Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1Objetivo

El objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “La Política”), es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales.

2Alcance

La presente Política de Privacidad es aplicable tanto a MICELIO INC S.A.S., en calidad de responsable del Tratamiento y a sus empleados directos e indirectos, como a todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden los Grupos de Interés del Responsable del Tratamiento, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos.

3Marco jurídico

El Tratamiento de Datos Personales que realiza MICELIO INC S.A.S. se sustenta en los siguientes fundamentos jurídicos:

Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 de la Corte Constitucional.
Circulares, conceptos y demás instrucciones que sobre la materia expida la Superintendencia de Industria y Comercio, como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.

4Identificación del responsable del tratamiento

NOMBRE	MICELIO INC S.A.S.
NIT	902.097.382-7
CORREO ELECTRÓNICO	dmejia@micelioinc.com
TELÉFONO	321 640 4797

5Definiciones

Para los efectos de la presente Política, se entenderá por:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales, la cual puede ser recolectada de manera (i) escrita, (ii) oral o (iii) mediante conductas inequívocas, que permitan concluir de manera razonable que este otorgó la autorización.
AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable del Tratamiento, que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales físico o electrónico (digital) que sea objeto de Tratamiento manual o automatizado.
DATOS PERSONALES: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La naturaleza de los Datos Personales puede ser pública, semiprivada, privada o sensible.
DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, que no estén sometidos a reserva.
DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular de Datos Personales o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huella dactilar, el iris del ojo, voz, palma de la mano o los rasgos del rostro, fotografías, videos, entre otros). A los Datos Personales de Niños, Niñas y/o Adolescentes, se les aplicarán las mismas normas y procedimientos que a los Datos Sensibles, y no se le dará Tratamiento alguno que pueda vulnerar o amenazar su desarrollo físico, mental y emocional.
NIÑO O NIÑA: Personas entre los 0 y 12 años (Código de la Infancia y de la Adolescencia, artículo 3).
ADOLESCENTE: Personas entre 12 y 18 años de edad (Código de la Infancia y de la Adolescencia, artículo 3).
DATOS SEMIPRIVADOS: Son aquellos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Se entiende por dato semiprivado, entre otros, la información relacionada con seguridad social y con el comportamiento financiero y crediticio.
DERECHO DE HÁBEAS DATA: Conforme a lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
TITULAR: Para los efectos de la Ley 1266 de 2008, es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías consagrados en dicha Ley y las normas que la complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen. Para los efectos de la Ley 1581 de 2012, es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por cuenta del responsable o encargado.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Política, se entiende como responsable del Tratamiento a la MICELIO INC S.A.S.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
GRUPOS DE INTERÉS: Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderán como Grupos de Interés todos los grupos de personas naturales respecto de las cuales el responsable del Tratamiento y/o los Encargados del Tratamiento realicen algún Tratamiento de Datos Personales.
OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Persona o Área Responsable de atender las Quejas y Reclamos que se presenten en materia de Protección de Datos Personales, designada en la Política.
PROTECCIÓN DE DATOS: Son todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, Transferencia, Transmisión o supresión.
TRANSFERENCIA: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Dentro del Derecho de Hábeas Data, se encuentran los siguientes:

Derechos	Definición
Derecho de acceso o consulta	Derecho que tiene el Titular a ser informado por el responsable del Tratamiento, o los Encargados del Tratamiento, previa solicitud, respecto de qué Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento, origen, uso y finalidad que se le han dado a los mismos.
Reclamo de corrección o actualización	Derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que puedan inducir a error.
Reclamo de supresión	Derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Reclamo de revocación de la autorización	Derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Reclamo de infracción	Derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos Personales.
Consulta de la autorización	Derecho del Titular a solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Queja ante la SIC	Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones en materia de Protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento

PQR´S: Consultas y reclamos en materia de Protección de Datos Personales.

Clases de PQR’S	Definición
Consulta	Petición de información presentada por el Titular, sus causahabientes o apoderado, por los medios establecidos para ello, tendiente a conocer la información que de éste se posee en las bases de datos administradas por el responsable del Tratamiento, origen, uso y finalidad que se le han dado a los mismos.
Reclamo	Solicitud presentada por el titular, sus causahabientes o apoderado por los medios establecidos para ello, cuando considere que la información contenida en una base de datos administrada por el responsable del Tratamiento debe ser sujeta de corrección, actualización, rectificación o supresión o cuando se pretenda revocar la autorización.

