO MÉDICO”, proporcionándoselo hasta el año 2019 en formas preimpresas con original y copia a los médicos examinadores designados. Para tener control sobre este documento y evitar fraudes, cada ficha se encontraba debidamente numerada en todas sus partes y eran entregadas de manera controlada a los médicos examinadores, registrando la serie numérica en los libros dispuestos para tal fin en el área de medicina aeronáutica que en la actualidad se denomina Grupo Medicina Aeronáutica. Las fichas son diligenciadas por el médico examinador que realiza el reconocimiento del personal aeronáutico que requiere certificado médico aeronáutico para ejercer los privilegios que le otorga la licencia técnica. 4.3 Mediante la Circular Informativa No. 007 del 28/05/2019 se estableció el “PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONÁUTICO MEDIANTE ASIGNACIÓN DE NÚMERO SERIAL CONTROLADO” siguiendo la “Política de Cero Papel” en la Administración Pública, emitida por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y la Dirección de Gobierno en Línea, promoviendo la implementación de oficinas Cero Papel que permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales. Por ende, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la Dirección de Gobierno en Línea, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, proponen acciones para reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en la gestión documental y un buen uso de las herramientas disponibles por parte de los servidores públicos. 4.4 En octubre de 2019, se implementó la expedición de certificado médico aeronáutico en línea a través del sistema de información SIGA, para lo cual se ha hecho la inducción a los médicos examinadores y se les ha hecho entrega del manual titulado: Trámite de Certificación Aeromédica Clave: 3402-520.6-05-02. Para tal fin, la UAEAC otorga un usuario y contraseña de uso exclusivo por parte del médico examinador, los cuales son responsabilidad del mismo. El manual también va encaminado a mantener la seguridad PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN, POR SITUACIONES DE CONTINGENCIA, DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONÁUTICO MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE NUMERO SERIAL CONTROLADO AERONÁUTICA CIVIL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL SPEO Clave: GCEP-1.0-22-038 Versión: 02 Fecha de aprobación: 20-09-22 de la información y a dar cumplimiento a la ley 23 de 1981, ley de habeas data y el RAC 67, en cuanto a la confidencialidad de la información médica de cada solicitante. 4.5 Mediante la Circular Informativa No.008 del 03/06/2021 “DIRECTRICES PARA LA CERTIFICACIÓN MÉDICA AERONÁUTICA”, se estableció la obligatoriedad en el cumplimiento de los lineamientos para la expedición de certificado médico, por parte de los médicos examinadores. 4.6 Existe el riesgo latente de presentarse fallas en los sistemas de información internos y externos de la entidad, que podrían conducir a la no expedición de manera oportuna de un certificado médico, lo cual afectaría el cumplimiento de lo establecido en los RAC 61, 63 y 65 así como en el Anexo 1 de OACI, numeral 1.2.4.1, que establece que “El solicitante de la licencia poseerá, cuando corresponda, una evaluación médica expedida de conformidad con las disposiciones del Capítulo 6.” El capítulo 6, a su vez, establece las disposiciones médicas aplicables al otorgamiento de licencias. 5. REGULACIONES RELACIONADAS: e ANEXO 1 OACI: Licencias al personal. + Normas para el otorgamiento del certificado médico aeronáutico “67.015 Otorgamiento del certificado médico aeronáutico (a) El solicitante que, previo examen médico y evaluación de su historia clínica, cumpla con los requisitos médicos establecidos en este RAC, tiene derecho a un certificado médico aeronáutico de la clase correspondiente, documentado en la evidencia de la exploración clínica que permita prever que tal condición será sustentable durante el período de validez estipulado en la sección 67.025.” “67.075 Procedimiento para la emisión del certificado médico (d) Una vez efectuado el examen médico, si el solicitante cumple con los requisitos exigidos en este reglamento, el médico examinador emitirá el Certificado Médico correspondiente; de no cumplir con los requisitos exigidos, se abstendrá de emitir el certificado; en todo caso, las dos circunstancias deberán ser informadas a la UAEAC enviando, al área de medicina aeronáutica de la UAEAC, las valoraciones clínicas y paraclínicas que soportan su decisión.” 