6Clasificación de las clases de datos recolectados

Datos de identificación: Públicos: Nombre, apellido, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, entre otros. Semiprivados: Firma, nacionalidad, datos de familiares, firma electrónica, documentos de identificación, fecha de nacimiento o muerte, edad, entre otros. Sensibles: Huella dactilar, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, color de piel, color de iris, color y tipo de cabello, señas particulares, estatura, peso, complexión, entre otros.
Datos de ubicación. Públicos: Dirección, teléfono y correo electrónico relacionados con la actividad comercial o profesional del Titular. Privados (reservados): Domicilio, teléfono y correo electrónico relacionados con la actividad privada del Titular.
Datos sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, entre ellos: i) Datos relacionados con la salud o el estado de salud de la persona, incluyendo órdenes y resultados de pruebas de laboratorio, imágenes diagnósticas, estudios, diagnósticos médicos generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos de cualquier tipo; ii) Datos relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas o políticas; iii) Datos de preferencia, identidad y orientación sexual, y de origen étnico-racial; iv) Datos relacionados con población en condición de vulnerabilidad.
Datos socioeconómicos. Públicos: Datos relacionados con la actividad económica de la persona. Privados (reservados): Estrato y propiedad de la vivienda, entre otros. Semiprivados: Datos financieros, tributarios y crediticios; historial laboral, experiencia, cargo, fechas de ingreso y egreso, anotaciones y llamados de atención; nivel educativo, capacitación e historial académico; datos de afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social.
Otra clase de datos. Públicos: Antecedentes judiciales y/o disciplinarios. Semiprivados: Datos sobre gustos e intereses particulares. Privados: Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, claves, direcciones IP, perfiles, entre otros.

7Principios rectores

Los siguientes, son los Principios Rectores en materia de Protección de Datos Personales, y aplicarán al Tratamiento que realicen el Responsable de Tratamiento, sus empleados y todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden sus Grupos de Interés, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a los Datos Personales se realizará de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular y que constan más adelante en la presente política.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Quedan exceptuados de este principio los Datos Públicos, los cuales podrán ser objeto de Tratamiento sin que se requiera autorización del Titular, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

8Tratamientos a los cuales serán sometidos los datos personales y sus finalidades

Para los efectos de la presente Política, el responsable del Tratamiento directamente o a través de Encargados del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar (de forma manual o automatizada), usar, circular, actualizar, suprimir o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus Grupos de Interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y para las finalidades que se describen a continuación.

MICELIO INC S.A.S. realiza el Tratamiento de los Datos Personales incluidos en sus Bases de Datos con el fin de desarrollar su objeto social, cuya actividad principal comprende el diseño, desarrollo, pruebas, despliegue, administración, asesoría, consultoría, soporte y mantenimiento de sistemas de tecnología, información y comunicación en general; el desarrollo de software, plataformas y aplicaciones móviles y web; la construcción y administración de lagos de datos; la prestación de servicios de análisis y procesamiento de datos, alojamiento e inteligencia artificial; la coordinación y liderazgo técnico de equipos de tecnología; y las demás actividades complementarias comprendidas en su objeto social.

8.1Finalidades generales para el tratamiento de datos personales de todos los grupos de interés

Cumplimiento de normas vigentes.
Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos de cualquier naturaleza suscritos entre el responsable del Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
Transmisión y Transferencia nacional e internacional y almacenamiento y custodia de información y/o Datos Personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del país, siempre que se requiera para el desarrollo de las actividades propias de la empresa.
Registro y control de entrada y salida de documentos.
Análisis y elaboración de programas que generen un impacto social para los Grupos de Interés del responsable del Tratamiento.
Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como la conservación de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de voz y/o videos, los cuales podrán ser utilizados para publicaciones internas y/o externas.
Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas.
Envío de comunicaciones relacionadas con las finalidades contenidas en la presente Política de Privacidad, las actividades propias del Responsable del Tratamiento o aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios, actualizaciones de contenido en el sitio web, alianzas y beneficios, a través de los datos de contacto profesionales, empresariales y/o personales de los Titulares, incluyendo, pero sin limitarse a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de comunicación.
Campañas de actualización de Datos Personales
Controles, indicadores internos, estadísticas e históricos de las relaciones mantenidas con los Titulares de los diferentes Grupos de Interés.
Control de acceso e ingreso a las instalaciones del responsable del Tratamiento mediante videovigilancia y registro fotográfico. Seguridad de las instalaciones y personas que ingresan a las mismas y atención de emergencias.
Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, consultorías e implementación de planes de mejora.
Reportes, atención y seguimiento de requerimientos realizados por autoridades administrativas y judiciales competentes y organismos de control, sobre Datos no Sensibles, Privados y/o Sensibles.
Elaboración y presentación de demandas y denuncios ante las autoridades competentes, así como ejercer el derecho de defensa en cualquier proceso administrativo y/o judicial.
Comunicaciones internas o externas.
Gestión de procedimientos administrativos de planeación, organización, dirección y control de la Empresa.
Solicitud, trámite y expedición de pólizas de seguros y/o servicios financieros.
Gestión financiera, fiscal, económica y contable, creación de terceros y registro en las bases de datos del responsable del Tratamiento.
Gestión administrativa para el diseño, elaboración e implementación de estrategias y metas para optimizar recursos económicos y humanos, control, seguimiento y planeación y demás aspectos estratégicos de la empresa.
Con propósitos de seguridad y prevención de fraude del lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno transnacional y delitos fuentes vinculados.
Verificación de datos y referencias y búsqueda en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, así como consulta de antecedentes.
Implementación de sistemas de gestión e instrumentos aplicables al comercio internacional y sectores relacionados para promover un comercio seguro.
Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos presentadas por los Titulares o por quienes acrediten legitimación para hacerlo.
Demás Finalidades indicadas en la autorización otorgada por el Titular y/o en los Avisos de Privacidad, y las que corresponden a cada grupo de interés.
Registros fílmicos, fotográficos y/o de voz captados a través de sistemas de videovigilancia y monitoreo: Serán utilizados para cumplir con criterios de seguridad física de las instalaciones, monitorear mediante videovigilancia las diferentes áreas, servir de medio probatorio para procesos judiciales o extrajudiciales, para procesos disciplinarios y/o investigaciones de accidentes/incidentes laborales adelantados por el responsable, transmisión y transferencia de los datos a autoridades públicas en ejercicio de sus funciones y/o a terceros a los que sea necesario para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales o legales, estadísticas, registro de asistencia, control de horario, verificar la seguridad en los procesos, garantizar la calidad de los servicios prestados, garantizar la trazabilidad de la operación, atención de requerimientos derivados de la prestación de los servicios, control de acceso a las instalaciones de la compañía.

Además de las finalidades generales antes descritas, de acuerdo al grupo de interés de que se trate, los datos personales de cada grupo de interés particular serán tratados para las siguientes finalidades:

8.2Finalidades para el tratamiento de datos personales de aspirantes, empleados directos e indirectos, practicantes, aprendices, activos e inactivos y sus familias.