6. OTRAS REFERENCIAS 1. Circular de asesoramiento del LAR 67 -Métodos Aceptables de Cumplimiento (MAC) y Material Explicativo e Informativo (ME!)-, del SRVSOP. 2. Documento OACI 8984: Manual de medicina aeronáutica civil. PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN, POR SITUACIONES DE CONTINGENCIA, DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONÁUTICO MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE NUMERO SERIAL CONTROLADO AERONÁUTICA CIVIL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL Clave: GCEP-1.0-22-038 Versión: 02 Fecha de aprobación: 20-09-22 3. Guía N* 1 Cero Papel en la Administración Pública. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Dirección de Gobierno en Línea; Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa; Departamento Administrativo de la Función Pública; Archivo General de la Nación. 7. MATERIA 7.1 Información sobre Enmiendas VERSIÓN MOTIVO FECHA 01 Edición inicial: Cl No. 007 28/05/2019 02 Aplicabilidad de la Cl solo en 20/09/2022 situaciones de contingencia 7.2 De acuerdo con la política de cero papel en la administración pública, se debe tener en cuenta que en todo este proceso es indispensable que se apliquen correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran. Por consiguiente, se establece el siguiente procedimiento para la expedición del certificado médico mediante la asignación de número serial controlado. 7.3 A partir de la fecha se consideran situaciones de contingencia para la expedición de un certificado médico aeronáutico a través del sistema SIGA, aquellos eventos generados por fallas en los sistemas de información y cualquier otro evento en el que se deban inactivar los servicios de información internos, que incluyen el correo electrónico y la intranet, al igual que la página web de la entidad. 7.4 Así mismo, se considera situación de contingencia cuando el médico examinador no pueda generar el certificado médico aeronáutico, por fallas en los sistemas informáticos o en los equipos propios. El médico debe dar aviso al Área de Medicina Aeronáutica, a través del correo electrónico medicina. aviacionMaerocivil.gov.co 7.5 El Grupo de Medicina Aeronáutica ha hecho entrega a los médicos examinadores del archivo .PDF de la Ficha de Certificado Médico aprobada por la UAEAC, que cumple con los principios de gestión documental: o Clave: GCEP-1.0-12-172 o Versión: 02 El formato proporcionado no podrá ser modificado ni alterado en ninguna de sus partes por personal ajeno al Grupo Medicina Aeronáutica. Cualquier modificación del formato se hará por esta misma dependencia y se dará a conocer únicamente mediante actualización de la presente circular. PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN, POR SITUACIONES DE CONTINGENCIA, DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONÁUTICO MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE NUMERO SERIAL CONTROLADO AERONÁUTICA CIVIL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL | Crave: GCEP-1.0-22-038 Versión: 02 Fecha de aprobación: 20-09-22 7.6 El médico examinador debe tener los recursos necesarios que le permitan diligenciar los datos en el área de certificado médico en letra imprenta, el cual para su validez no debe tener enmendaduras y no debe llenarse a mano. Las demás partes del formato podrán ser diligenciadas a mano, computador, etc. 7.7 El Grupo Medicina Aeronáutica asigna a cada uno de los médicos examinadores autorizados por la UAEAC los números seriales que podrá utilizar en estricto orden ascendente para otorgar cada uno de los certificados médicos que expida. Para este fin debe tener en cuenta lo siguiente: 7.7.1 Antes de iniciar el proceso de certificación aeromédica, debe verificar el estado del certificado médico en la página web de la UAEAC http://www. aerocivil gov.co/consulta- en-linea/consulta-de-certificado-medicode-personal-aeronautico. En caso de no poder realizar esta consulta podrá comunicarse al área de medicina aeronáutica para verificar en el sistema. | 7.7.2 En situaciones en las que no es posible cumplir con la verificación enunciada en el punto anterior, existe la obligatoriedad por parte del solicitante de suministrar información veraz sobre su estado de salud, y si alguna vez su certificado médico aeronáutico ha sido revocado, negado o suspendido. En caso de detectarse una declaración falsa, se aplica lo establecido en el RAC 67.075. 