Cumplimiento de obligaciones del responsable del Tratamiento, en virtud de las normas legales vigentes.
Recolección de hojas de vida directamente del Titular o de terceras personas naturales o jurídicas que las remitan, bien sea de manera independiente, o por Encargo del responsable del Tratamiento.
Desarrollo del proceso de selección, análisis de hojas de vida, validación de referencias laborales y/o personales, verificación de antecedentes judiciales y/o disciplinarios, entrevistas, pruebas médicas de ingreso, exámenes de laboratorio, psicotécnicas, de conocimientos y de competencias que se requieran, realizados directamente por responsable del Tratamiento o por un Encargado del Tratamiento.
Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
Solicitud y expedición de certificados laborales y/o referencias.
Vinculación laboral, suscripción de contratos y acuerdos de modificación de contratos laborales, de trabajo temporal y de aprendizaje.
Desarrollo de actividades de inducción y reinducción.
Proceso de carnetización para identificación de los empleados.
Registro fotográfico y audiovisual de los empleados.
Registro de huellas dactilares.
Desarrollo de pruebas de alcoholimetría y sustancias sicoactivas.
Asignación de funciones, roles y perfiles asociados al cargo desempeñado.
Visitas domiciliarias de ingreso y de seguimiento.
Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación, traslado y pago de seguridad social y parafiscales, auxilios, nómina, primas y bonificaciones, horas extra, cesantías, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias, incluyendo niños, niñas y adolescentes.
Gestión de permisos, autorizaciones y licencias remuneradas y no remuneradas.
Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa.
Registro del historial disciplinario.
Validación de competencias.
Capacitación y formación al personal directo e indirecto.
Entrenamiento en el Sistema de Gestión Integral.
Evaluaciones de competencias y desempeño.
Control de horario.
Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
Entrega de dotación y elementos de protección personal.
Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente, entre otras, recopilación y análisis de información de salud y perfil sociodemográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos, investigación e indicadores de ausentismo y accidentalidad, evaluaciones médicas ocupacionales, seguridad vial, investigación, notificación y reporte de incidentes y accidentes de trabajo.
Trámite de incapacidades médicas de los empleados.
Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos.
Suministro de información a Clientes, Contratistas y Proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el responsable del Tratamiento.
Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo, cuentas de correo electrónico y páginas web que así lo requieran.
Creación y control de acceso y modificación de documentos almacenados en carpetas compartidas.
Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los Contratantes del responsable del Tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por este último en calidad de Contratista y/o Proveedor.
Realización de exámenes médicos de retiro y gestión de paz y salvo de desvinculación.
Suministro de su información a Clientes, Contratistas y Proveedores, u otros grupos de interés del Responsable, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento.
Para una correcta comunicación, podrán utilizarse, por parte del RESPONSABLE, los medios tecnológicos, establecidos por las TIC tales como: mensajes de textos, mensajes vía WhatsApp (inclusión en grupos o chats de WhatsApp), correo electrónico, plataformas virtuales, telefonía móvil, redes sociales, aplicaciones, entre otros, con el propósito de configurarse una efectiva comunicación y notificación de comunicados, circulares, llamados de atención, preavisos de comunicación de expiración del plazo final pactado en el contrato laboral, notificación de apertura de procesos disciplinarios, comunicación para rendir descargos, comunicación y notificación de las decisiones del área encargada sobre lo determinado en las investigaciones disciplinarias, terminación de la relación laboral, entre otros; así como la atención de reuniones de carácter virtual, en las cuales deberán encenderse las cámaras para que estas sea más fluidas y cercanas e información general que verse sobre la relación contractual laboral.
Inserción de sus datos personales, incluyendo fotografías suyas, con la indicación del cargo que desempeña y sus datos de contacto (personales y/o corporativos), en las firmas de correos electrónicos corporativos, para una correcta comunicación, con miras a la identificación y generación de confianza a nivel interno y externo.
Circulación a la ARL para tramitar accidentes, enfermedades, personas que salen del país, seguimiento condiciones de salud, laboratorios.

Comunicar información de los trabajadores directos e indirectos a terceras entidades con las que MICELIO INC S.A.S. mantenga una relación contractual, incluyendo sus Clientes, en la medida en que sea necesario para que estos gestionen el control, la coordinación y el seguimiento del personal que preste de manera efectiva los servicios derivados de la relación contractual, sin que ello implique el ejercicio de subordinación laboral por parte del Cliente, así como para posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales en materia fiscal y de seguridad social.

8.3Finalidades para el tratamiento de datos personales de clientes y sus colaboradores.

Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Ofrecimiento de bienes y/o servicios del responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.
Suscripción, modificación, ejecución y liquidación de contratos.
Desarrollo de procesos de ventas nacionales y exportaciones.
Verificación de datos y referencias y de cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
Consulta de antecedentes judiciales en listas vinculantes, no vinculantes y restrictivas.
Consulta de información asociada con el nivel de riesgo de la empresa.
Campañas y estrategias de fidelización de clientes, elaboración de encuestas de opinión y satisfacción.
Solicitud y expedición de referencias comerciales.
Estudio, concesión y gestión de créditos a los Clientes.
Solicitud de documentos requeridos para la gestión de créditos.
Diligenciamiento de formatos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Envío de productos a nivel nacional e internacional.
Envío de comunicaciones por los medios de contacto suministrados por el Titular, relacionadas con la prestación de los bienes y/o servicios ofrecidos y/o contratados.
Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y Proveedores y/o Aliados estratégicos, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines indicados en la Presente Política de Privacidad.
Consultas y reportes positivos y negativos de información comercial, financiera y crediticia a Operadores o Administradoras de Bases de Datos, Entidades Financieras y Crediticias y Centrales de Riesgo legalmente establecidas.
Gestión de cobro de cartera y de facturación de los bienes y/o servicios contratados.
Gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial directamente por el responsable del Tratamiento o a través de un Encargado del Tratamiento.
Suministro de su información a Empleados y Proveedores, Aliados u otros grupos de interés del Responsable, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento.
Conocimiento del cliente y su necesidad del producto.
Realización de análisis y estudios de mercado y precios.
Preparación de las cadenas logísticas, cumplimiento de requisitos mínimos de habilitación a ciertos países.
Control de cartera, estudio de créditos.
Conciliaciones bancarias.
Registro de facturas de clientes, registro de gastos de facturas de clientes y de viaje, transferencias NIIF, diferencia en cambio, conciliación de vinculados, registro del endeudamiento de la empresa.
Garantizar la prestación de los servicios de diseño, desarrollo, pruebas, despliegue, administración, consultoría, soporte y mantenimiento de sistemas de tecnología, información y comunicación, así como de las plataformas y demás soluciones tecnológicas contratadas por el Cliente.
Consultar antecedentes del Cliente en listas restrictivas y vinculantes, tales como las listas OFAC, ONU, Interpol y de Personas Expuestas Políticamente (PEP), con fines de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Mantener contacto comercial con el Cliente aun después de la finalización de la relación contractual, con fines de fidelización y prospección de nuevos negocios.
Transferencia y Transmisión nacional e internacional de los Datos Personales a terceros ubicados dentro o fuera de Colombia, así como su almacenamiento, alojamiento y procesamiento en servidores, plataformas de cómputo en la nube (cloud computing) o centros de datos propios o de terceros proveedores de infraestructura tecnológica, adoptando para ello las garantías contractuales o los demás mecanismos de cumplimiento previstos en el Decreto 1074 de 2015 y las Circulares Externas de la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.4Finalidades para el tratamiento de datos personales de contratistas, proveedores y sus colaboradores / aliados.

Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas.
Suscripción, modificación, ejecución y liquidación de contratos.
Análisis de datos para procesos de contratación.
Emisión de órdenes de compra y/o de servicios, para la adquisición de bienes y/o servicios.
Solicitud y validación de referencias y certificados de terceros.
Expedición de certificados y emisión de referencias.
Verificación de datos y cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
Diligenciamiento de formatos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Consulta de antecedentes judiciales en listas vinculantes, no vinculantes y restrictivas.
Realización de pruebas de consumo de alcohol y sustancias sicoactivas.
Evaluación de los Contratistas y Proveedores.
Registro fotográfico para actividades de inspección, capacitación, identificación del personal que presta el servicio, proceso de carnetización, procesos de auditoría entre otras.
Llamadas de atención, sanciones o exclusiones por incumplimiento al contrato.
Contacto con los Proveedores y Contratistas o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compras emitidas.
Capacitación por parte de los Contratistas y/o Proveedores en el uso de sus productos.
Solicitud y revisión de informes y fichas técnicas de los productos.
Verificación de afiliación y pago de seguridad social.
Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente – SSTA, Plan Estratégico de Seguridad Vial y/o de aquellas que las complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen.
Verificación del cumplimiento de Sistemas de Calidad, como certificaciones ISO, entre otras.
Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales, y/o de aquellas que las complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen.
Gestión de facturación y pago por los productos y/o servicios.
Suministro de su información a Clientes, Proveedores, Aliados u otros grupos de interés del Responsable, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento.
Procesos de auditoría, seguimiento y trazabilidad de las operaciones.
Control de pago de seguridad social a contratistas.
Registro fotográfico para fines de auditoría.
Proceso de carnetización.

8.5Finalidades para el tratamiento de datos personales de accionistas

Cumplimiento de normas vigentes.
Garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los Accionistas.
Verificación de datos y cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
Convocatoria a asambleas de Accionistas.
Envío de información relacionada con las actividades propias del responsable del Tratamiento.
Diligenciamiento de formatos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Consulta de antecedentes judiciales en listas vinculantes, no vinculantes y restrictivas.
Registros, modificaciones, adiciones y cambios en general relacionados con aspectos legales y accionarios.
Inversiones y registro de acciones y obligaciones.
Gestión de pago de dividendos y utilidades a los Accionistas.
Solicitud de créditos y expedición de pólizas.
Soportar de manera documentada la información concerniente a la participación accionaria de las personas jurídicas que figuren como accionistas de la organización.
Conocer a quien se debe reportar información financiera de los resultados de la operación del negocio, o cualquier otra información significativa para los accionistas.
Registro de acciones y obligaciones.
Realizar reportes de información a las autoridades y/o terceros que en virtud de una obligación legal o contractual deban conocer de la misma.

8.6Finalidades para el tratamiento de datos personales de funcionarios de entidades estatales, entes certificadores y agremiaciones, entre otros

Relacionamiento y comunicación a través de datos de contacto empresariales y profesionales.