7.7.3 Debe asignar uno y solo uno de los números de la serie asignada, por cada certificado médico expedido. Cada vez que asigne un número debe registrarlo en la columna correspondiente del formato “Relación Pacientes Atendidos” (Clave: GCEP-1.0- 12 - 285, Versión: 01, 23 de agosto de 2022). Una vez asignado el número de certificado médico, no podrá asignarlo nuevamente al diligenciar otro certificado médico. En caso de ocurrir algún error en la asignación del número al certificado médico aeronáutico el médico examinador deberá anular el certificado médico expedido junto con la ficha médica y diligenciar una nueva ficha médica. 7.7.4 Debe diligenciar el campo dispuesto para el número del certificado médico en la colilla que le entregará al usuario y en las páginas 1 y 3 del certificado médico. 7.7.5 En cada uno de los espacios dispuestos debe diligenciar la información solicitada, de acuerdo con el instructivo para el diligenciamiento de la ficha médica que se anexa a esta circular (SCEP-1.0-16- 18 — Versión No. 1) 7.7.6 Una vez diligenciada toda la ficha del certificado médico, se deben firmar los espacios dispuestos para firma del titular y del médico, respectivamente. PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN, POR SITUACIONES DE CONTINGENCIA, DEL CERTIFICADO MÉDICO AERONÁUTICO MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE NUMERO SERIAL CONTROLADO AERONÁUTICA CIVIL UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL Clave: GCEP-1.0-22-038 Versión: 02 Fecha de aprobación: 20-09-22 7.7.7 Al terminar el diligenciamiento de la ficha, el médico examinador hará entrega del certificado médico al solicitante, únicamente si cumple con los requisitos establecidos en el RAC 67. 7.7.8 El médico examinador deberá enviar al área de medicina aeronáutica, vía correo electrónico, la relación de los Certificados Médicos expedidos, mediante el formato “Relación de pacientes atendidos” (Clave: GCEP-1.0- 12 -285, Versión: 01, 23 de agosto de 2022). Este envío deberá realizarlo el médico examinador, a más tardar 30 minutos antes de que termine el horario laboral del mismo día en que ha expedido los certificados médicos mediante este procedimiento de contingencia. Lo anterior con el fin de actualizar oportunamente el estado del certificado médico del usuario para su consulta por las dependencias correspondientes y autorizarle las actividades aeronáuticas propias. 7.7.9 El médico examinador deberá remitir dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, al área de medicina aeronáutica, las fichas de certificados médicos expedidos y los respectivos soportes paraclínicos, escaneados en formato .PDF al correo: medicina. aviacionOaerocivil.gov.co (la documentación digitalizada será ingresada al observador médico en SIGA, por parte de esta dependencia). También deberá enviar los documentos en físico, en el mismo término de tiempo, en sobre sellado registrando número de identificación, correo electrónico y teléfono de contacto al Grupo de Medicina Aeronáutica, avenida el Dorado +$103-15 primer piso, correspondencia. 8. VIGENCIA La presente Circular Informativa cancela, revoca o reemplaza la Cl No. 5100-082-007 del 28 de mayo de 2019 y rige a partir de la fecha de su publicación en la página Web de la entidad. 9. CONTACTO PARA MÁS INFORMACIÓN Para_ cualquier consulta o inquietud respecto a esta Circular, dirigirse al correo dl Proyectó: —M* Angelita Salamanca Benavides — Coordinadora Grupo Medicina Aeronáutica pá B Revisó: Alexandra Mejía Delgado — Inspector Seguridad Operacional Johana Giraldo Alzate — Médico Aeroespacial contratista gun Jesús Alberto Henao A. — Médico contratista ES