8.7Finalidades para el tratamiento de datos personales de la comunidad en general

Cumplimiento de normas vigentes.
Convocatoria y participación en procesos que generan impacto en la comunidad.
Recolección de encuestas.
Registro fotográfico de actividades.
Suscripción de actas de compromiso
Registro de asistencia de los miembros de la comunidad que participan en las reuniones y actividades adelantadas por el responsable del Tratamiento.

8.8Visitantes

Seguridad física de las instalaciones.
Servir de medio probatorio para procesos judiciales o extrajudiciales.
Servir de medio probatorio y de registros internos.
Fines de Estadística.
Registro de asistencia, ingreso y salida de personas a las instalaciones.
Gestión de emergencias al interior de las instalaciones.
Cumplimiento de obligaciones en materia de Salud y Seguridad en el Trabajo
Gestión y control sanitario.
Transmisión y transferencia nacional o internacional de los datos a autoridades públicas en ejercicio de sus funciones y/o a terceros a los que sea necesario para dar cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.

8.9Finalidades para el tratamiento de datos personales de usuarios de servicios digitales abiertos al público

Prestación, operación y mantenimiento de las plataformas y aplicaciones que el Responsable pone a disposición del público, tales como Atlas y Atlas, el juego.
Identificación del usuario frente a otros usuarios mediante el nombre o apodo que él mismo suministre, cuando la funcionalidad así lo requiera.
Seguridad de la información, prevención del fraude y del uso abusivo de las plataformas.
Elaboración de estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso de las plataformas.
Atención de consultas, peticiones y reclamos de los usuarios.

9Inventario de las bases de datos con información personal

MICELIO INC S.A.S. debe conocer qué Datos Personales almacena, cómo los utiliza atendiendo a la finalidad para la cual fueron recolectados, pues el Responsable y los Encargados del Tratamiento sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. No obstante, los Datos Personales deberán conservarse cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

10Autorización

El Tratamiento de los Datos Personales que realice MICELIO INC S.A.S. deberá estar soportado en la Autorización previa, expresa, informada y suficiente que obtenga del Titular, a través de los distintos medios señalados en el ordenamiento jurídico. Dicha Autorización deberá documentarse y estar a disposición del Titular y de la Superintendencia de Industria y Comercio, por regla general a través de formato físico y/o digital preestablecido por la Sociedad. Cuando la finalidad del Tratamiento varíe, deberá informarse al Titular y obtenerse una nueva Autorización para dichos fines. Casos en los que no se requiere Autorización: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; Datos de naturaleza pública; Casos de urgencia médica o sanitaria; Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. La administración de Datos Semiprivados y Privados requiere el consentimiento previo y expreso del Titular, salvo en el caso del dato financiero, crediticio, comercial, de servicios y el proveniente de terceros países, el cual no requiere Autorización del Titular conforme a la Ley 1266 de 2008.

El Tratamiento de Datos Sensibles está prohibido, salvo en los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Cuando dicho Tratamiento sea procedente, MICELIO INC S.A.S. deberá: (i) informar al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento por tratarse de Datos Sensibles; y (ii) informarle de forma explícita y previa cuáles de los datos objeto de recolección son sensibles y la finalidad del Tratamiento, obteniendo su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles. Los mecanismos para obtener la Autorización podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas. MICELIO INC S.A.S. conservará prueba de la Autorización otorgada por cada Titular.

11Ciclo de gestión de los datos personales

11.1Recolección: finalidad y necesidad

La recolección de Datos Personales se limitará a aquellos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados, conforme a la normatividad vigente y a la presente Política de Privacidad. No se emplearán medios engañosos o fraudulentos para recolectar o tratar Datos Personales.

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento en su integridad, se informará mediante un Aviso de Privacidad la existencia de tales políticas y la forma de acceder a ellas, a más tardar al momento de la recolección de los datos. Tratándose de Datos Sensibles, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

11.2Seguridad y calidad de la información

Confidencialidad: protección de la información cuya divulgación no está autorizada. Integridad: la información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción. Disponibilidad: la información debe estar en el momento y formato requeridos, junto con los recursos necesarios para su uso. Adicionalmente, MICELIO INC S.A.S. propenderá por la efectividad, eficiencia y confiabilidad de la información que administre.

11.3Medidas de seguridad

Conocimiento de dónde se almacenan los Datos Personales y de la información según su necesidad, con control de acceso a la misma.
Adopción de una política de seguridad específica para Datos Sensibles.
Mecanismos de protección de las Bases de Datos, incluyendo herramientas actualizadas de firewall y software antivirus.
Estrategias de respaldo (backup) que incluyan copias fuera de línea y fuera de las instalaciones.
Inventario actualizado de las Bases de Datos.
Controles de seguridad en la tercerización de servicios, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de confidencialidad y transmisión de Datos Personales con los Encargados del Tratamiento.
Adopción de medidas que garanticen de forma confiable la consulta, uso o extracción remota de la información.
Trazabilidad o seguimiento de las consultas realizadas sobre las Bases de Datos con información personal.
Elaboración de protocolos de respuesta que anticipen riesgos o vulnerabilidades de seguridad, con mecanismos para rendir informes internos y reportar incidentes a los Titulares, a la Superintendencia de Industria y Comercio y a la Alta Dirección.

11.4Conservación y supresión

Cumplida la finalidad del Tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, MICELIO INC S.A.S. procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión. No obstante, conforme a las disposiciones de debida diligencia frente al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, los registros de transacciones se conservarán por un periodo mínimo de cinco (5) años contados desde la terminación de la relación comercial. Por disposición del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y documentación mercantil deberán conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años.

11.5Revocatoria de la Autorización y/o supresión del dato

Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para su Tratamiento, mediante solicitud presentada conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Dicha solicitud no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. Si vencido el término legal el Responsable y/o el Encargado no hubieran atendido la solicitud, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al procedimiento del artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

12Incidentes de seguridad de datos personales

Un incidente de seguridad de Datos Personales es la violación de los códigos de seguridad, o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado a Datos Personales tratados por el Responsable o por el Encargado del Tratamiento.

12.1Causales de los incidentes

Fraude interno: delito cometido con la participación de empleados o personas de confianza del Responsable o Encargado, de forma directa o indirecta.
Fraude externo: acto de un tercero ajeno a la organización dirigido a acceder, apropiarse, adulterar o eliminar Datos Personales.
Daños a activos físicos: pérdida, deterioro o afectación de los Datos Personales por daños en equipos, archivos físicos u otros soportes.
Falla de tecnología informática: pérdida, indisponibilidad o adulteración de los Datos Personales por fallas en sistemas de información, redes, canales de transmisión, VPN o aplicaciones.
Falla en la ejecución o administración de procesos: vulneración por la indebida aplicación o ejecución de un procedimiento previamente establecido.
Falla por negligencia o actos involuntarios de los Titulares o de terceros.

12.2Tipo de incidente de seguridad

Incidentes que afectan la confidencialidad de los Datos Personales.
Incidentes que afectan la disponibilidad de los Datos Personales.
Incidentes que afectan la integridad de los Datos Personales.
Incidentes que afectan simultáneamente la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los Datos Personales.

12.3Medición, evaluación y reporte

El Oficial de Protección de Datos Personales será el encargado de desarrollar un plan de supervisión y revisión anual que comprenda las siguientes fases: (i) diagnóstico, mediante auditorías internas, identificación de debilidades en la atención de consultas y reclamos y revisión de las obligaciones legales vigentes; (ii) adecuación, para determinar las acciones a implementar; (iii) implementación de los cambios pertinentes; y (iv) revisión periódica del Sistema de Gestión de Datos Personales, como mínimo de forma anual.

MICELIO INC S.A.S. comunicará de manera eficiente a los Titulares afectados sobre el incidente ocurrido y las posibles consecuencias, y adoptará las herramientas necesarias para minimizar el daño potencial o causado. Todo incidente, independientemente de su impacto, deberá reportarse a la Superintendencia de Industria y Comercio, informando como mínimo: el tipo de incidente, la fecha en que ocurrió, la fecha en que se tuvo conocimiento, la causa, el tipo de Datos Personales comprometidos y el número de Titulares afectados.

12.4Monitoreo y evaluación

Seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de deficiencias en la administración de los riesgos identificados.
Establecimiento de indicadores que evidencien la efectividad del sistema de administración de riesgos adoptado.
Verificación de que los controles funcionen de forma oportuna, efectiva y eficiente.
Registro de incidentes que comprenda la Base de Datos y los datos comprometidos, los Titulares afectados, la fecha del incidente y de su descubrimiento, las acciones correctivas realizadas y los responsables.
Realización de auditorías de seguridad que evalúen la eficiencia y suficiencia de los controles implementados.

13Datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo que se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y siempre que se cumplan los requisitos allí previstos.

En caso de que, en desarrollo de su objeto social, MICELIO INC S.A.S. llegare a tratar Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, aplicará medidas especiales de seguridad tendientes a garantizar el debido Tratamiento de dicha información, comprometiéndose a no poner en riesgo sus derechos fundamentales y a usarlos únicamente cuando responda al interés superior de los menores. La Autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de estos datos será otorgada por el representante legal del menor.

14Derechos de los titulares

Son derechos de los Titulares de Datos Personales, los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

15Deberes del responsable del tratamiento

Es deber del responsable del Tratamiento:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data .
Solicitar y conservar por cualquier medio y en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

16Deberes de los encargados del tratamiento

Es deber del Encargado del Tratamiento:

Cumplir en el desarrollo de las actividades contratadas, con la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, así como con todos aquellos procedimientos, guías y/o directrices que imparta el responsable del Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales.
Adoptar, según instrucciones del responsable del Tratamiento, todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Implementar una Política de Protección de Datos Personales que se ajuste a lo dispuesto por las normas que regulan la materia.
Dar Tratamiento a los Datos Personales conforme a las instrucciones que reciba expresamente del responsable del tratamiento, absteniéndose de usarlos para fines distintos a los contratados.
Abstenerse de suministrar, ceder o comercializar los Datos Personales con terceras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, salvo que la misma sea de naturaleza pública sin sujeción a reserva, o sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones legales.
Guardar estricta confidencialidad respecto de los datos de carácter personal a que tuvieran acceso en ejercicio de las actividades contratadas, así como a cumplir diligentemente el deber de guardia y custodia sobre los mismos durante todo el término vigencia del contrato y aún después de producida la terminación.
Acceder o consultar la información o Datos Personales que reposen en las Bases de Datos del responsable del Tratamiento únicamente cuando sea estrictamente necesario para el ejercicio de las actividades contratadas.
Reportar al responsable del Tratamiento de manera inmediata a su materialización o al momento en que llegaren a su conocimiento, por los conductos y medios establecidos por este, cualquier incidente o amenaza de incidente que afecte o pueda llegar a afectar directa o indirectamente la protección de datos personales.
Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del el Derecho de Hábeas Data de los Titulares, así como el debido proceso en caso de presentarse PQR´s en materia de Protección de Datos Personales.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Actualizar la información reportada por el responsable del Tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En caso de recolectar datos por cuenta del Responsable de Tratamiento, requerir la autorización de los Titulares, en los casos en los que se requiera, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen.

En el evento en que MICELIO INC S.A.S. concurra en las calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento respecto de un mismo conjunto de Datos Personales, o cuando en desarrollo de sus relaciones contractuales con Clientes no sea posible determinar con claridad la condición en la que actúa frente a un Tratamiento en particular, le serán exigibles, de manera concurrente, los deberes previstos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente Política de Privacidad para cada una de dichas categorías.

17PERSONA O ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PQR’s

La persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, será Daniel Alejandro Mejía Ochoa, CTO de Micelio Inc S.A.S. o quien reemplace sus funciones, quien ejercerá, entre otras, las funciones de Oficial de Protección de Datos Personales.

18Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos

Los Titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes, pueden presentar Peticiones, Consultas y Reclamos a través de los siguientes canales, establecidos por el responsable del Tratamiento para la atención de PQR’s:

DIRECCIÓN	Carrera 32 No. 6 Sur-45, Torre 2, Apto. 208, Medellín, Antioquia
CORREO ELECTRÓNICO	dmejia@micelioinc.com
TELÉFONO	321 640 4797

Las siguientes, son las personas facultadas para presentar PQR´s, conforme a lo dispuesto por el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro, siempre que medie la aceptación por parte del Titular, de lo cual, se deberá presentar constancia en la solicitud.

Los derechos de los Niños, Niñas o Adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la Empresa, previa validación y acreditación de su identidad, debiendo contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, iii) correo electrónico, y; iv) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre.

La consulta será atendida por la compañía, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a los canales antes indicados, la cual deberá contener como mínimo la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión del dato

En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, se realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización de acuerdo a nuestra política de conservación y disposición del dato, por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos en caso de ser posible y en cada caso, de acuerdo a la solicitud del titular.

19Vigencia

La Presente Política de Privacidad regirá a partir del mes de agosto de 2026. Las Bases de Datos sujetas a Tratamiento por parte del responsable del Tratamiento, estarán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y/o el término que establezca la ley.

El responsable del Tratamiento se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente Política de Privacidad. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta, en relación con la identificación del responsable del Tratamiento y a la finalidad del Tratamiento de los Datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la Autorización, el responsable del Tratamiento comunicará estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y requerirá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.